Преместване на офис извън града: формализиране на отношенията със служителите

Напоследък много работодатели преместват офисите си извън мегаполисите, за да спестят от наеми. В допълнение към по-евтиния наем, разположението на офиса извън границите на града може да улесни някои служители да стигнат до работа, тъй като не е нужно да влизат в града и да се изморяват в задръствания. И ако се организира корпоративен транспорт, тогава проблемът със закъсненията ще бъде решен в една или друга степен. Но когато се движите, не забравяйте за регистрацията на документите за персонала. Забравата по този въпрос може да струва на организацията много впечатляваща глоба и дори дисквалификация на лидера.

Преместване или прехвърляне в друга област?

Получаваме съгласието на служителя

Всъщност, когато дадена организация се премести в друго населено място, едно от съществените условия на трудовия договор се променя. А именно мястото на работа (член 58 от Кодекса на труда на Руската федерация). Съответно ще трябва да отразим това на хартия, като направим промени в трудовия договор в тази част. Това става чрез подписване на допълнително споразумение към трудовия договор. В това споразумение трябва да посочите датата на промени в трудовия договор, новото място на работа на служителя и датата, от която служителят ще трябва да започне работа на новото място.

Допълнителното споразумение, подобно на трудовия договор, се съставя в два екземпляра, всеки от които се подписва от работодателя и служителя. Подписването на такова допълнително споразумение от служителя ще означава само неговото съгласие за преместване на друго място. Следователно трябва да се изготви допълнително споразумение преди преместването. Едно копие от допълнителното споразумение трябва да бъде предадено на служителя, като се отбелязва фактът и датата на получаване от служителя върху копието на работодателя.

Моля, обърнете внимание: такова споразумение трябва да бъде изготвено за всеки служител. Включително тези, които са в отпуск по болест, редовен или учебен отпуск, както и родителски отпуск. В същото време служителят ще може да подпише споразумение само след като отиде на работа. Факт е, че работодателят няма право да извиква служителите от ваканции, за да подпише допълнителни споразумения към трудовия договор (член 125 от Кодекса на труда на Руската федерация). И още повече, работодателят няма възможност да се обади на служител, който е в отпуск по болест, за да подпише споразумението. Следователно законно, докато служителят не замине на работа, той ще продължи да работи на предишното си място. Но споразуменията все още трябва да бъдат подготвени предварително - това ще изключи отговорността на организацията за нарушаване на трудовото законодателство, ако проверката се случи по време на ваканция или болест на служителя.

Нека обсъдим още един въпрос, който може да възникне при преминаване от организации, които работят отдавна. Какво да направя, ако служител е бил нает преди 1992 г., тоест преди да е имало законодателно задължение за сключване на писмени трудови договори със служители? Казано по-просто, как да се издаде съгласието на служител за преместване, ако няма писмен трудов договор с него и няма какво да изготви допълнително споразумение?

В такава ситуация работодателят все още трябва да изготви писмен документ за промяната в местонахождението на организацията, в който служителят с подписа си да удостовери съгласието си да продължи да работи в новия офис (вж. Инструкции за попълване на формуляр № Т-5, одобрен с резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01 .04 # 1). Освен това в този случай съгласието може да бъде издадено под формата на изявление на служител с искане за прехвърляне.

Какво да правим с тези, които не са съгласни

Ситуацията, когато служител отказва да подпише допълнително споразумение, свързано с прехвърлянето на офис извън града, е рядка, но все пак трябва да сте подготвени за това.

На първо място, трябва да се има предвид, че отказът на служителя да подпише допълнително споразумение (т.е. всъщност от прехвърлянето) сам по себе си не води до отговорност за служителя. Работодателят не може да го накаже за това по същия начин, както например за отказ от командировка.

На второ място, трябва да се помни, че служител, който е отказал да се премести, ще трябва да бъде уволнен въз основа на параграф 9 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация във връзка с отказа да премине на работа в друго населено място заедно с работодател.

Оформяме договореното

Но да се върнем към онези служители, които са подписали допълнителното споразумение. За всеки от тях трябва да бъде изготвена заповед за постоянно преместване в друга област. Тази заповед е изготвена съгласно единния формуляр № Т-5 (одобрен с постановлението на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.04 № 1). В същото време в частта от поръчката, където е посочено „Преместване на друга работа“, колоната „Дата“ се попълва, както следва: в полето „от“ посочваме датата, от която служителят трябва да започне работа на новото място. Поставяме тире в колоната „от“, тъй като нашият превод е постоянен, а не временен. Следователно в графата „Вид на прехвърлянето“ правим вписването „постоянно“. Името на структурната единица, както преди и на новото място на работа, трябва да бъде посочено в заповедта за преместване само ако първоначално е посочено в трудовия договор. В противен случай се вмъква тире. В колоната "Основа" се въвеждат данните за допълнителното споразумение към трудовия договор. Това завършва изпълнението на поръчката и след подписването й от ръководителя или друго упълномощено лице, заповедта трябва да бъде запозната със служителя под подписа.

След като служителят подпише заповедта за прехвърляне, можете да преминете към регистрацията на работната му книжка. В него се прави запис на преместването, като се посочва новото място на работа (в колона 3 на работната книга). Като дата (в колона 2) посочваме датата на започване на работа на новото място - тя се записва в нашето допълнително споразумение и в поръчката. Накрая, подробностите за поръчката са записани в колона 4 на работната книга. Подобна информация се въвежда в личната карта на служителя, но за разлика от работната книжка, този запис ще трябва да бъде заверен с подписа на самия служител.

Това завършва дизайна на превода. В този случай счетоводителят трябва да помни, че преместването на служител на друго място заедно с организацията не води до допълнителни плащания в полза на служителите. Те не трябва да плащат обезщетение за неизползвана ваканция и да дават пари за сметка на времето, отработено на същото място. В крайна сметка няма уволнение.