Концепцията за съвместни архивни фондове и колекции. Методология за тяхното създаване

23 Концепцията за съвместни архивни фондове и колекции. Методология за тяхното създаване.

Обединеният архивен фонд се формира от архивен

организации, хомогенни по предназначение и функции,

опериращи на определена територия;

управителният орган и подчинените организации, действащи по

организации, обединени от обекта на дейност;

последователни организации, ако функциите

предшествениците, изцяло или частично, бяха прехвърлени и се предават

два или повече архивни фонда от личен произход, ако

гражданите са свързани помежду си от близки роднини, професионалисти,

творчески, бизнес отношения.

Позволено е да се формират съвместни архивни фондове от архивни

документи на избирателни комисии за избори на местни органи

Архивна колекция влиза в архива или се формира в архива от отделни разпръснати архивни документи, които имат признаци на обща общност. Формираната в исторически план архивна колекция, получена от друг архив, от организация или гражданин, не подлежи на повторно финансиране.

Архивни документи, оформени в архивен фонд, обединен архивен фонд или архивна колекция, не подлежат на повторно финансиране. Повторното финансиране на архивни документи е разрешено в изключителни случаи при откриване на грешки във финансирането, които усложняват търсенето на архивни документи.

24 Понятие и признаци за класификация на документите в арх. Финансови средства

Документите в арх са разделени на исторически и логически връзки на съвкупността

Класификационни документи в арх-групирането им според колекциите на арх. Финансови средства

Дореволюционните архивисти (самокваси, гарвани) считат за правилно архивите да се разделят на архивни фондове

Класификационната работа се извършва:

- когато се решават въпроси за организацията на държавата. Съхранение на документи

- в процеса на работа с документи, които вече се съхраняват в архива (когато коригираме по-ранни грешки при организирането на фонда, има нужда от по-удобна организация на документите, когато инвентаризацията се ревизира и подобри)

AF-кумулативен арх документ историческа или логическа връзка m-y

AF от личен произход (личен, семеен, ода)

United AF (състои се от 2 или повече фонда, имащи история или логическа връзка)

НО! Възможност за организиране на документи не по фондове (кино, фотодокументи)

25 Класификация на документи от личен произход, комбинирани архивни фондове и колекции

Документите се създават и натрупват не само в институциите, но и сред хората. Те могат да отразяват производствената, социалната, творческата дейност на човек. Научен интерес представляват документи на големи партийни и държавни лидери, учени, организатори на производство, военни лидери, писатели, художници, новатори и др. архивните институции също така събират документи от журналисти, етнографи и други лица, чиито документи могат да помогнат за изучаването на историята на родния им край. Дневници, мемоари и кореспонденция на участниците във Великата отечествена война и тези, които са възстановили градове и села, също представляват голям интерес.

Архивен фонд от личен произход - фонд, който е част от документалния фонд, приет за държавно съхранение, а в някои случаи и документалния фонд на лице от семейство или клан.

Фондовете от личен произход се съхраняват във федерални и местни държавни архиви, в архивите на институции на Академията на науките и в редица други ведомствени архиви.

В основата на придобиването на архивния фонд от личен произход е знакът за произход (фондът е формиран в процеса на дейността на лицето). Документите на такива фондове обикновено се разделят на няколко групи. Основните са: лични документи, документи, създадени от създателя на фонда (научни, творчески и др.), Кореспонденция (служебна и лична), може да има документи, събрани от това лице (колекции).

При прехвърляне на документи от личен произход се създава историческа справка от създателя на фонда, която посочва:

- официален и социален статус;

В необходимите случаи, особено за политици, се посочва класова принадлежност, класова ориентация на дейност.

Информация за основателите на семейни и кланови фондове се дава или последователно в общата историческа справка, или в отделна историческа справка преди материалите за основаването на всеки член на семейството или клана.

Съвместен архивен фонд - фонд, формиран от документи на двама или повече създатели на фондове.

Архивна колекция - фонд, който представлява колекция от отделни документи, формирани в дейността на различни създатели на фондове и обединени според една или няколко характеристики.

Придобиването на обединения архивен фонд и архивната колекция се основава на знака за логическа връзка, т.е. те се събират изкуствено.

Съвместният архивен фонд се създава в държавния или ведомствен архив въз основа на изискванията за целесъобразност, за да се улесни използването на документите и да се опрости счетоводството, тъй като в същото време броят на фондовете, главно малките, намалява. Например: в съвместния ведомствен архив могат да се създадат комбинирани фонове на училища или предучилищни институции от една област, градски поликлиники. Консолидацията на документите трябва да се извършва след внимателно проучване и въз основа на няколко обединяващи характеристики. На първо място се използват признаци за общи функции, административно-териториална принадлежност (една област, регион и др.), Принадлежащи към един производствен клон. В историческия фон на съвместния фонд е необходимо да се посочат времето и мотивите за неговото формиране.

Архивни колекции могат да бъдат събрани от всяко лице и да влязат в архива под тази форма (колекция от древни ръкописи, автографи, музикални ръкописи и др.), Или те могат да бъдат създадени в архива на една и съща основа от разпръснати документи или файлове от различни институции. Всеки от тези комплекси се отчита като фонд и на тази основа е класификационна единица. Историческата информация, събрана в архивни колекции, трябва да обхваща историята на колекцията: