Основни бариери пред обществените поръчки и начини за тяхното преодоляване

Наскоро "EZH" говори за разширяване на задачите и функциите на отдела за покупки в европейски компании (вж. № 34, 36). Какво се случва в областта на обществените поръчки в руските компании? Как се развива процесът на възлагане на обществени поръчки, с какви трудности се сблъскват участниците и какви инструменти използват, за да ги решат? Отговорите могат да бъдат намерени в изследването „Топ 5 бариери пред обществените поръчки ”, държана от B2B-Центъра. Резултатите от изследването са представени от Алексей Дегтярев, генерал
директор на компания.

Една от ключовите тенденции в Европа в областта на анализаторите на обществените поръчки разглежда курса към автоматизация и той се развива в две основни посоки. Първо, вътрешните процеси са автоматизирани - внедряват се системи за управление на веригата за доставки и модули за електронни обществени поръчки. На второ място, активно се използват външни ресурси - платформи за електронна търговия (ETP). Тази тенденция е ясно видима и в Русия.

Според нивото на разпространение на електронната търговия, според Европейската комисия, Русия е в Топ 5 на европейските страни, изпреварвайки Италия и Испания (вж. Фиг. 1).

В същото време процесът на възлагане не се ограничава до организиране и провеждане на процедури по ETP, а се състои от редица етапи, представени на фиг. 2. Всеки от тях има свои собствени проблеми и бариери за участниците. В същото време на етапи, които са до голяма степен автоматизирани и преобразувани в електронен формат, унифицирането на подхода и използването на най-добрите практики позволяват да се избегнат значителна част от стандартните грешки.

Установяването на ефективно взаимодействие с доставчиците е основният потенциал за развитие на обществените поръчки

В проучване, проведено сред 2000 потребители на ETP, респондентите са помолени да идентифицират най-острите тестовелеми, с които се сблъскват в ежедневната практика на различни етапи от организацията за обществени поръчки. Резултатите от проучването са показани на фиг. 3.

Оказа се, че най-належащите въпроси възникват пред купувачите при взаимодействие с доставчици. Три от първите пет основни бариери удариха този блок. В същото време критично ниско ниво на прозрачност при работа с броячагенти, признати за най-сериозен проблем от абсолютното мнозинство от анкетираните (71%). Участниците в проучването също са загрижени от трудностите при формирането на група от предквалификационни и квалифициращи доставчици (4-то място) и ниския обем на дългосрочните договори (5-то място). Проблемите в дейностите по възлагане на поръчки в намаляващ ред на значение за респондентите са показани на фиг. 4.

Планирането на обществени поръчки и редица свързани въпроси се оказаха второто по значениети проблемна точка. Повече от 65% от анкетираните купувачи посочват като бариера късното подаване на търсене от вътрешни клиенти. Много хора трябва да се справят с голям брой спешни искания. И това е свързано с недостатъчно дълъг хоризонт на планиране във фирмата. Освен това купувачите са загрижени за ниския оборот и ефективността.запаси (3 месецатогава).

Коментари на експерти 1

Задачата за изграждане на печеливши взаимоотношения с изпълнителите е един от най-важните приоритети. Не всички въпроси в тази област обаче имат ясни отговори. Така че компаниите имат различно отношение към дългосрочните договори. От една страна, техният малък брой тревожи 62% от купувачите, от друга страна, 20% от анкетираните не отбелязват важността на увеличаването на техния брой.

В някои организации е широко практикувано да се наемат консултантски фирми, които да сключат цял набор от такива договори при най-изгодните условия в момента. Други предпочитат да разчитат на постоянен мониторинг на пазара, да следят ситуацията и да не подписват много дългосрочни договори, тъй като искат бързо да реагират на появата на нови иновативни или по-евтини решения. Вторият подход е по-ефективен за собственика, но поддържа ръководството в постоянно напрежение.

Те търсят купувачи и компромисни решения. Възможно е да се изгладят възможните отрицателни последици от нестабилността на пазарните условия, като се използват абсолютно работещи механизми. Например при сключване на дългосрочно споразумение ценовата формула може да бъде обвързана с пазарните показатели - доларовия курс, цената на петрола, медта, алуминия на Лондонската фондова борса.

Управлението на категории подобрява ефективността на обществените поръчки

Респондентите не са много притеснени от високото ниво на вътрешна корупция, тя не е включена в Топ 5 на бариерите за обществени поръчкиност. Проблемите, които най-малко касаят анкетираните купувачи, са показани на фиг. пет.

Що се отнася до заместването на вноса, първите тревожни сигнали в областта на работата с чуждестранни партньори вече са получени и с по-нататъшно негативно развитие на тенденцията вниманието към този проблем ще се увеличи.

Степента на проникване на електронните обществени поръчки ще расте

Повечето купувачи намират настоящото ниво на автоматизация на доставките за недостатъчно. В същото време за почти половината от анкетираните (44%) най-приоритетният въпрос в тази област е автоматизирането на избора на доставчик и контрола върху изпълнението на заявленията. Въвеждането на електронни предикуменТози оборот е признат за важен, но не е широко разпространен. А автоматизираното управление на складови наличности все още не е в голямо търсене сред анкетираните купувачи. Възможностите за използване на електронни услугиПлащанията с Рон не предизвикаха значителен интерес сред респондентите, което може да се види на фиг. 6.

И само за 19% от анкетираните автоматизацията на процесите на различни етапи на поръчка не създава трудности, тъй като те имат частично или напълно разрешен проблем.

Компаниите обръщат много внимание на автоматизацията на процесите, включени в електрическата веригаron покупка, - предквалификация и търсене на доставчици, предложения и подбор, както и поръчване на продукти. Купувачите обаче не се ограничават само до това. Обръща се внимание на автоматизацията на формирането на вътрешни нужди, което значително опростява взаимодействието с вътрешните клиенти. С помощта на съвременни решения, задачите за плащане и доставка на закупени стоки, оценка на ефективността на извършената работа също се решават по-ефективно. И тук пред компаниите се открива широк хоризонт от нерешени проблеми.

В близко бъдеще, според експерти, ще настъпят следните промени в обществените поръчки:

повишена прозрачност на взаимнитесътрудничеството с доставчиците ще се превърне в ключова точка за растежче ефективността на обществените поръчки в компаниите;
разработването на клиентска инициатива ще насърчи доставчиците да подобрят зрелостта на своите бизнес процеси;
изостряне на проблема с недостига на персонал в близко бъдеще поради общата демографска ситуация в страната и трудностите на професионалното образование. Докато само 29% от анкетираните отбелязват обучението за обществени поръчки като проблематично;
ниво на проникванестандартният начин на покупка ще се увеличи;
промените във външноикономическата ситуация ще поставят на преден план въпросите за заместването на световните доставчици и преориентирането към вътрешния пазар.

1 Експерти бяха опитни купувачи на руски компании (Kordiant OJSC, Bashneft ANK OJSC, MTS OJSC и Integra Management LLC).