Проектно бюро

Съкращението „prof“ (проектно бюро) се появява все по-често както в професионални, така и в популярни списания. На английски звучи като проектно бюро (ПО), в доста широк спектър от вариации, вариращи от офис за подкрепа на проекти до офис за управление на програми и стратегически офис на проекта. Но във всеки случай ключовите думи са „офис на проекта“. Целта на статията е да даде на читателите обща представа за офиса на проекта, неговите цели и задачи, областите на възможно приложение и проблеми с изпълнението.

Терминът „управление на проекти“ става все по-популярен. Той се отнася както до управлението на проекти в рамките на компанията, насочени към въвеждане на нови технологии и системи, така и до проблемите на управлението на бизнеса на компанията чрез проекти. Примери за компании, които управляват бизнес чрез проекти, са телекомуникации, строителни и дизайнерски организации, фирми, ангажирани с разработването на търговски софтуер, консултации и др.

Трябва да се отбележи, че глобалното ускоряване на развитието на комуникациите, автоматизацията на бизнес и технологичните процеси, постави много остро задачата за управление на проекти за традиционните компании, занимаващи се с производство на масови продукти, поне по отношение на периодичното и ускорено обновяване от асортимента на стоките, за да запази своя дял в променящия се пазар.

Следователно не е изненадващо, че ръководителите, които се занимават с непрекъснатото подобряване на бизнеса си, са много внимателни към всичко, което включва дори намек за управление на проекти или проекти. Те интуитивно чувстват, че рационализирането и стандартизирането на усилията и мерките за модернизация, включително проблеми при вземането на решения, ще дадат значителен, ако не материален, то поне управленски ефект.

Какво е офис за проекти?

Ето как този термин се тълкува от общопризнатата и почти стандартизирана организация на знанията за управление на проекти (PMBOK): „Има редица приложения за офис на проекта. мениджъри под формата на обучения, софтуер, шаблони и до отговорност за резултатите от проекта ".

Подобно на всичко, свързано с концепцията за проект („временно усилие за създаване на уникален продукт или услуга“), проектното бюро е временно организационно образувание, предназначено да изпълнява добре дефинирани функции. Той включва обучен персонал от мениджъри и технически персонал, оборудван с необходимия софтуер и технически системи. В зависимост от вида и целта, проектното бюро може да заема подходяща позиция в организационната йерархия, както на ниво, близко до ръководството на компанията, така и на ниво управление на отделни големи подразделения.

В зависимост от мащаба на проекта и размера на организацията, една или друга форма на проектното бюро е оптимална.

В зависимост от състоянието и естеството на решаваните задачи този организационен субект може да се нарече офис на програмен проект, в рамките на който се решават задачите по планиране и управление на бизнеса на цялата компания като цяло. Ако управлението на проекти е насочено към решаване на въпроса „как да се изпълни този проект ефективно и рационално“, тогава програмното управление на проекти на бизнеса на организацията търси отговор на въпроса „как да направим този бизнес по-отзивчив, адаптивен и по този начин, по-изгодни в бързо променяща се бизнес среда. и управление на няколко проекта ".

Ефективното приложение на офиса на софтуерния проект може да осигури следните предимства и предимства: стандартизация на документацията за управление на проекти и методи за управление на проекти, прозрачно разпределение на отговорността за резултатите от проекта (проектите), разпространение на знания и подобряване на уменията на персонала, ефективен контрол върху напредъка и прогнозиране на резултатите от проектите, счетоводство и ефективно разпределение на ресурси за проекти, глобален преглед на наличните ресурси на организацията, привеждане в съответствие на целите и задачите на отделните проекти със стратегическите планове на организацията.

Поради обективните ограничения на възможностите за ефективно управление на проекти във цялото разнообразие от организационни структури (и по-специално в контекста на функционална структура и слаба матрична структура на организация, например министерство), е малко вероятно че целият набор от задачи, изброени по-горе, ще бъде решен в рамките на един офис на проекта. Освен това обхватът от задачи, решавани от проектното бюро в конкретна организация, ще зависи от съществуващата корпоративна култура и нуждите на висшия мениджмънт за подобряване на качеството на управлението на бизнеса.

Могат да се разграничат четири типа офиси за проекти, чиито фигуративни имена дават видима представа за същността и задачите, които трябва да бъдат решени:

"Метеорологична станция", предоставяща информация за "метеорологичните условия";
„Контролна кула“, от която се извършва „наблюдение на околното пространство“;
„Ресурсен пул“, осигуряващ организация на човешките ресурси за ръководителите на проекти;
Проектно бюро "Стратегическа програма", извършващо планиране на портфолио и стратегическо управление на проекти.

Избирайки един или друг тип офис за проекти, мениджърът трябва да знае, че всеки от тях има свои плюсове и минуси.

"Метеорологична станция". Основната задача на този тип „професионалисти“ е да събира информация за висшето ръководство по няколко проекта едновременно. Методът на работа е да се информира ръководството, без да се влияе пряко върху проекти. Не очаквайте твърде много от Meteo Station. Ръководството на компанията, която подкрепя решението за прилагане на този тип „професионалисти“, може да не постигне очаквания ефект в случай на „изискани“ проекти. Мандатът на управителя на такава „метеорологична станция“ не включва функцията да инструктира ръководителите на проекти как трябва да правят нещата. Този тип офис може да бъде ефективен при реализиране на правомощията на мениджъра за получаване на бърза и надеждна информация за състоянието на нещата по проектите.

"Контролна кула". Целта е да се подобри ефективността на изпълнението на проекти чрез въвеждане на стандарти за управление на проекти. Тук не е приложима философията „създайте стандарти и те ще работят сами“. Забравете факта, че самите ръководители на проекти се стремят стриктно да се придържат към стандартите, изпитани процедури и са готови да бъдат приятели с вътрешните консултанти, отговорни за прилагането на стандартите. Мениджърите на офиси на проекти от този тип трябва поне да участват в сертифицирането на работата на мениджъра по даден проект и в идеалния случай да отстраняват ръководителите от проекти. Одиторът на проекти не трябва да съветва ръководителите на проекти. За това има вътрешни консултанти.

"Пул ресурси". Целевата функция на този тип „професионалисти“ е да повиши ефективността на използването на ресурсите на квалифицирани мениджъри в проектно-ориентирана организация. Съществуват и редица проблеми, които се решават „локално“ в определена организация. Например: назначаването на ръководители на проекти е прерогатива само на мениджъра на този офис на проекта, или това е процес на договаряне? Дали вътрешните клиенти трябва да плащат за мениджъра на проекта и как: по почасова ставка, по дневна ставка или от целия проект?

„Стратегически софтуер“. Такъв офис за проекти е предназначен да подпомага дейността на мениджъра на инвестиционния портфейл на компанията. Основната цел е да се обвържат проектите на организацията със нейните стратегически планове. В същото време този офис не поема реалните функции за финансово управление, не може да гарантира, че корпоративните финанси се изразходват по най-добрия начин в съответствие със стратегията на организацията и дори не може да предотврати конфликти и припокривания, възникващи по време на изпълнението на проекти и прилагането на техните резултати. ... Основната мисия на този офис е да осигури връзка между оперативното управление и стратегическото.

Архитектура на инструментите на Project Office

Архитектурата на инструмента "profa" може да включва следните компоненти:

Бази данни за проектни ресурси, завършени ресурси, проектни методологии и най-добри практики. Оперативна база данни за текущи проекти;
Система за въвеждане и обработка на данни за времето и финансовите разходи на персонала, участващ в проекти;
Корпоративно приложение за планиране, наблюдение и отчитане на проекти;
Система за управление на документи и пощенска система;
Интерфейс със системата за управление на корпоративните финанси;
Инфраструктура на информационните технологии, която отговаря на мащаба на решаваните задачи.

Проблеми при изпълнението на проектния офис

Въвеждането на който и да е от изброените видове проектни бюра в системата за корпоративно управление също е проект и доста сложен. Както успехът на продуктивната употреба на "prof", така и проблемите с неговото прилагане са поставени в самото начало на проекта. Директорите на водещи дизайнерски корпорации определят следните критерии за успех:

най-високите квалификационни стандарти за професионалисти по управление на проекти;
силна подкрепа за проектния подход от висшето ръководство;
достатъчно ниво на авторитет на мениджърите при изпълнението на проекти от началото до завършването;
висок престиж на работата, както и степента на влияние на екипа на проекта, съответстващ на функциите за управление на проекта.

Основните трудности, пред които е изправено движението към проектно-ориентирана организация и прилагането на корпоративно управление на проекти, разбира се, са свързани с ключови играчи, заинтересовани от резултатите и влияещи върху този проект. Те включват: висше ръководство, ръководители на проекти и членове на проектни екипи, функционални мениджъри, външни и вътрешни консултанти.

Ако инициативата за прилагане идва отгоре, от висшето ръководство, тогава те полагат усилия за привличане на необходимите сили и ресурси от останалата част от организацията. И обратно, ако една идея пробие отдолу нагоре, тогава е необходима умела артикулация и огромна упоритост, за да се справи с понякога обезсърчаващата задача за привличане на подкрепа от висшето ръководство.

Грешките обикновено се задействат от комбинации от следните фактори:

липса или слаба подкрепа от висшето ръководство;
подценяване размера на проекта за промени;
липса на методология за управление на проекти;
недостатъчна квалификация на ръководителите на проекти;
преоценка на възможностите на един от моделите на проектното бюро в конкретна организация;
недостатъчна корпоративна култура на организацията.

От двете концепции за организационна трансформация - целенасочен подход и ориентиран към процеса, както показва практиката, втората е най-жизнеспособната. Заедно се формират мисията и целта на изпълнението, разработват се следващите стъпки на изпълнение, създава се система от критерии за оценка на напредъка. Изпълнението на проектното бюро не трябва да се налага, а по-скоро се разраства в рамките на организацията. Голяма част от работата по изпълнението на проектно бюро прилича на мисионерска дейност - опит да убеди, а не да завладява хората - нещо подобно на това как квакерите се установяват в Америка по това време.