Как да управлявате плащанията

Проблем с времето и парите

L'Etoile има обширна клонова структура. Централният офис се намира в Москва, от който се управляват клонове, разположени в повече от 50 големи града. В исторически план счетоводният отдел на корпоративния център се занимаваше с плащанията. Също така водеше регистри на периодични плащания, събираше първични документи (фактури, фактури и др.) От всички клонове. Счетоводителите в клонове самостоятелно управляваха сметки за сетълмент и извършват плащания въз основа на съществуващи споразумения, фактури, фактури.

При този подход компанията нямаше възможност бързо да наблюдава изпълнението на плащанията. Често плащанията се извършват не според спешността, определена от договорните условия, а при получаване на документи. Следователно плащанията, които биха могли да бъдат отложени, бяха извършени преди време, докато основните, напротив, бяха забавени. Еднократното плащане на клона се превърна в проблем - за извършването му беше необходимо съгласието на централния офис, за което беше необходимо да се проведе електронна кореспонденция. Центърът от своя страна за целите на контрола поиска от клоновете потвърждение на факта и датата на плащане, което означава, че отново е необходимо да се отдели време за кореспонденция и предоставяне на документи.

Беше много трудно да се планират финансови потоци. Няколко десетки клона получиха регистри на предстоящи плащания в таблици на Excel. Отне няколко дни само за изготвяне на генерален план. Тъй като сетълментите с контрагенти се извършват от клонове независимо, не беше никак лесно да се разделят вътрешногруповите транзакции. Освен това клоновете въвеждат информация за контрагентите в счетоводните системи по свое усмотрение, поради липсата на унификация в консолидираните данни се появяват до 20-30 идентични контрагенти. Това състояние на нещата създава заплаха за платежоспособността на компанията, влошава отношенията с клиенти и доставчици.

За да се отърве от тези проблеми, ръководството на финансовия отдел реши да създаде подробна процедура за планиране. Документът стриктно очерта функциите и областите на отговорност на всички участници в планирането и управлението на плащанията. Според регламентите отговорността за формирането на оперативни финансови планове и изпълнението на плащанията е възложена на Министерството на финансите, което е част от финансовия отдел. Типичните процедури за оперативно планиране бяха автоматизирани в модула "Хазна" на системата "1С: Счетоводство 7.7".

Подготвителна работа

По време на подготовката на регламента беше описана финансовата и управленска структура на компанията 1. Това направи възможно в бъдеще лесно да се идентифицират инициаторите на плащания и да се контролира изпълнението на заявленията. Освен това беше разработена единна класификация на разходите и плащанията.

Финансова структура

Във финансовата структура бяха разпределени центрове за финансова отговорност (CFR), които се превърнаха във функционалните подразделения (отдели) на компанията. В рамките на своите правомощия те отговарят за приходите и разходите и са собственици на бюджети. Те също инициират плащания. Структурата на управление се състои от финансови счетоводни центрове (CFU) - подразделения, разпределени според местата на произход на приходите и разходите. В компанията L'Etoile това са магазини. По този начин всяка бизнес единица е участник както във финансовата, така и в управленската структура.

Информация за компанията

Съотношението между CFD и CFU е матрично. Например ИТ отделът е отговорен за всички ИТ разходи за всеки магазин във фирмата. От гледна точка на финансовата структура тези разходи принадлежат на ИТ отдела (като Централен федерален окръг - собственик на бюджета за ИТ разходи), а от гледна точка на финансовото счетоводство - на магазина, за чиито нужди те бяха направени.

Класификация на плащанията

маса 1 Фрагмент от класификатор на разходната позиция

Име

Периодични плащания. Плащания от същия тип с предварително определена сума, например плащания за наем, оперативни разходи. Сключените преди това договори са източник на информация за периодични плащания.

Плащания по договори за закупени преди това стоки. Договорните условия с един или друг доставчик са определени в системата за счетоводно складиране, където на всяка доставка на стоки по време на нейното отразяване в счетоводната система се определя дата на плащане.

Личен опит
Максим Щибрик, Заместник-председател по финанси и икономика, ЗАО „Руска медна компания“ (Екатеринбург)

В нашата компания плащанията са групирани по вид дейност - оперативна, инвестиционна и финансова. Компанията има единна корпоративна директория, която посочва типични елементи на приходите и разходите за всяка от групите за плащане.

Плащанията за финансовите дейности на производствените компании се контролират от централната хазна. Плащанията за инвестиционни дейности се контролират стриктно от финансовите служби на управляващото дружество и подлежат на ежемесечно одобрение. Директното финансиране на текущи инвестиционни плащания се извършва чрез кредитиране на средства по сметките на инвестиционни дружества съгласно договорени схеми за финансиране от централната хазна. Инвестиционните плащания се извършват от финансовите служби на отделните компании от холдинга. Плащанията за оперативни дейности се извършват от компаниите на групата независимо въз основа на заявления, приети от техните финансови служби в съответствие с месечните BDDS, защитени и одобрени от управляващото дружество на холдинга.

Централната хазна преразпределя приходите между производствените предприятия от групата, като отчита ежедневните нужди за финансиране на оперативни, инвестиционни и финансови плащания и при необходимост осигурява допълнително финансиране чрез отворени кредитни линии.

Формиране на заявления за плащане

Снимка 1 Типичен график на плащанията

Фигура 2 Периодично искане за плащане

В края на всеки месец кандидатурите за следващия месец се формират въз основа на типичен график (фиг. 2).

Необходимо е да се разграничат функциите и областите на отговорност на всички участници в планирането и управлението на плащанията

Заявление за еднократно плащане (сметка), получено от касата, се въвежда в счетоводната система, под формата на едноименното „Заявление за плащане“ (фиг. 3). Може да се попълни както в клона, така и в централния офис на клона. В последния случай, след одобрение, той автоматично се прехвърля в клона.

Формулярът „Искане за плащане“ има следните полета, които се попълват въз основа на данните, посочени в заявката или фактурата на хартиен носител:
- "Платец": клонът, който извършва плащането;
- "CFD": собственикът на бюджета, от който се извършва плащането;
- „ZFU“: единицата, към която се приписват разходите;
- "Контрагент" и "Договор в счетоводния отдел": подробности, необходими за качване в системата "Банка-клиент" и публикуване на банково извлечение;
- "Номер на сметка": номер на документа - основата за плащане (фактура, издадена от контрагента или споразумение, или фактура);
- „Разходна сметка“: сметка за парични потоци;
- "Дата на плащане": срокът, до който трябва да се извърши плащането;
- "Валута";
- "Размер на плащането";
- "Състояние на приложението".

При първоначалното въвеждане заявлението получава статус „За разглеждане“, което все още не дава възможност да се плати за него. За да бъде удовлетворено заявлението, Министерството на финансите трябва да му присвои статус „За плащане“. Ако служител на касата има съмнения относно коректността на плащането или се изискват допълнителни одобрения (например източниците на финансиране са извън бюджета), тогава той може да зададе статуса на заявлението „Спиран“ или „Отхвърлен“.

Ако плащането се извършва за една сметка (основен документ), но за няколко подразделения, тогава се попълва раздел "Дешифриране" - това е подробно описание на информацията за DFS, необходима за целите на управленското счетоводство.

Плащания за предварително закупени стоки. Заявленията идват от системата за складова инвентаризация, която е интегрирана със системата за онлайн счетоводство. Записите в системата за отчитане на запасите се формират на базата на хазната и условията за плащане, отразени в договорите. Всички условия се договарят предварително, както при периодичните плащания, и се отразяват в счетоводната система като допълнителни подробности при извършване на всеки от контрагентите. След като направите нов запис, заявка за плащане се генерира автоматично в рамките на няколко часа.

Личен опит
Виктор Остапенко, Ръководител на отдела за икономическо планиране на групата компании Евросервиз (Санкт Петербург)

Правилникът на нашата компания установява, че заявлението трябва да бъде подписано от всички отговорни лица: ръководителят на „упълномощения“ ДЗР, главният счетоводител на юридическото лице, извършващо плащането (компанията, която е платецът, страната по договора или юридическото лице, от разплащателната сметка на което средствата се превеждат по сметката на дружеството - платец). В някои случаи заявлението се подписва от финансовия директор на продуктовата компания, а понякога и от представител по сигурността.

Всяко заявление трябва да бъде документирано с фактура, фактура и договор. Подписът на счетоводителя доказва, че са му предоставени документите, които са основата за плащането. Подписът на ръководителя на Централния федерален окръг показва, че целта, получателят и размерът на плащането са проверени и плащането по посочения артикул трябва да бъде извършено.

Фигура 3 Заявление за еднократно плащане

Фигура 4 Схема на плащане

таблица 2 Протокол за изпълнение на заявление No 05-02502 от 26.07.07г