По-важното - табло или турникет?

Проследяването на времето винаги е било и остава много важен аспект в дейността на всяка компания. Това е единственият начин да разберете кога и колко време служителят е бил в офиса. Днес има много начини за контрол на служителите. Важно е обаче да запомните, че най-важният е разписанието. Именно той ще бъде поискан от данъчните власти при проверка.

Автоматично счетоводство

Всяка компания има свои специфики на организацията на труда. Така че в някои фирми служителите са оставени на себе си, като разпределят независимо времето си, докато в други има строга система за контрол. Служителите на малки организации могат да се похвалят с „независимост“, но служителите на големи компании често са „под капака“ на ръководството им. И директорите не се стремят да контролират всяка стъпка на своите отделения, така че да не се губи нито една минута работно време. Разбира се, подобни организации имат изключително негативно отношение към закъсненията. За да сведат това „зло“ до нула, много компании купуват и инсталират новомодни системи за контрол на работното време. Това могат да бъдат турникети с пълна височина на пункта и електронни чипове в различни части на офиса, които например няма да позволят на служителите да комуникират с колеги от съседния отдел дълго време.

Контролът на служителите е технически скъп. Най-простият турникет струва около 500 евро. Ако предприятието е много голямо, тогава може да са необходими стотици хиляди долари, за да го оборудвате със съответната система.

- По мое мнение, воденето на разписанията е по-удобно от непрекъснатото вземане на данни от електронен контролер. Например в нашата компания работят почти петстотин души. Представете си каква мащабна работа би трябвало да се направи, само за да се изчислят часовете, прекарани в предприятието. Следователно ние отдадохме предпочитание на подходящите форми. Не мисля, че е толкова трудно. Освен това си струва да си припомним, че разписанието е един от компонентите на статистическата отчетност, така че е просто необходимо да се попълни този документ.

Избор на турникет

Днес разнообразието от турникети, които се инсталират в офис зали, е доста голямо.

Най-често срещаните са стативите. Това е името на турникетите с решетка. Уредът е фиксиран с електромагнитна ключалка. Такова оборудване най-често се инсталира в малки компании.

За големите предприятия, в които има засилен контрол на пунктовете, по-подходящи са турникетите с кутии. Освен това турникетите с панти могат да бъдат подходящи за големи компании. Този тип оборудване осигурява преминаването на голям поток от хора.

Можете да преминете през контролно-пропускателния пункт с турникет, използвайки електронни пропуски или ключодържатели. Пластмасовите карти Pass съдържат индивидуални кодове за достъп, които се четат от турникета. Благодарение на такава сложна система рискът от непознат на територията на предприятието е практически нулев.

Най-сигурният начин

Следователно воденето на хартиен лист е по-надежден и по-лесен начин за отчитане на работното време. Въпреки че тази система е остаряла, но може да работи в случай на повреда на компютъра или прекъсване на електрозахранването, с което собствениците на електронни турникети не могат да се похвалят. Използвайки стария доказан метод, компаниите спестяват много пари, които биха били необходими за новомодно устройство. Много по-лесно е да закупите готов формуляр за проследяване на времето или да го съставите в Excel и да маркирате времето, прекарано на работното място на всеки служител. Счетоводителят на компанията Mangust се изказа в полза на такава система на работа. Светлана Семенова:

- За малък бизнес воденето на работен лист е най-добрият начин за контрол на персонала. Турникетите са твърде скъпа покупка, понякога не винаги оправдана. Затова ще работим дълго време, така да се каже, по старомоден начин. Освен това не забравяйте, че данъчните инспектори, които идват с чека, ще ви помолят да им покажете талона, а не разпечатките от електронния турникет. И ако няма такъв, компанията ще има проблеми.

В действителност, законодателството задължава всяка организация да поддържа такива разписания. Ето защо е важно да запомните, че ако сте инвестирали в скъп електронен контролер, това ще ви помогне да следите персонала си. Не забравяйте, че управлението на работния лист е задължително за всички компании. Също така трябва да знаете как да попълвате такива документи правилно.

Така че, графикът за работа трябва да бъде съставен в единния формуляр T-13 или T-12. Тук трябва да се регистрират данните за броя работни дни и часове, които служителят е прекарал на работа. Също така, счетоводителят трябва да посочи причините за неявяването си на работа. Въз основа на горната информация заплатата се изчислява за служителите. Също така е важно да се помни, че съгласно Списъка на типичните документи за управление, генерирани в дейностите на организацията, посочващи времето за съхранение, формулярът Т-12 трябва да се съхранява в счетоводния отдел в продължение на 3 години.

Вярно е, че по отношение на попълването на графика не е ясно кой трябва да следи работното време. Според счетоводител на една от столичните фирми Наталия Сикорская, служителят, който поддържа табела за работно време, трябва да бъде назначен със заповед или тази отговорност трябва да бъде предписана в длъжностната характеристика:

- Ако не документирате кой от служителите да се занимава със счетоводство, той има пълното право да откаже това задължение. Например в нашата компания във всеки отдел има отделно лице, което изпълнява тази работа.

Обобщено отчитане на работното време
Има ли избор?

По този начин, дори ако дадена компания е похарчила много пари за електронна система за контрол, това не я освобождава от задължението да води разписание в единна форма.

За счетоводителите е важно да помнят, че техническите иновации могат само да улеснят контрола върху забавянията на служителите. Това е много удобен начин, казва Нели Вероненко:

- Турникетът значително улесни нашата задача: сега, ако служител постоянно закъснява, имаме правно потвърждение за това - информация от неговата карта. Рядко вземаме данни от него. Но за превантивни цели можем да проверим всеки от служителите. Хората трябва да знаят, че могат да бъдат наказани с рублата. В резултат производството се увеличава. Така че турникетите вече започват да се оправдават. Но воденето на документация не изисква никакви разходи. Освен това е важно да запомните, че за докладване пред данъчните власти е необходим графикът за работа. Затова не отстъпвайте този стар доказан метод за контрол.