Външна бизнес кореспонденция като част от имиджа на успешна компания

Значението на външната бизнес кореспонденция за формирането на имиджа на компанията

В света на бизнеса документите са много важни: договори, разписки, разписки и много други. И това не е почит към бюрокрацията, а реална необходимост. Как например да се извика недобросъвестен партньор на сметка, без да има подписан договор с него. Или, да речем, сте на сто процента уверени в партньора си, устно сте се договорили за каквито и да било задължения с него, но не сте се разбрали в няколко точки. Или дори забравих някои от тях. Написано с химикал, не можете да го изрежете с брадва, както всички знаят.

Служебното писмо е специален вид документ, който е по-малко строго регламентиран от договор или указ, но има правно значение. Бизнес кореспонденцията се записва и съхранява в двете организации, като изходяща и входяща документация.

Съвременните форми на кореспонденция, които се приемат в международната комуникация, се развиха преди около 150 години в Англия.

Трябва да се помни, че повече внимание се отделя на официалните аспекти на кореспонденцията в чужбина, отколкото тук.

Обичайно е да се пише писмо на бланката на организацията, което вече съдържа данните за институцията или изпращащата компания. Външният вид на бланката е вид визитна картичка, така че трябва да се приема сериозно.

Адресът на получателя се изписва два пъти: върху плика от долната дясна страна и в горния ляв ъгъл на писмото.

Учтивостта изисква поставяне пред инициалите на едно от съкращенията „Господин“ („Господ“), „Госпожа“ („Господарка“) или „G-дама“ („Господ“).

В страните от арабския Изток са изброени дълга поредица от имена на предци - Ахмед ибн (син) Мохамед ибн Хасан ибн Хюсеин или Фатима бинт (дъщеря) Хасан и др.

В повечето страни е обичайно да се пише първо име, после фамилия. Има обаче и изключения. В Китай например фамилията е на първо място, следвана от първото име - Дън Сяопин.

Думите „Господин“ и „Господарка“ винаги са съкратени на „Господин“ и „Госпожа“. Те никога не се използват самостоятелно, без фамилно име. Заглавията и титлите като генерал, полковник, професор или президент за предпочитане трябва да бъдат изписани изцяло, особено върху плика на писмото.

В Англия често се използва вежливият адрес "Esq.", Съкратено "Esq." ("Esquier - Esq."). Думата "Esquire" никога не се използва заедно с думата "Master".

Ако искате да изпратите писмо лично до кореспондента, в този случай след фамилното име трябва да поставите „лично“ („Частно“ - Англия, „Лично“ - САЩ, „Поверително“ - Англия, САЩ).

Когато изпращат малки брошури, брошури в плик, те пишат „Отпечатано“.

Трябва да се отбележи, че всички служители на компанията трябва да се придържат към един корпоративен стил на писане на бизнес писмо. За да демонстрираме ясно значението на този фактор за формирането на положителен имидж на компанията, разгледайте следния илюстративен пример.

Води се кореспонденция с компанията относно сътрудничеството. Отначало Анастасия написа такава. Клиентът отговори. Седмица по-късно Мария пише (в този случай се използва различен стил на текстов дизайн), от същата компания, по същия въпрос. Липсва поздрав, много граматически грешки.

Може би много се е променило за една седмица и клиентът вече изобщо не се нуждае от такива услуги. Освен това от компания, която не спазва елементарните правила за благоприличие и бизнес кореспонденция (няма поздрави, допускат се граматически грешки, използват се различни стилове на дизайн, различни служители комуникират по един въпрос, без да обясняват причините, времето за реакция на искането е много дълго).

Като цяло, според състоянието на документите в компанията, може да се каже много за това как работи, колко е ефективно. Ако документите се „объркат“, те постоянно се губят, много вероятно е компанията да има лоша организация, безотговорност и оттам имиджът на ненадежден партньор.

Сега най-разпространеният метод за бизнес кореспонденция и комуникация е Интернет - в крайна сметка по този начин е много по-удобно и по-бързо да се прехвърли необходимата информация. Бизнес кореспонденцията играе важна роля при комуникация с клиенти, партньори, доставчици и т.н. Седейки на компютъра, за да напишете бизнес писмо за първи път, веднага възникват много въпроси: как да започнете и завършите писмо правилно, в какъв ред да поставите информация, какви думи трябва да използвате, как да съставите писмо и т.н. .

В крайна сметка бизнес писмото е вид визитна картичка на компанията. Следователно, добре написаното бизнес писмо е ключът към формирането на положителен имидж на компанията. Така че нека да разгледаме структурата на бизнес писмо.

Следващият раздел е основната част, която очертава основната идея и същност на бизнес писмо.

Това е последвано от кратко резюме, обобщаващо. Тук най-често се използват следните фрази: „Надяваме се/надяваме се ...“, „Сигурен/сигурен съм ...“, „Извиняваме се за забавянето на отговора“ и т.н.

Понякога след подпис в делово писмо се поставя послепис (P.S.). Тук можете да обобщите информацията, която е косвено свързана със самото писмо.

Добре написаното бизнес писмо ви позволява да създадете положителен имидж на компанията.

Компетентната бизнес кореспонденция ще помогне да се поддържа имиджът на вашата компания в най-добрия вид. Затова ви предлагам да се запознаете с основните правила за съставяне на писма:

3. Наблюдавайте състава на бизнес писмо: адрес, тема, основен текст, заключение, подпис. Ако изпращате прикачени файлове по имейл, напишете името на всеки от тях на латиница: otchet, plan, shema.

6. В основния текст можете да разширите темата по-подробно, да опишете текущата ситуация, да предложите решения, да споделите мислите си. Оптимално - 2-3 абзаца.

Има моменти, когато чакате отговор, който е важен за вас. След като получите това писмо, трябва да изпратите на партньора си благодарствено писмо за предоставения отговор.

Претенциозните, сладки изрази са неподходящи в деловата кореспонденция. Необходимо е да представите вашите искания, както и да отговорите на писма за оплакване, спокойно, без да използвате груби изрази. Ако писмото е подписано от мениджъра, тогава писмото за отговор трябва да бъде изпратено на неговото име. Същото е и в ситуацията с конкретен чиновник.

Бизнес етикетът предвижда използването на заключителни фрази в текста на писмото. Освен това, ако писмото започва с обжалване. Последната фраза е посочена под текста преди подписа.

Важна характеристика на бизнес кореспонденцията е, че на всички писма - хартиени и електронни - трябва да се отговаря незабавно. Ако това не бъде спазено, тогава вашата бизнес репутация може да бъде значително засегната.