Как да създадем централизирано счетоводство в група компании

какви функции ще изпълнява централният офис и какви ще останат при дъщерните дружества;
колко служители са необходими;
в коя счетоводна система да работи и как да организира работния процес;
как да намеря служители;
как да разпределите и поправите отговорността.

Разпределете функциите между централния офис и дъщерните дружества. Пълната централизация на счетоводството не означава, че дъщерните дружества няма да имат счетоводители. Във всеки случай във всяко регионално подразделение ще трябва да оставите поне един счетоводител-касиер, който да сканира първични документи. Централизираният счетоводен персонал ще отговаря за такива функции като разработване на счетоводни и данъчни счетоводни методи, отчитане на приходи и разходи, ведомост за заплати, изчисляване на данъци и банкови операции, формиране и подаване на счетоводни и данъчни отчети.

Изчислете броя на служителите. За да определите щатната таблица и броя на служителите, ще трябва да оцените очакваните разходи за труд за счетоводни услуги за определени области на счетоводството. Процедурата може да бъде следната (вижте таблица 1. Изчисляване на броя на служителите на централизирания счетоводен отдел за един от клоновете на LLC "SPSR-Express"):

за всеки клон или дъщерно дружество се формира списък на необходимите счетоводни операции в контекста на счетоводните области и се изчислява честотата на тяхното изпълнение. Информация за броя на транзакциите може да бъде намерена в счетоводните регистри за всяко предприятие;
се извършва времето на работното време, прекарано за изпълнението на тази или онази операция. От опит можем да кажем, че задържането на един документ, съдържащ една позиция, отнема средно около минута и половина;
въз основа на получените данни се изчислява броят на служителите на централизирания счетоводен отдел (С), които ще обслужват определена счетоводна област. Формулата за изчисление ще изглежда така:

Елена Волкова, Заместник генерален директор по икономика и финанси, SPSR-Express LLC

Таблица 1. Изчисляване на броя на служителите на централизирания счетоводен отдел за един от клоновете на LLC "SPSR-Express" показва пример за изчисляване на броя на служителите на централизирания счетоводен отдел за един от клоновете на LLC "SPSR- Експрес ", специализирана в експресна доставка на стоки и документи. Когато проектът беше завършен, се оказа, че освен изчисления брой счетоводители, е необходим само един допълнителен служител за групата за счетоводна отчетност. Обемът на работата по проверка и провеждане на пътни листове се оказа по-голям от планирания.

Решаване на технически проблеми. Има няколко технически проблема, които трябва да бъдат решени преди набирането на нов персонал за централизирано счетоводство. Например в коя счетоводна система да работи. Прехвърлете счетоводните програми на предприятията в централния офис или въведете единна система. Последната опция изобщо не е задължителна, но силно желана, тъй като значително опростява въвеждането на данни, бизнес транзакциите и консолидирането на отчети. Теренните счетоводители-касиери ще трябва да осигурят отдалечен (терминален) достъп до системата за отразяване в базата данни на касовите транзакции и поддържане на досиетата на персонала.

Сформирайте екип. Има смисъл да започне формирането на централизиран счетоводен персонал с ръководители на отдели за наемане и те трябва да бъдат инструктирани да наемат обикновени специалисти. Не трябва веднага да търсите кандидати отстрани, ще бъде по-евтино да използвате съществуващия персонал. Първо, по-добре е да оцените потенциала и квалификацията на съществуващите служители и ако компанията не намери необходимите специалисти, започнете да търсите експерти от трети страни.

Разпределете отговорността. Отговорността за точността на счетоводните данни може да бъде разпределена по следния начин. Ръководителят на дъщерното дружество отговаря за извършването на касови операции, навременното предоставяне на първични документи, както и за изпълнението на банкови операции (ако няма единна хазна). Служителите на централизирания счетоводен отдел носят отговорност за коректността на счетоводството, всеки в своята област. Генералният директор и главният счетоводител на групата (холдинга) са отговорни за точността на счетоводството и данъчното отчитане. В случай на разделяне на централизираното счетоводство в отделно юридическо лице, отговорността за достоверността на отчитането се прехвърля на главния счетоводител чрез пълномощно, издадено от ръководителя на счетоводното образувание.

Елена Волкова, Заместник генерален директор по икономика и финанси, SPSR-Express LLC

Проверете знанията си и придобийте нови

Най-изгодната оферта

Възползвайте се от най-доброто абонаментно предложение и станете читател сега

Правилник за контрол на разходите за труд

За да избегнете неразумно увеличение на разходите за персонал, фиксирайте в регламентите правилата, според които счетоводният отдел изчислява бонусите на служителите.

Всичко за контрол на дълговете на компанията

Набор от препоръки, които да помогнат за подобряване на ефективността на управлението на кредитния портфейл.

Проверете данните за собственика на компанията

Разберете дали има информация за собственика, поради което банката може да откаже на компанията заем.

Как да провеждате SWOT анализ на компания

Вземете поетапно ръководство за провеждане на SWOT анализ

Най-популярни статии на месеца: Избор на читателите

Оценка на финансовата стабилност

Докажете на кредиторите, че на компанията може да бъде предоставен дълъг план за плащане, убедете банката, че може да обработва нови заеми и ще може да изплати всички свои задължения в срок.

„Финансов директор“ - практическо списание за управление на фирмените финанси