Какво е "организационни форми на офис работа"?

Въпрос-отговор по темата

В началните етапи на създаване на офис работа в дадена компания е необходимо да се реши един от основните въпроси: да се избере организационна форма на офис работа. Този въпрос е важен, тъй като структурата на услугата, характеристиките на офисната работа в отделите, естеството на връзката между офиса и отделите в процеса на работа с документи, някои други характеристики на предучилищното образователно заведение ще зависят от неговото решение.

В практиката на работа с документи се развиха няколко организационни форми на офис работа (форми на работа с документи): централизирана, децентрализирана и смесена.

Няма да имате въпроси за организация на офис работата след като прочетете статията на линка.

Централизирана форма офисната работа предполага, че организацията разполага със специализирано звено за управление на офиса (офис, общ отдел, отдел за управление на офиса) и всички операции по обработка, търсене и съхранение на документи са концентрирани главно в това звено.

В този случай говорим за такива операции като получаване и изпращане, регистриране и записване на документи, контрол на изпълнението на документи, формиране и съхраняване на дела, провеждане на справочна работа по документи, прехвърляне на дела в архивно съхранение.

Научете повече за водене на отчетност можете да разберете в статията.

С централизирана форма организационните единици са освободени от технически операции с документи. Отделите извършват само творческа работа с документи: документите се разглеждат, изучават, анализират и на тяхна база се изготвят нови документи.

Отделите съхраняват само работни документи на служители, включително сред тях може да има копия на документи, които вече са завършени с офис работа, които изпълнителите спестяват въз основа на собствените си нужди. Изпълнителите могат да изберат всеки удобен за тях начин за съхранение и използване на документи, тъй като цялата ценна информация и документация се съхраняват в услугата за управление на офиса.

От гледна точка на организирането на офисната работа централизираната форма на работа с документи е най-добрата, тъй като осигурява пълен цикъл на обработка на документи в един отдел - службата за деловодство. Това позволява най-ефективното използване на офис оборудване и компютърна техника, освобождава отделите от необходимостта да се формират и съхраняват файлове, гарантира безопасността на документите, надеждна защита от загуби и повреди. В този случай процесът на прехвърляне на документи в архивно съхранение е значително опростен, тъй като тази работа се извършва от службата за управление на офиса, всъщност, без участието на структурни отдели.

С централизирана форма на офис работа структурните отдели могат да се справят без секретар, който да извършва офис работа, тъй като те (отделите) всъщност не извършват собствена офис работа или я извършват в много ограничен обем.

С централизирана форма на организиране на работа с документи, връзката между офисната работа и отделите е следната:

Важно е да се има предвид, че когато се създава централизирана форма на работа с документи, офисната работа трябва да бъде пълноценна структурна единица с достатъчен брой персонал и модерно техническо оборудване.

На практика централизираната форма на офис работа се използва в организации с малък и среден обем на работния процес - до 40-50 хиляди документа годишно. В организации с голям обем работен процес, които имат сложна структура, централизираната форма на офис работа се използва рядко, тъй като изисква големи финансови разходи и организационни мерки.

Децентрализирана форма Работата в офиса, както подсказва името му, е пълна противоположност на централизираната форма. В децентрализирана форма всеки отдел самостоятелно поддържа офис работа, изпълнява целия набор от технически операции за обработка на документи, включително получаване и изпращане на документи, регистрирането им, формиране на дела, съхранение и т.н.

При тази форма на работа с документи всеки отдел трябва да има секретар или лице, отговорно за работа с документи, на което са поверени задълженията за водене на документация. В противен случай канцеларските функции попадат върху специалистите на отдела, което води до неразумно изразходване на време за извършване на нетипични за тях операции.

Времевите разходи се оказват неразумни, тъй като трудът на специалист, изпълняващ функции за основните дейности на организацията, винаги се оценява по-високо в стойностно изражение, отколкото трудът на специалист, изпълняващ спомагателни функции, или трудът на технически изпълнител.

Недостатъкът на децентрализираната форма е липсата на единство в работата с документи. Естествено, при липса на методически център, организиращ работа с документи, всеки отдел има свои правила и методи на работа.

При такава организация на работата е изключително трудно да се търсят документи, да се извършва справочна работа, да се гарантира безопасността на документите и като цяло да се говори за документацията на организацията като единна система.

Децентрализираната форма на работа с документи е оправдана само в случай на териториално разединение на организацията, както и за звена, работещи с документи с ограничен достъп.

Смесена форма организацията на работа с документи предполага частична централизация. По правило в едно подразделение - деловодното обслужване - се извършват операции за обработка на входящи и изходящи документи, регистриране и записване на документи, контрол на изпълнението на документи с резолюция на управлението, както и съхранение на файлове. Освен това във всяко структурно звено се извършва офис работа, свързана с подготовката, съхранението, както и регистрирането и отчитането на документи, преминаващи през звеното.

Същият е случаят с образуването на дела, организацията на оперативното им съхранение и използване в текущите дейности на организацията. Онези документи, които отиват директно в отделите, също се оформят в каси там и се съхраняват, докато не бъдат прехвърлени в архива.

При смесена форма на организация на работа с документи връзката между офисната работа и отделите е следната: