Kaizen: Японската система за успех

Кайзен Това е японска дума, която означава непрекъснато усъвършенстване. Думата „KAI“ се превежда като промяна, а думата „Zen“ се превежда като „към по-добро“. Kaidan е популярна система за управление и философия, която помогна на предприятията в следвоенна Япония да заемат водеща позиция на световните пазари в много технологични области.

Философията на Кайдзен е тясно свързана с японските традиции и подход към работата. Например в Япония не е обичайно да се сменят често работните места. Сигурно сте чували, че японците могат да работят в една и съща компания през целия си живот. Техният подход към работата може да се нарече по-дълбок. В страната на изгряващото слънце се счита за чест да станеш майстор на своя занаят и да доведеш уменията си до съвършенство. Дори да работите на непрестижна работа, трябва да станете професионалист във вашата област. Освен това там не е прието да хленчи и да се оплаква от съдбата. Японският манталитет е значително по-различен от нас.

Технологията Kaizen е насочена към непрекъснато подобряване на бизнес процесите в бизнеса. Освен това кайдзенът се използва не само в работата, но и за подреждане на нещата в живота.

5 основни принципа на kaidzen

Същността на метода на Кайдзен се свежда до пет елемента:

Точност и селективност;
Поръчка;
Чистота;
Стандартизация;
Дисциплина.

Идеите на Kaizen са широко известни сред мениджърите. И очевидно именно благодарение на идеите на kaizzen много японски компании като Toyota успяха да постигнат огромен успех в следвоенния период. Има няколко книги за кайдзен на руски език. В частност:

Kaizen: Ключът към успеха на японските компании (Masaaki Imai)
Gemba Kaizen: Начин за намаляване на разходите и подобряване на качеството (Masaaki Imai)

Също така в продажба попаднах на книги за начина на Toyota, както и за постно производство. Със сигурност там беше споменат Кайдзен.

Кайдзен система и философия

Списък на промените. Според kaidzen, първо трябва да се определи какво трябва да се направи, за да се подобри производителността. Съставя се списък с неща, които могат да намалят финансовите, времевите и други разходи. Дотам, че инструментите на работното място трябва да бъдат подредени в определен ред. По такъв начин помага да се работи бързо. Промени могат да бъдат направени не само на работните места и самите бизнес процеси, но и във вашите навици. Например, ако сте свикнали да проверявате електронната си поща 20 пъти на ден, тогава едва ли ще успеете да постигнете висока концентрация на внимание. Можете например да зададете правило за себе си - проверявайте пощата си 2 или 3 пъти на ден в определено време. Струва си да се отървете изцяло от някои задачи. Големите промени могат да започнат с малки неща. Говорихме за това точно вчера в статията за правилото за 20 минути.

Приоритизиране и подреждане. Изглежда, че сумата не се променя от пермутацията на местата на термините. Но в действителност редът на работа има значение. Например, хората са много по-свежи и по-способни да работят в първите часове след събуждането. Изхождайки от това, трябва да си поставите най-трудните задачи през първите работни часове. И можете напълно да откажете други задачи. Също така си струва да помислите за оптимизиране на задачите. Какво да правя първо и какво - второ. Например отидохте по работа в другия край на града. Би било разумно да планирате няколко работни задачи едновременно там, за да не се лутате напред-назад 10 пъти. В крайна сметка това е загуба на време, усилия и пари за бензин. За да рационализирате вашите дела, препоръчително е да използвате техниката за синхронизиране. Когато записвате какво да правите и кога го правите, може да откриете, че по-голямата част от времето ви се изразходва за вторични задачи, а приоритетните задачи отнемат относително малко време.

Подреждане, "полиране". В методологията на kaizen се обръща специално внимание и на реда. Например след приключване на работа се препоръчва да отделите известно време и да подредите нещата на работното си място. Поръчката ще даде тласък на енергия на следващия работен ден, защото при пристигането си на работното място вече ще мислите за важни въпроси, а не за това, че някакъв неразбираем хаос от хартии се е настанил на масата.

Прилагане на работни стандарти. Когато се намери оптималният баланс на работата, той трябва да се превърне в стандарт на компанията. Високите стандарти позволяват изключително качество, а оттам и всички успехи на японските компании. Прието е японското качество да се поставя наравно с продуктите на немски компании. Когато казват, че продуктите се произвеждат в Япония, те имат предвид безупречно качество.

Дисциплина е необходимо, за да се придържаме към практиката на непрекъснато подобряване на работните процеси и да не се връщаме към предишните хаотични методи на управление, обичайни в Русия, когато в рамките на една компания има "кой е в гората, кой е за дърва за огрев".

Кайзен техники в живота

Въпреки че на kaizen обикновено се гледа като на система за подобряване на отделните бизнес процеси в рамките на една компания, тази философия може да се приложи в ежедневието. Всеки от нас има области от живота, които изискват подобрение и нашето внимание. И тук можем да използваме същите практики, но вече във връзка с личните си задачи.

В Русия е обичайно нещата да се довеждат до критично състояние и след това с героични усилия да се направи революция в индустрията. Има дори книги, които анализират руския модел на управление. Така че, kaizen е различен по това, че включва много малки, но постоянни подобрения. Въпросът е, че вашият бизнес ще се подобри чрез постепенна еволюция, а не чрез революционни сътресения.

За да работят идеите на kaizen, тя трябва да бъде подкрепена от всички служители на компанията, от висшето ръководство до линейните изпълнители. Kaizen насочва компанията към максимизиране на качеството на работа. В същото време се отделя специално внимание на подобряването на самите бизнес процеси, разработването на персонал на всички нива и въвеждането на подобрения всеки ден.

Кайзен цели в бизнеса

За кайдзен са типични следните точки, които също се наричат „Кайдзен чадър“:

ориентация към крайния потребител;
цялостен контрол на качеството (TQC);
въвеждане на роботика, автоматизация;
качествени чаши;
система от предложения;
цялостна поддръжка на оборудването (поддръжка, TPM);
канбан - японска технология на производство „точно навреме“;
ръст на качеството;
нулеви дефекти;
фокус върху работата в малки групи;
въвеждане на кайзен;

По принцип, kaizen се отнася до почти всеки аспект от дейността на фирмата. Следователно тази методология се използва лесно не само в производството, но и за разработване на софтуер. Kaizen се фокусира върху усъвършенстването като процес. Трябва непрекъснато да подобрявате всички аспекти на бизнеса - за да бъдете една крачка пред конкурентите си.

Цикъл на подобрение PDCA, SDCA

Всяка итерация приема следната последователност:

План (план)/Стандарт (стандартизиране);
Направете (изпълнете);
Проверка (проверка);
Действайте (подобрете);

Понякога се има предвид стандартизация (SDCA) вместо планиране. Но по същество стандартизацията и планирането са свързани понятия. За подобряване на бизнес процеса е необходимо планиране, а за поддържането му е необходима стандартизация.

Този цикъл има нещо общо с класическата схема за управление: планиране, мотивация, организация и контрол в класическата школа по мениджмънт.

Kaizen управление на хора

В японската култура се възприема специално отношение към подчинените. Така че, човек не може да бъде наказан, не могат да се издават заповеди. В същото време те се насърчават и подкрепят, техните мнения се вземат предвид. Тоест тук виждаме положителна мотивация. Всъщност именно този подход към управлението е по-ефективен, тъй като увеличава интереса на служителя към работата, неговото участие и интерес към бизнеса. В същото време се насърчава независимостта.

Грешките не са забранени в идеите на kaizen; служителите се учат от грешки. Насърчава се активен подход. Предполага се, че служителят има интелигентност и трябва да я използва в ежедневната си работа. В този случай е по-добре да започнете да правите нещо, отколкото да се страхувате да сгрешите и да не правите нищо едновременно.

Важни идеи за Kaizen:

клиентът трябва да е доволен;
постоянни промени във всички области на фирмата;
разпознаване на проблеми при всички слухове;
политика на откритост във фирмата;
създават се малки работни групи-екипи;
ротация на персонала в различни подразделения на компанията за разширяване на хоризонтите;
фокус върху високото участие на служителите в работния процес;
служителите трябва да споделят своя опит с колеги;
насърчава се местната самодисциплина;
саморазвитие и отговорност за работата си;
информиране на хората за делата на компанията;
делегирането на правомощия се използва широко;
управлението започва с планиране и завършва с контрол;
анализ на бизнес процеси на базата на доказателства;
решаване на проблеми чрез премахване на първопричината, а не справяне с последиците;
качеството трябва да се контролира не на етапа на доставка на работата, а по време на самия бизнес процес;
прилагане на методи за стандартизация.

Какво е нулева загуба

Всичко, което се случва вътре в организацията, условно се разделя на онези действия, които носят стойност, и тези, които не го правят. Те добавят стойност и не добавят. Например, пушенето на служител на работа очевидно не добавя никаква стойност към работата, а по-скоро може дори да попречи. Този вид разходи или загуби трябва да се избягват.

Kaiden има списък с подобни разходи или загуби (те също се наричат muda - което е съзвучно с руската псувня):

свръхпроизводство и преливане на склада;
празно време, чакане;
транспортни загуби;
загуби от безполезни действия;
загуби върху дефектни продукти;
други.

Какво е Гемба в Кайдзен?

В kaizen е обичайно топ мениджърът да има добра представа за случващото се на най-ниските нива на неговия бизнес. Например ръководителят на банка трябва да представя как служителите от неговия Call-център или касиерите работят в банков клон. А директорът на завода трябва да знае и да види какво се случва в магазините му. Напредналата работа се нарича още „Гемба“.

Въпросът е, че ръководителят на компанията трябва да бъде максимално ангажиран в работата и тогава той ще може да взема ефективни управленски решения. Мениджърът трябва внимателно да изслушва оплакванията, да проучи причините за всички проблеми.

Класическата система за управление в някои отношения е подобна на kaizen, но има някои разлики.

Бизнес в Русия

В същото време Kaizen се различава значително от класическата съветска система за управление, когато в Съветска Русия е било обичайно да се постигат цели на всяка цена, независимо от загубите, стартирайки понякога ирационални проекти като завъртане на реката в обратна посока или противопоставяне на САЩ, и в същото време - цяла Западна Европа взета заедно. Kaizen е съвсем различна философия, където дори малките неща се считат за важни. Философите от Кайдзен казват, че малките недостатъци "задръствания" в крайна сметка ще доведат до големи проблеми.

Въпреки това много големи руски компании сега разбират, че трябва да подобрят ефективността си, за да бъдат конкурентни. Всъщност много фирми започнаха да прилагат определени елементи от философията на Кайдзен. Например, пред очите ми е КамАЗ, който отдавна се интересува от идеите за постно производство. Много други големи компании в Русия постепенно започнаха да използват разработките на Kaizen. Между другото, и други западни страни също са склонни да прилагат японските идеи за непрекъснат растеж в качеството. Например, Siemens е нетърпелив да приложи тези идеи в своята работа. По-специално, там се приема:

решаване на проблеми като екип;
фиксирайте всички задници наведнъж;
потърсете първопричините за проблема;
намерете най-бюджетните решения;
вземайте решения бързо;
разпитвайте познати неща;
помислете за задачи, които наистина могат да бъдат изпълнени, и ги изпълнете;

Идеите на Kaizen имат добър потенциал за прилагане в Русия. Ако наложим своята широта на възгледите и мащаба на задачите, които си поставяме, и наложим тази широта на руския характер върху идеите на съвременния мениджмънт (включително кайдзен философия и западни постижения в управлението), тогава можем да получим водеща световна икономика.

Японските фирми са много различни от европейските, тъй като там е обичайно да се предлагат голям брой предложения за рационализация. И тези предложения не идват "отгоре", а "отдолу".

Kaizen не е само бизнес и пари, kaizen е същността на работата, уменията и съвършенството.