Ранно идентифициране на потенциалните клопки

За да избегнете неуспех на проекта, избягвайте следните ситуации.

^ Не участват всички основни лица, участващи в проекта (аудитория на проекта).

Целите на проекта не са ясни. Задачите, които трябва да бъдат изпълнени, за да постигнете целите на вашия проект, са неясно формулирани.

^ Неясно разпределение на ролите и отговорностите на участниците в проекта. Не е ясно установено кой какво трябва да прави, когато изпълнява възложените задачи заедно.

^ Непълен и неточен работен график и необходимите ресурси. Някои работни места са пропуснати; тяхната продължителност е неправилно определена; не се взема предвид взаимозависимостта на отделните произведения; не са определени квалификациите, изисквани за конкретна работа; системата за отчитане на отработените часове не е изработена.

^ Не всички са запознати с предположенията и предположенията, залегнали в основата на проекта. Не предадохте своите предположения на изпълнителите, надявайки се, че те вече знаят всичко.

^ Ключовата информация за проекта не е в писмена форма. Важна информация, като постигнатите споразумения, се разпространява устно и не е достъпна в писмена форма.

У Неточен и ненавременен контрол върху хода на извършената работа. Отработеното време и консумацията на ресурси не се запазват, началните и крайните дати на работа не се записват, екипът на проекта не се информира редовно за напредъка на работата.

^ Хората не се чувстват отговорни за изпълнението на работата.

Изпълнителите не се насърчават за свършената работа и не носят отговорност за неизпълнени задължения.

^ Очакваните рискове и непредвидени ситуации не се вземат предвид. Няма анализ на непредвидено развитие на събитията, не е разработен план за решаване на възможни проблеми, изпълнителите нямат информация за възможни непредвидени ситуации.

^ Връзките между членовете на екипа са лоши. Умишлено или не, важна информация не се разпространява сред членовете на екипа или достига до тях твърде късно.

^ Няма силен лидер. Няма кой да даде на екипа ясна визия за проекта и да насърчи другите да бъдат всеотдайни в постигането на целите си. Резултатът е намаляване на мотивацията.

U Непоследователен висш мениджмънт в подкрепа на проекта. Определените ръководители на проекти не получават помощ при разрешаване на проблеми или спорове, свързани с трудови и материални ресурси. Системата и методите на планиране и управление са неефективни.

Загуба на колективна отговорност за резултатите от проекта. Участниците не се чувстват лично отговорни за изпълнението на колективните ангажименти в плана.

От всичко казано по-горе следва, че за да изпълнявате успешно проектни задачи, трябва да работите ефективно с:

По процеси - планиране, организиране и управление на работа, вземане на решения и разрешаване на конфликти;

системи - източници и процедури за обработка на информация, засягащи хода на работата, разпределението и контрола върху използваните ресурси.

За това е необходимо да се осигури:

^ наличие на точна, навременна и изчерпателна информация - за планиране, наблюдение на изпълнението на работата и оценка на техните резултати;

^ ясна и единна система за трудова комуникация - открит и редовен обмен на информация с всички участващи хора;

^ отговорност за резултата - изпълнението на всички поети задължения в срок и в рамките на установения бюджет.

Принципи на управление на проекти

Управлението на проекти е трудна задача. Необходимо е да се координира работата на много специалисти, често без опит в съвместната работа, за да им се помогне да постигнат обща цел. Обикновено хората с техническа подготовка стават мениджъри на проекти, но успешното лидерство изисква остро усещане за организационни и междуличностни проблеми. Това увеличава шансовете за успех.

За раждането на ръководителя на проекта

Традиционните принципи на работа във всяка организация бяха прости: шефът даде задачата, ти я изпълни. Разпитите са възприемани като нарушение на командването или признак на некомпетентност.

Правилата обаче се променят с течение на времето. Днес може да изглежда така.

Главният готвач генерира идеи и вие трябва да помислите как да ги реализирате.

U Chef ви обяснява целите на своя план и определя граници. Вашата задача е да се уверите, че такъв проект е наистина необходим, и да помислите как да превърнете общите желания в конкретни резултати.

^ След това трябва да направите списък с произведения и график за тяхното изпълнение, списък на необходимите ресурси.

След това управлявате напредъка и отстранявате възникналите проблеми.

Няма смисъл да променяте нищо в този ред. Ако вашият шеф отговаря за подробното разработване на плана, тогава кой ще реши стратегическите въпроси? Не трябва обаче автоматично да приемате вярата всичко, в което е сигурен. Трябва да участвате лично в разработването на плана. Така че можете да разберете очакванията на шефа от проекта, да предложите своите подходи, да зададете въпроси.

Но има една трудност: повечето шефове, поверявайки ви проект, не ви напомнят, че трябва да разберете задачата, да оцените осъществимостта и т.н.

Тук трябва да поемете инициативата, независимо от това дали сте помолени да го направите или не. Ако шефът иска да завършите проект успешно, направете го, за да отговорите на тези очаквания.

Вашите първи стъпки

Ключът към успеха на даден проект е активността. Не чакайте, докато ви кажат какво да правите, а направете това, което смятате за необходимо и подходящо.

^ Получавате информация, защото имате нужда от нея.

^ Вие контролирате, защото знаете как да го направите по най-добрия начин.

^ Вие включвате правилните хора в проекта, според вас.

^ Вие анализирате възприетите проблеми и рискове от проекта и търсите начини да ги преодолеете.

^ Вие споделяте информация с тези, които смятате за необходимо да информирате.

^ Цялата информация, свързана с проекта, която записвате.

^ Вие носите отговорност за проекта и сте прехвърлили част от отговорността на други участници.

Борба с опитите да се намали значението на управлението на проекти

0 Бъдете подготвени за опити да забавите активността си. Ето списък на често срещаните възражения за отпускане, заедно с възможните отговори.

^ Възможността за ръководене на проект е добро допълнително качество, но в никакъв случай не е необходимо.

Отговор. Добрите ръководители на проекти често създават впечатление, че успяват, без да правят нищо лично. Изглежда, че те не прилагат никакви специални методи и технологии, а резултатът се получава от само себе си. За съжаление практиката показва, че причините за неуспехите на много проекти често се дължат на неефективното прилагане на принципите на управление на проекти: недостатъци в планирането, глупава организация, слаб контрол върху работата.

^ Вашият проект е на ръба да спази срокове; нямате време да планирате.

Отговор. За съжаление логиката е точно обратната. В критична ситуация просто не можете да си позволите да се откажете от плана. Защо? Тъй като имате криза, ограничени срокове и ограничени ресурси, не можете да правите грешки. И грешките винаги са неизбежни, ако работите под силен натиск и действате под въздействието на емоции (два характерни признака за кризисна ситуация).

У Структурираното управление на проекти е подходящо само за големи проекти.

Отговор. Независимо от размера на проекта, техниката е една и съща. Необходимо е да се отговори на въпросите: какъв резултат трябва да получите? Какъв вид работа ще бъде извършена? От кого ще бъдат екзекутирани? Кога трябва да се направи това? Отговаря ли всичко на целите на проекта?

Отговорът на големите проекти отнема седмици и месеци, докато малките (за няколко дни работа) могат да отнемат 15 минути. Но всички въпроси трябва да бъдат разрешени.

^ Вашият проект изисква креативност и нови решения. Резултатът от неговото изпълнение не може да бъде предвиден с достатъчна степен на точност.

Отговор. Някои проекти са по-предсказуеми, други не. Хората обаче винаги очакват да получат конкретен резултат в точно определено време. Следователно планирането при управление на проекти с висока степен на несигурност е особено важно, тъй като ви позволява да оцените възможното въздействие на непредвидени фактори и промени.

Погрешни преценки относно управлението на проекти

Съществуват редица заблуди относно управлението на проекти. Ето трите най-често срещани.

^ Не е необходимо допълнително време за управление на проекти.

Отговор. Всичко отнема време: да се обсъди проектът с хора, които се интересуват от него, да се разработи план на проекта, да се създаде екип от изпълнители, да се следи хода на работата и да се докладва за изпълнението на задачите. Но ще спестите много повече време, ако в резултат на тази работа ще успеете да избегнете много проблеми и да получите очакваните резултати.

^ Управлението на проекти е една графика и диаграма.

Отговор. Графиките и диаграмите помагат да се анализира и визуализира информацията за проекта. Въпреки че информацията сама по себе си не гарантира успех на проекта.

^ Управлението на проекти е само умелото използване на специален софтуер.

Отговор. Софтуерът ви позволява да записвате, анализирате и запазвате всички данни за проекта. Както в предишния случай, чистата информация не гарантира успех на проекта.

Най-накрая добра новина

Вероятно си мислите: „Добре, значи съм чувал за всички тези усъвършенствани техники за планиране, но заслужава ли играта свещта?“ Уверявам ви, струва си. Когато приложите принципите за управление на проекти на практика, ще откриете, че:

^ можете да направите повече;

^ можете да направите всичко по-бързо;

^ може да спести ресурси.

Звучи твърде добре, за да е истина? Повярвайте ми, това е напълно възможно, защото можете:

^ постигнете точно необходимите резултати;

^ не губете време за ненужни и безсмислени действия;

^ да извършват работа по предписания ред, съгласно графика, без престой;

^ да се гарантира, че участниците в проекта правят само това, което е необходимо, и по правилния начин, за първи път;

Предвиждайте възможни трудности, подгответе се за тях и ако възникнат, действайте бързо и ефективно.