Как да създадете организация? Ред на работното място

Преди няколко дни станах свидетел на сълзи на щастие по лицето на мениджър, с когото работех като консултант. Дай Боже всеки консултант да е гледка, но по-често. И ние с този лидер направихме прости действия в областта на работата с документи, но толкова основни, че някои хора ги пренебрегват от тенденцията да усложняват темата.

Тези действия се основават на концепцията за "ред".

Според обяснителния речник на руския език „ред“ е „състояние на комфорт, подреденост, организираност; правилното местоположение, подходящият вид нещо. " В аспекта на администрацията „ред“ се определя като „състояние на нещата, когато всичко е на мястото си и се използва по предназначение“. Обикновено използвам това определение, тъй като е по-конкретно.

Лидерите често дават заповед да „подредят нещата на работните си места“, без да обясняват на хората какво имат предвид под понятието „ред“ и след това са изненадани, че редът не се е увеличил. Вместо ред хората създават естетика. Което също е добре и дори много похвално. Но двете не са взаимозаменяеми.

Ето един пример. Бюрото на служител е осеяно с хартии, свързани с напълно различни проекти. На масата няма жилищно пространство, стотици листове хартия се смесват помежду си, някои от тях са набръчкани, върху нещо има недовършена чаша кафе. На всичкото отгоре компютърна клавиатура седи криво от едната страна. Чекмеджетата на масата никога не се отварят, тъй като никой няма да се занимава с натрупаната там хартия ...

Сигурен съм, че в Вашият няма такава организация на никоя маса. Но понякога срещам някои прояви на първичен хаос, тъй като виждам голям брой организации.

И така, лидерът дава заповед да „подреди нещата“. Какво прави служителят? Той сгъва всички хартии в чист куп, ясно форматиран във формат А4. Оказва се колона във височина на аршин. Няма нищо друго на масата. Измихме чашата. Никой дори не погледна масата, защото тя „не стърчи“. Това ли е нареждането?

Не, дори ако прилагате само определението на обяснителен речник. Налага се само естетика. Хартиите не се сортират по вид, не се етикетират или им се отрежда място, където могат лесно да бъдат намерени. Трудно или невъзможно е да се използват.

Обикновено не моля човек да „подреди нещата“, ако първоначално не разбира това определение в точното му значение. Моля ви да направите няколко конкретни последователно действие на работа.

Първият - човек изважда всички хартии отвсякъде, включително чекмеджета за бюра и шкафове, където не са подадени и не са маркирани с нищо. На масата се образува голяма купчина боклук.

Второ - човек сортира хартиите, като подава хартии от същия тип в подвързия. Ако логиката го изисква - в календарния ред. Боклукът е отделен вид документи; в него са включени всички остарели документи, които не представляват архивна стойност. Това трябва да се провери, като се консултирате с други служители, за които може да се прилага „боклук“.

Трето - боклукът се изхвърля. Това действие се нарича "разхвърляне".

Четвърто - всяко свързващо вещество и всяка папка, в която са поставени документите, са маркирани и маркирани, така че да е ясно какъв тип документи съдържа.

Пето - лист със списък с документи е приложен на първата страница на корицата на всяка папка или подвързие (само ако е необходимо - например в папката "фактури за периода" с календарен метод на подаване такъв списък не е задължително, тъй като всичко вече е ясно).

Шесто - на бюрото на служителя са монтирани три тави (кошници) за хартия.

Резултат: всичко хартиите са или подгънати и етикетирани, или обработени и в тави. Тавите се използват стриктно по предназначение, няма нищо излишно или с изтекъл срок на годност. Горната и долната тави се изпразват ежедневно. В чекмеджетата на бюрото няма нито една хартия (добре, може би архивните папки). Това е ред.

Сега можете да насочвате естетиката. Уверявайки се, че всеки отделен човек държи бюрата си подредени, организацията ще бъде по-малко хаотична, нали?

Сега можете да преминете към действителния акт на създаване на организация. Тя се състои в следното: лидерът трябва да започне да сваля функциите на обикновените служители, които изпълнява, и да ги прехвърля на други хора. Един по един, внимателно подбирайки кандидати. В крайна сметка претоварването не само ще намалее - ще изчезне съвсем, ефективността ще се възцари и ще бъдете щастливи.

Първо трябва да определите коя функция ви отнема най-много време. След това опишете всички необходими действия за тази функция, съберете описания на всички стъпки в един и същ случай от други служители. Мениджърът прави пълен подбор на справочна литература (в достатъчен, не преувеличен обем) и материали, които наистина трябва да бъдат изучени, за да се извърши работа на тази позиция. Също така е необходимо да се създаде речник (речник) от сложни термини. Приложени са всички форми, с които изпълнителят трябва да работи с проби от тяхното пълнене и маркиране, откъде да ги вземе и на кого да даде.

След това за длъжността се избира служител. Той изучава тези материали, преминава обучение (разработва задачи за него), след което работи под наблюдението на опитен служител, докато неговата компетентност стане очевидна. След това мениджърът оставя щастливия служител да работи и той се освобождава по същия начин на следващата позиция.

Това създава организация.

Всъщност тук съм описал технология, която може да ви занимава няколко месеца. Жалко е, ако някой не го оцени. За останалите късметлии препоръчвам да използвате тази статия като ръководство.

И моят опит може да се използва. Радвам се да го споделя.