Управление на документи

Свързани статии

Правенето на бизнес в организация включва не само публикуването на документи, но и правилното им изпълнение. От коректността на дизайна зависи дали този документ ще има юридическа сила или не. Ето защо е толкова важно да се организира правилното управление на документите в организацията. Нека разгледаме по-отблизо как да направим работния процес в организацията правилен и най-важното ефективен.

В тази статия ще разгледаме:

изисквания за управление на документи;
основни правила за управление на документи;
възможни нарушения в хода на управлението на документи.

Всеки ръководител на организацията се стреми да гарантира, че цялата работа с документи се извършва на възможно най-високо ниво. За съжаление, това не е възможно, ако служителите на компанията, извършваща документацията, не познават основите на управлението на документи. Затова нека да разгледаме какво представлява работният процес и как да го организираме.

Изисквания за управление на документи

Първо, нека разберем концепциите. Всички етапи от „живота“ на бизнес хартията могат да се нарекат документооборот в една организация: от нейната регистрация до изпращането й в архива. От самото име на процеса става ясно, че се има предвид движението на документа. Тоест работният поток включва всички движения на документи (не само в рамките на организацията). Съответно управлението на документи трябва да се състои в създаването на добре координирана работа с документи на всички етапи и във всички отдели на организацията.

Изискванията за управление на документи регулират цялата работа с документацията. Те включват както изискванията за документи, така и изискванията за процесите на запознаване, съхранение и унищожаване. Съвкупността от всички изисквания за работа с документи е в основата на документооборота. Например единните изисквания за документи във всички отдели на организацията ще бъдат началният етап в изграждането на правилния работен процес. Всъщност на етапа на регистрация обикновеният лист хартия придобива юридическа сила и се превръща в документ, който се превръща в основа за решения, заповеди, резолюции и други промени във фирмата. Следователно е толкова важно да не допускате грешки на този етап, в противен случай от този момент управлението на документи може да се счита за неправилно.

Квалифицираното управление на документи в организацията включва документиране на всички въпроси в съответствие с установените правила за документооборота. Тази задача е значително опростена, ако организацията прилага електронна система за управление на документи. В този случай, на първо място, е необходимо да се грижи за спазването на изискванията на нормативните актове за поддържане и съхранение на документация.

Трябва да се отбележи, че юридическата сила на всеки документ се осигурява от наличието на всички необходими подробности. Трябва да се помни, че различните документи се състоят от различен набор от подробности и, когато съставяте един документ, разбира се, не е необходимо да използвате всичко, описано в GOST R 6.30-2003.

Например реквизитът „Справочни данни за организацията“ е посочен само с букви, докато атрибутът „Име на вида на документа“ не е посочен на бланката. В процеса на подготовка и обработка на документите съставът на необходимите данни може да бъде допълнен от други, ако това се изисква от целта на документа, неговата обработка и др.

Документът обаче може да съдържа редица допълнителни подробности, които за определени видове документи могат да станат задължителни поради изискванията на закона или други разпоредби.

Правила за управление на документи

Документооборотът е сложен технологичен процес, характеризиращ се с различни параметри, свързани с процесите на документиране и с всички дейности на организациятанизация. Организацията на документооборота включва всички операцииприемане, предаване, съставяне, одобрение, регистрацияпримамване, удостоверяване, съхранение и изпращане на документи.

Негласно правило за управление на документи в организацията е да се намали времето, прекарано в документооборота сред служителите. Тоест от момента на създаване и до завършването на задачата, за която е създаден този документ, трябва да мине възможно най-малко време. Например, ако дадена компания е разработила нова номенклатура на случаите, нейното координиране, одобряване и въвеждане трябва да се извърши възможно най-бързо. Ефективността на работния процес в този случай може да се оцени по времето, изминало от публикуването на новата номенклатура на делата и до прилагането му във всички подразделения на организацията.

Освен това при организиранедвижението на документи трябва да се извършва, както следваследните правила:

Тези правила за управление на документи ще ви помогнат да създадете правилното движение (циркулация) на документи в организацията без неразумно забавяне на бюрото на някого.

Освен това спазването на тези правила може значително да подобри документационната поддръжка на апарата за управление поради:

директна посока на потока от документи, с изключение надублиране и повтарящи се операции за подготовка и обработка на документи;
ритъм на движение на документите, което осигурява равномерното им протичане и допринася за пропорцияталокално натоварване както на специалистите от апарата за управление, така и на офис работата.

Нарушения в управлението на документи

Нарушения в поведението на документооборота могат да възникнат както на етапа на документооборота, така и по време на директното движение на документа. За да се премахне броят на възможните грешки, е необходимо предварително да се погрижите за създаването и одобряването на инструкции, които ще регулират всички процеси, извършвани с документи. Най-добре е, когато организацията има предучилищна образователна институция, която организира и поддържа документооборот, а също така работи за идентифициране и отстраняване на възможни грешки.

Правилната организация и управление на работния процес ви позволява да създадете циркулация на документи във фирмата, която се извършва със собствено темпо и според добре функционираща схема. Като правило, колкото по-голяма е организацията, толкова повече и броят на документите, което означава, че изискванията за управление на документите също се увеличават. Повечето грешки могат да бъдат избегнати чрез внедряване на системи за електронно управление на документи. Трябва обаче да се има предвид, че тази мярка е ефективна в големи организации. В малките компании електронният документооборот по-скоро ще забави процеса на документооборот. Ето защо първоначално трябва да помислите за необходимостта от такова изпълнение и за последиците, които то ще доведе.