„Обущар в обувките“: как написахме модул за управление на финансови ресурси за вътрешна EDMS

Не е тайна, че в Homemont ние сами използваме EDMS на THESIS. Би било странно, ако имаме в ръка модерен и надежден инструмент за съхранение и одобряване на документи, да използваме нещо друго. Не е изненадващо, че за всяка доста голяма компания понякога стандартната функционалност на EDMS не е достатъчна. В тази статия ще ви разкажем как е създаден допълнителен модул към нашата вътрешна EDMS THESIS - модул за управление на финансови ресурси или просто модул за финансови приложения, както го наричаме. И в същото време ще се възползваме от възможността и ще покажем малко как се осъществява изпълнението на проекта на системата на примера на една организация.

Начало: Предпроектно проучване за управление на финансовите ресурси

Проектното внедряване на системата за електронно управление на документи TEZIS има за цел да автоматизира бизнес процесите на предприятието на клиента с оглед на финализирането на системата и разширяване на стандартната функционалност на софтуерния продукт. Както можете да видите, това е съвсем нашият случай - трябваше да създадем специфична функционалност за взаимодействие с финансовия отдел.

Във вътрешните условия на нашата компания финансовото приложение е документ, който позволява на служител да получи парите на компанията от счетоводния отдел с последващ отчет за разхода на средствата. Това е документ на хартиен носител, подписан от директора и главния счетоводител, и той може да бъде преобразуван в електронна форма.

Въз основа на това автоматизацията на управлението на финансовите ресурси преследва следната цел: да автоматизира процесите на получаване на пари, договаряне на безкасови плащания и отчет за изразходване на получените средства, със 100% изключване на работния процес на хартия на всички етапи.

За тази цел беше решено да се въведе нов модул „Finzayavki“ в корпоративния EDMS TEZIS. Внедряването на модула трябваше да осигури възможно най-простия случай на употреба, изискващ минимално обучение на крайните потребители.

За постигането на тази цел са необходими следните задачи:

Разработване на нова карта за финансово приложение и списък с карти. Създаване на ново поле за номериране.
Разработване на специализиран "съветник" за опростяване на процедурата за създаване на нови приложения.
Разработване на справочници за използване в картата за кандидатстване.
Разработване на процес за неговото одобрение и съответните папки на процеса.
Разработване на нови системни роли за управление на способността за използване на нова функционалност.

Фаза втора: функционална спецификация за управление на финансовите ресурси

На този етап нашите специалисти разработват функционална спецификация за бъдещата система за управление на документи. Той включва описание на бизнес процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, дизайн на формуляри и системни изисквания. Функционалната спецификация се съгласува с ключовите представители на клиента (в нашия случай с търговския и изпълнителния директор). Резултатът е пълна картина на функционалността на бъдещата система.
Функционалната спецификация на новия модул за управление на финансовите ресурси, в съответствие с посочените цели, включва описание на следната нова функционалност:

Четири типа потребители работят с новия модул: инициатор, одобряващ, одобряващ и счетоводител. Ролите на инициатора, координатора и одобряващия вече са в системата (те са стандартни), но трябваше да се добави последната.

Директории.

За да работят с финансови поръчки, бяха необходими две нови директории: „Видове поръчки“ и „Дневни издръжки“. Първият съдържа, както подсказва името, видовете приложения с техните имена и задължителни прикачени файлове на сканираното приложение. Втората съдържа фиксирани дневни ставки за дневни, издавани на служители, които отиват в командировки (а ние имаме много от тях). Данните от директориите като правило се избират при създаването на карта за приложение - по този начин е по-бързо и лесно.

Карта за кандидатстване.

Всъщност го направихме на базата на обикновена карта за документи с изрязан раздел „Офис“ (не трябва да прехвърляме финансови заявления в архива). Но картите за кандидатстване бяха разделени на четири типа:
• Възстановяване на разходи: кандидатът вече разполага с всички необходими документи за потвърждение на разходите, или не се изисква потвърждение;
• За сметка на доклада: кандидатът се нуждае от пари сега, но все още няма документи, потвърждаващи разходите;
• Плащане от карта: средствата трябва да бъдат преведени на служител в непарична форма;
• Плащане от сметка: заявителят прилага фактура и се плаща;
• Предварителен доклад: всъщност докладът на кандидата до компанията за това колко и защо е похарчен.

И тук трудностите вече започват: картата за кандидатстване трябва да съдържа точно тези полета, които ви позволяват ефективно да потвърдите изтеглянето на средства. Тяхната маса и няма да се спираме на тях.
Кандидатът обаче не трябва да попълва сам всички полета: системата предвижда попълване на заявление с помощта на шаблон. Освен това, когато създава приложение, той му напомня кои прикачени файлове трябва да бъдат прикрепени към картата, за да потвърди разходите.
Интересното е, че един от приложенията е сканираният подпис на кандидата - все пак се работи по финансов документ. Историята на тази функционалност обикновено е невероятна. Подписът може да бъде изтеглен под формата на картина, получена от скенер, но друга опция за изтегляне на подпис се случи напълно случайно.

В дебрите на придобитата компания през годините на съществуването на технологията открихме следното устройство:

Таблет за електронен подпис Topaz Systems. Можете да го подпишете със стилус и устройството ще формира и изпрати цифрова картина на вашия компютър. Не подминахме подобна възможност и нашите служители вече се подписват на таблета Topaz.
За да направите това, има специален бутон в прозореца за изтегляне на подписи - „Вземете от таблет Topaz“, които трябва да бъдат щракнати, след което можете да се подпишете на екрана на устройството. THESIS ще „вземе“ картината от устройството и ще я прикачи към приложението.

Бизнес процес.

Визуалният дизайнер на бизнес процеси е неразделна част от EDMS THESIS и, честно казано, се е случвало да внедряваме процеси още по-трудно. Тук инициаторът създава приложение и го прехвърля първо на одобряващия, след това на одобряващия. И двамата тези потребители имат право да отхвърлят приложението и да го изпратят за преразглеждане; ако всичко е наред, заявлението се препраща до счетоводителя. Единственият трик е, че никой от участниците в процеса, освен счетоводителя, не може да редактира приложението, докато то работи. Ако бъде отхвърлено или отменено - изпълнителят може и трябва сам да го коригира.

Трети етап: реална ревизия и създаване на модул за управление на финансовите ресурси

На хартия беше гладко, но как всъщност работи?
Финансово приложение в TEZIS може да бъде създадено по четири различни начина:

• чрез менюто Документи -> Създаване на финансово приложение
• чрез щракване върху червената икона на главния екран ТЕЗА
• В списъка с приложения чрез бутона Създаване -> Master
• В списъка с приложения чрез бутона Създаване -> Ново

Помислете за тази ситуация: мениджър отива в командировка и иска да напише дневна надбавка за три дни. Парите трябва да бъдат преведени на банкова карта. Използвайки бутона на главния екран на системата, той влиза в менюто на съветника за създаване на финансови приложения:

Като щракне върху „Направете безкасово плащане“, той влиза в менюто за избор на опция за безкасово плащане. Тук той трябва да избере "Физическо или юридическо лице от картата".

По този начин той създава искане за плащане от описаната по-горе карта. Отваря се съответната карта.

Изисква да въведете целта на заявлението и списъка с разходи: проект, тип, име.
В случай на заявление за дневни (и както вече казахме, много от нас ходят в командировки, така че за нас това е изключително уместно), ние внедрихме интересно нещо: калкулатор на дневни. Работи на базата на справочника "Тарифи за дневните", който се попълва от отговорните лица.

Например, за да изчислите сумата, необходима за наем на апартамент, трябва да щракнете върху Изчисляване до съответната статия. Вътрешната логика на картата ще пренасочи потребителя към прозореца на калкулатора, където той трябва да добави тарифи и да посочи броя дни, за които се искат средства:

Изчислената сума ще бъде добавена към списъка с разходи, след което финансовото заявление може да бъде изпратено за одобрение чрез съответния бутон.

Участниците в процеса на одобрение се избират автоматично според проекта, избран в приложението и ролите, конфигурирани в системата. Не можете да ги промените. След като щракнете върху бутона OK, приложението се изпраща по описания по-горе маршрут. В процеса има двама одобряващи, заявлението се получава от тях паралелно. Одобрението на един от одобряващите е достатъчно, за да се премине към следващия етап.

По този начин работата с управлението на финансови ресурси е максимално защитена от инициативата на потребителя. Повечето данни се попълват от директории, които от своя страна се попълват от отговорни лица. Това позволява прозрачен контрол върху разходите за всеки проект и елиминира финансовата анархия в компанията.

Четвърти етап: инсталиране на модула за управление на финансовите ресурси

Тъй като EDMS THESIS вече е инсталиран в нашата компания, оставаше ни само да рестартираме сървъра на приложения с нов модул за управление на финансовите ресурси и одобрението на финансовите приложения се появи в системата. След това започнахме да обучаваме потребители, използвайки компютъра на един от инженерите по качеството като сървър за обучение.
Като цяло, когато работим с клиент, на този етап тестваме системата за електронно управление на документи, а също така създаваме и предаваме инструкции на потребителя и администратора. На същия етап се обучава системният администратор. Но тук администраторите и специалистите бяха свои собствени, така че модулът беше просто инсталиран и започна пробна експлоатация.

Пети етап: пробна експлоатация на модула за управление на финансовите ресурси

В момента се извършва. Същността на пробната експлоатация е, че ключовите потребители тестват нови възможности на системата, събират желания и мнения.
Целият проект TEZIS участва в тестването на модула за управление на финансовите ресурси - разработчици, отдел продажби, ръководител на направление "Електронно управление на документи", генерален директор на компанията.
По време на пробната експлоатация възникнаха интересни въпроси. Всички те поискаха собствено решение. Например, опитни потребители също искат да имат мобилна версия на модула, в резултат на което е проектирана втора версия, която включва разработването на мобилен интерфейс и изпращането на пълни SMS известия за финансови заявки.

Шести етап: обучение на потребители за управление на финансови ресурси

Обикновено провеждаме обучение за потребители на системата (групи от не повече от 10 души) на територията и оборудването на клиента и се подписва акт за въвеждане на системата в търговска експлоатация.
Имахме собствена територия, използвахме и собствен сървър и обучавахме потребители в хронологичен ред.
Първо, те обучиха счетоводния отдел, който работи директно с управлението на финансови ресурси, и всички ръководители на проекти.
След това служителите от отдела за продажби (които вече бяха запознати с модула по време на пробната експлоатация) преминаха през обучението и накрая техническата поддръжка. Това е всъщност - всички потребители, с изключение на управлението. Ръководството го направи само

Заключение и перспективи за развитие на модула за управление на финансовите ресурси

Няма да се спираме на това и вече планираме второ издание. Впоследствие се планира да се разработи модул за управление на финансовите ресурси в следните области:

Обобщавайки, можем да кажем, че ни отне само месец и половина, за да разработим и изцяло проектираме новия модул в нашата система. Това е едно от предимствата на системата за електронно управление на документи TEZIS - високата скорост на внедряване и конфигуриране на EDMS, постигната благодарение на технологичните предимства. В допълнение, системата има прост, интуитивен интерфейс (който можете да видите на екранните снимки) и това също играе в нашите ръце, намалявайки времето за адаптиране на служителите към новата система.