Описание на работата

Работодателят по своя преценка разработва и одобрява длъжностни характеристики. Трудовото законодателство не предвижда отговорност за отсъствието им в организацията.

За работодателя обаче този факт може да доведе до доста неприятни последици, които няма да позволят:

да разпределя трудовите функции между служителите;
разумно откажете да наемете;
оценява служителя по време на изпитателния период;
временно прехвърляне на служител на друга работа;
следи за добросъвестността и пълнотата на трудовите задължения.

По този начин длъжностната характеристика е необходима за ясното регулиране на трудовата функция на служителя, длъжностните задължения, отговорността, изискванията за квалификация, както и процедурата за взаимодействие с други служители и отдели, правомощията и процедурата за заместване на отсъстващ служител.

Инструкцията осигурява равномерно разпределение на отговорностите, разпределение на работата (задачи, задачи), способността за контрол на служителите.

Длъжностната характеристика е необходим помощник при набирането и надзора на служителите. Помага при обучението на новонаети служители: по-лесно е да ги мотивирате да изпълняват качествено възложените им задължения. Периодът на влизане в длъжността се намалява, тъй като в инструкциите ясно се посочва нивото на подчинение, какво трябва да прави служителят, какви права има, в какви граници и за какво отговаря.

Използването на инструкцията ще бъде полезно при определяне на степента на вина при извършване на дисциплинарно нарушение, тъй като въз основа на съдържанието на инструкцията се установява колко пълно и точно служителят е изпълнявал трудовите си функции и е спазвал съдържащите се в него разпоредби.

Инструкцията ще помогне на ръководителя да контролира задълженията, изпълнявани от служителите. Често се случва служител да изпълнява трудови функции, които не са отразени в длъжностната характеристика.

Длъжностната характеристика е полезна при спорове с данъчните власти, за да се обосноват разходите за наемане на трети страни специалисти.

Ние допълваме трудовия договор

Инструкцията е тясно свързана с трудовия договор.

По принцип договорът описва само в общи линии задълженията на служителя и за да се избегнат противоречиви ситуации, препоръчително е в текста да се направи препратка към длъжностната характеристика, съответстваща на заеманата длъжност.

В този случай работодателят може да включи всички разпоредби на инструкцията в трудовия договор. Това не е много удобно, тъй като обемът на договора се увеличава и възприемането на неговите разпоредби става трудно.

Официалната заповед трябва да има ясна структура и изложението на разпоредбите трябва да бъде възможно най-опростено.

За да се разработи длъжностна характеристика, най-добре е да се прилагат разпоредбите на справочниците за квалификация, които се променят в съответствие с изискванията и условията на работа.

Инструкцията може да бъде разделена на следните раздели:

1. Общи разпоредби;

2) квалификационни изисквания;

3) служебни отговорности;

4) правата на служителя;

5) отговорност на служителите.

Първият раздел посочва точното име на длъжността, нивото на възнаграждение на служителя, който замества длъжността, условията на бонусите. Освен това се установява процедурата за назначаване и освобождаване от длъжност, на когото служителят е пряко подчинен, присъствието и състава на подчинените.

Необходимо е да се установи процедурата за заместване на служител през периода на неговото временно отсъствие (болест, ваканция, командировка и др.) И възможността за комбиниране на длъжности.

Във втория раздел е необходимо да се установят изисквания за старшинство, образование, трудов опит и необходимите знания за заемане на длъжността. В него са изброени и документите, които трябва да се следват при изпълнение на работни задължения.

Третият раздел описва подробно какво и как трябва да прави служителят, определя списък на конкретни задачи, работи, операции, посочва формата на участие на служителите в процеса на управление (насочва, одобрява и т.н.).

Всички отговорности трябва да бъдат подробно описани, тъй като това ще помогне да се избегнат противоречиви ситуации както със служителите, така и с регулаторните органи.

Четвъртият раздел посочва правата, на които служителят има право в съответствие със заеманата длъжност, отразява взаимоотношенията с други отдели (отдели) на организацията и длъжностни лица.

Петият раздел определя процедурата за привличане на отговорност, уточнява нейните видове и наказания, критерии за оценка на резултатите от работата на служителя, правомощията на ръководството да привлече служителя към отговорност.

Ако длъжностната характеристика е приложение към трудовия договор, най-добре е да направите промени в нея едновременно, като подготвите допълнително споразумение. Всички промени трябва да бъдат съгласувани.

Привеждане в действие

Ако ръководството реши за необходимостта от длъжностна характеристика, тогава трябва да се издаде заповед. В него са изброени длъжностите, за които трябва да напишете инструкцията, и посочени упълномощените лица за нейното разработване.

Разработването на инструкциите обикновено се извършва от кадровия отдел или непосредствените ръководители на служителите.

Тези упълномощени лица съставят проект на инструкция и я изпращат за одобрение от адвокат (правен отдел). Това дава възможност да се гарантира, че разпоредбите на документа не противоречат на законодателството и не нарушават правата на служителя.

Ако е необходимо, длъжностната характеристика може да бъде съгласувана с други подразделения на организацията, мениджъри.

Ако този етап не бъде преминат, инструкцията се връща за преработка.

Ако документът е съгласен, той трябва да бъде одобрен. Ръководителят издава заповед, с която одобрява инструкцията за работа. На самата инструкция трябва да напишете „Одобри“, датата на одобрение и да подпишете главата. В този случай се правят няколко копия на инструкциите наведнъж: за ръководителя, отдела за човешки ресурси, счетоводния отдел, служителя.

Прикрепяме към случая

След като инструкцията бъде одобрена, работниците трябва да бъдат запознати с нея. Това може да се направи както от управителя, така и от упълномощено лице (например служител от персонала или правния отдел). Тази процедура може да бъде организирана на индивидуална или обща основа.

Фактът на запознаване на служителя с инструкциите трябва да бъде записан. Това се прави с помощта на информационен лист, който може да бъде част от инструкцията или прикачен файл към нея. Служителят трябва да постави дата и да се подпише на този лист.

Можете да отбележите факта на запознаване с инструкциите и в трудовия договор.

Правене на промени

Промени в инструкциите се правят, ако е необходимо да се преразпределят длъжностите на работниците между няколко служители, да се подобри организацията на работата, да се увеличи обемът на извършената работа и т.н.

Допълнително споразумение се изготвя, ако се направят промени в инструкциите, които са част от трудовия договор или приложение към него. Всички направени промени също трябва да преминат през процедурата за одобрение и преглед.

Проверка на фактите

Проверката на състоянието и наличността на длъжностните характеристики се извършва като част от вътрешния контрол на организацията. Най-често тази функция е възложена на кадровия отдел.

Като част от одита се определя, че трудовите функции и отговорности, залегнали в инструкциите, съответстват на действително изпълняваните от служителя.

Проверява се наличието на инструкции за всеки служител, за когото са предоставени. Всички заглавия на длъжностите, отделите трябва да съответстват на щатната таблица.

Тази проверка трябва да се прави веднъж годишно.

Използваме в спорове

Длъжностната характеристика е незаменима при разрешаване на трудови спорове, свързани с уволнение по инициатива на работодателя.

Важно е организацията да обоснове причините за уволнението. Описанието на работата ще помогне на работодателя в това, тъй като описва трудовата функция на служителя.

Инструкцията е необходима, когато се обосновават "данъчните" разходи за привличане на трети страни специалисти към разходи.

Валидността на тези разходи може да бъде установена при представяне на договор с този служител, длъжностни характеристики, съществуващи във фирмата, щатна маса. Когато се анализират тези документи, може да се стигне до заключението, че е необходимо участието на независим специалист, дори ако има специалист с идентична позиция в организацията, тъй като името може да е същото, но отговорностите са напълно различно.