Корпоративни карти за служители

Използването на корпоративни карти като платежно средство става все по-популярно. Това се дължи на факта, че такива карти са надежден и удобен начин за плащане на разходи, свързани с икономическите дейности на дадена организация, предимно пътни и развлекателни разходи. Как изглежда процесът на издаване на корпоративни карти на практика? С какви документи можете да потвърдите разходите? Кои органи да уведомят за откриването на специална банкова сметка?

Какво е корпоративна банкова карта?

Обикновено, когато се използват корпоративни карти, се задават редица изисквания и ограничения:

не е разрешено прехвърляне на средства по специална картова сметка чрез безкасово прехвърляне на средства от сметки на трети страни;
личните разходи за корпоративни карти са забранени, тъй като всички извършени операции се отразяват в сметката на организацията;
тъй като средствата, изтеглени от такава карта, се считат за средства, издадени за сметка на отчета, се изисква подходящо отчитане. Банката има право да изисква първични документи за всички транзакции, извършени с помощта на корпоративни карти (фактури за настаняване, билети за транспорт, касови бележки, чекове и други документи с прикачени оригинали на чекове на електронни терминали, банкомати, както и доклади за пътуване, ако средства се дебитират от сметката за пътни разходи);
в съответствие с изискванията на валутното законодателство на Руската федерация, при извършване на транзакции в чуждестранна валута с помощта на карти, включително при извършване на трансгранични плащания, организацията е длъжна в рамките на десет работни дни от датата на транзакцията да представи на обосновката на банковата документация за нейната комисионна, включително отчет за разходите с приложението на документи за сетълмент за всяка такава операция.

Кои са основните предимства на работата с корпоративни карти?

Има редица предимства от използването на корпоративни карти както за организацията, така и за служителите, на които са издадени:

спестяване на време, тъй като не е необходимо да отивате в банката, за да съставяте документи за получаване на пари в брой от сметката или внасянето им в сметката. Получаването на пари е възможно по всяко време както на банкомат, така и на касата на банката, а не непременно тази, в която е открита сметката. Паричните депозити по сметката на организацията също могат да бъдат направени чрез банкомат. Освен това картите на основните разплащателни системи се приемат в повечето търговски и сервизни пунктове, банкомати и банки в света. Това улеснява работата не само на касовите служби, но и на счетоводните служители, тъй като не е необходимо да се издават аванси за пътни разходи и да се проследява връщането на отчетните парични средства, които не са похарчени за командировка;
намаляване на разходите и минимизиране на рисковете, свързани с получаването, транспортирането и съхраняването на пари в брой;
опростяване на счетоводството и контрола върху разходите на служителите чрез откриване на специална картова сметка, която позволява отчитане на транзакции по всички корпоративни карти на предприятието (или няколко специални картови сметки за записване на транзакции поотделно за всяка карта или група карти);
автоматично конвертиране на рубла в чуждестранна валута при плащане на услуги в чужбина.

Задължително ли е да се издават корпоративни карти, за да се издават пари на служители в непарична форма, или можете да използвате карти "заплата"?

Според служители на отдела е препоръчително да се разшири обхватът на прилагане на сетълмент (дебитни) банкови карти (в допълнение към плащанията за заплати в рамките на проекти за "заплата") към селища с отговорни лица. Предимствата на такава форма на плащане като безкасови сетълменти с отговорни лица, използващи сетълмент (дебитни) банкови карти, са да се повиши ефективността на платежните процеси и да се автоматизира съгласуването на сетълментите и контрола върху получаването (кредитирането) на средствата и тяхното използване .

Правилата за организиране и водене на счетоводство с отговорни лица могат да включват разпоредби, предвиждащи разплащания с тях както в брой, така и в брой. Като пример финансистите посочиха практиката, използвана в техния отдел: като част от прилагането на счетоводната политика и отчитайки разпоредбите на колективния трудов договор, Министерството на финансите издава парични средства по сметка на пътните разходи по безкасов начин метод по искане на отчетното лице, съдържащ данните, необходими за превод по сметка на служител на министерството, открит в кредитна институция в командировка:

на територията на Руската федерация - във валутата на Руската федерация (в рубли) с помощта на банкови карти, използвани в рамките на проекта "заплата";
на територията на чужди държави - в щатски долари с използване на банкови валутни карти, издадени от кредитни институции, посочени в колективния договор на Министерството на финансите.

Каква е процедурата за издаване на корпоративни карти?

Като общо правило, за изпълнението на проекта „Корпоративна карта“, организацията трябва, в допълнение към съществуващата разплащателна сметка в банката, да отвори и втора, специално за сетълменти, използващи корпоративни карти. За това ви трябва:

напишете заявление за откриване на сметка;
да издаде карта с мостри на подписи;
подписват договор за банкова сметка за сетълменти по транзакции с корпоративни карти;
издаде допълнително споразумение за директен дебит от основната сметка.

След попълване на всички необходими документи и откриване на втора разплащателна сметка, организацията представя на банката:

регистър за издаване на банкови карти (списък на притежателите на корпоративни карти);
заявление за издаване на корпоративна карта (попълва се и се подписва от притежателя на корпоративната карта и се съгласува с ръководителя на организацията);
заповеди за издаване на отчетност към лица, посочени в регистъра.

Какви местни разпоредби трябва да бъдат разработени по време на изпълнението на проекта "Корпоративна карта"?

назначаване на корпоративна карта;
основание за издаване на карта;
основания за използването му;
процедурата и условията за подаване на авансов отчет за средства, използвани чрез корпоративна банкова карта;
процедурата за събиране от виновния служител на злоупотребена сума при липса на документи, потвърждаващи предназначението на корпоративна банкова карта;
отговорност за безопасността на картата, както и за изразходване на средства по нея в рамките на установените лимити на разходи.

В допълнение към регламента е необходимо да се одобри регистър за отчитане на корпоративни карти. Такъв регистър трябва да отразява:

номера на карти;
ПЪЛНО ИМЕ. държачи;
дати на прехвърляне и връщане на карти.

Фактите за получаване и връщане на корпоративна карта трябва да бъдат потвърдени от служителя, който я е получил (върнал), и лицето, отговорно за воденето на записи на данните на картата.

На какво се основава отразяването в счетоводството на сумите по транзакции, извършени с помощта на корпоративни карти?

Отразяването на разходите се извършва въз основа на издадения от банката платежен регистър или електронен дневник.

Обикновено дебитирането или кредитирането на средства по транзакции с карти се извършва не по-късно от работния ден, следващ деня, в който платежният регистър или електронният дневник са получени от банката от един център за сетълмент (тогава тези документи могат да бъдат прехвърлени на организацията).

Припомнете си, че когато използват картата в магазини, хотели и други места за плащане, служителите на организацията получават документи, потвърждаващи направените разходи (чекове, хотелски сметки, билети за пътуване, касови бележки, фактури и др.). Такива документи трябва да бъдат придружени от оригинали на фишове, разписки от електронни терминали и банкомати. Служител на организацията трябва да представи всички тези документи заедно с предварителен отчет в счетоводния отдел на организацията.

Задължителните подробности, които документът трябва да съдържа за транзакции с използване на разплащателна карта, са изброени в точка 3.3 от Регламент N 266-P. Те включват:

Изброените данни трябва да съдържат знаци, които позволяват надеждно да установят съответствието между данните на платежната карта и сметката на юридическото лице, както и между идентификаторите на търговски организации (услуги), банкомати и банкови сметки на търговски организации (услуги) (точка 3.6 от Правило N 266-P).

Издаването на корпоративни банкови карти е свързано с удържане на данък върху доходите на физическите лица от служителите и начисляване на застрахователни премии?

Кои регулаторни органи трябва да бъдат информирани за откриването на банкова сметка?

Ако корпоративна карта е издадена в допълнение към съществуваща сметка и не са открити нови банкови сметки, тогава нито данъчната инспекция, нито органите за контрол на плащанията на застрахователните премии трябва да предоставят информация.