Как да заблудите управлението на дребно или защо инвентаризацията трябва да бъде независима?

Рублата пада, цените растат, а едни и същи хора работят в магазини и аптеки, идват едни и същи клиенти. Как да намалим разходите? Как да намалим отпадъците и да избегнем недостига? Олга Кузнецова, основател и главен изпълнителен директор на ORRLA, говори за независим опис, неговите предимства и рискове от самостоятелно провеждане на опис.

Инвентаризацията е един от основните методи за финансов контрол, който включва преизчисляване на стоки (или друго имущество на компанията) и съгласуване на резултатите от това преизчисляване със счетоводни данни. Инвентаризацията обикновено се извършва от служителите на предприятието, но практиката показва, че подобно решение далеч не е най-ефективно. Първо, финансово отговорните служители, както и служителите, които имат достъп до счетоводни данни за салда на материални запаси, не трябва да участват в инвентаризацията. На второ място, не всяка компания може да осигури необходимото ниво на технология и броя на служителите. Например, можем да обработим 2,5 милиона единици за един уикенд! Колко щатни служители и колко смени ще се справят с такъв обем? Трето, инвентаризацията трябва да е неочаквана. Освен това всичко трябва да се прави с едно движение, без да се разделя процесът на части. Това е едно от най-важните условия, ако то е изпълнено, инспекторите виждат гарантирано реално, истинско състояние на нещата в предприятието.

По силата на работата си познавам вътрешната статистика на много търговски вериги. Според тях дори в тези магазини, където счетоводството се води без нарушения, грешката може да достигне 10-15%. Нека да обясня този факт, като използвам примера на инвентар на магазин за домакински уреди, в който кутии със стоки се броят, без да се отварят. В такива случаи самият продукт може вече да не е в магазина (ако е бил взет от служител или продаден без опаковка). В този случай празните опаковки ще бъдат отчетени и стоките ще продължат да бъдат изброявани в баланса.

Едно от основните предимства на независимата инвентаризация е, че тя минимизира рисковете, свързани с умишленото изкривяване на резултатите от инвентаризацията. Така че, ако изчисляването на салда на материални запаси се извършва от служители на аптека или магазин, е много вероятно резултатите от преизчислението да бъдат "коригирани" към счетоводния баланс. Често възникват ситуации, когато предприятието не разкрива недостиг, но има недостиг на стоки или пари. В такива случаи можем да говорим за недобросъвестността на служителите.

По какви начини резултатите от инвентаризацията могат да бъдат изкривени?

Всяка инвентаризация пряко засяга интересите на финансово отговорните служители. За да се скрият съществуващите недостатъци, те могат да изкривят резултатите от инвентаризацията по такъв начин, че да избегнат финансовите последици от одита.

Всяка хижа, както се казва, има свои дрънкалки. Ще дам примери за измама от практиката.

Замяна на баркодове Често срещан метод за измама. Асистентът по продажбите на марковия магазин за дрехи наистина хареса скъпото кожено яке, продавано там. Той се прибира в него и прикрепва баркода към чорапите си или евтина риза, която честно се плаща от мошеника и се отписва. По време на инвентаризацията не възникват въпроси, тъй като баркодът от по-скъпия артикул се сканира така, сякаш все още е на склад. Проверяваме баркодовете на стоките, така че такова несъответствие веднага ще бъде открито.

Директно заместване на стоки. В тези случаи на мястото на взетия (или продадения) продукт се поставя по-евтин продукт от същата група (например скъпите мъжки обувки се заменят с евтини). В инвентара по-евтиният продукт се отчита като по-скъп, а недостигът не се открива. Отново нашите служители отварят кутиите, като проверяват наличието и съответствието на приложения продукт с декларирания.

"Поставяне" на резултатите. Ако служителите, извършващи инвентаризацията, имат достъп до данните за счетоводните баланси, резултатите от инвентаризацията могат просто да бъдат манипулирани (например същата позиция се сканира толкова пъти, колкото трябва да има според счетоводните данни). Разбира се, независим изобретател няма достъп до счетоводни данни и по никакъв начин не се интересува от „монтиране“, така че тази опасност не възниква.

Отчитане на празни или непълни пакети. Например, в аптека лекарствата се продават на парче, а по време на инвентаризацията кутията с сашета Coldrex не се отваря, но се счита за пълна.

Неправилно отчитане на дребни артикули. По правило малките стоки се доставят в големи опаковки, кутии, например 10, 50, 100 и др. Единици. По време на инвентаризацията малките стоки често се броят не на парчета, а на такива опаковки. Освен това, в случай че не се отворят големи опаковки, винаги има възможност стоките вътре да липсват.

Дори без злонамерено намерение, при неправилно доставено произведение, възниква неправилно класиране на стоките. Няма значение в каква посока - излишък или недостиг. В крайна сметка всяко неправилно класиране пречи на продажбите и следователно пречи на парите от работа. И ако стоките са нетрайни? Точно това. Такива грешки са скъпи в мащаба на мрежата за търговия на дребно, загубите могат да достигнат милиони рубли.

Как да направите инвентаризация успешно?

Няколко съвета за тези, които избират изпълнител за инвентаризация:

• Проведете проучване на пазара, говорете с колеги, изберете компания, която ще извърши инвентаризацията ви. Помолете потенциалния изпълнител да изчисли разходите за възлагане на външни изпълнители и да ги сравни с разходите за наемане на персонал за вашите собствени служители. Резултатите може да ви изненадат.

• Изяснете какви технологии и подходи се използват от инвентарната компания. Ще могат ли гъвкаво да се доближат до вашите изисквания и да направят опис, като вземат предвид всички ваши заявки. Как работи зонирането? Какво се случва, ако се установи несъответствие в една от зоните? Как работи помирението? В какъв формат ще получавате данни за баланса? Попитайте за опцията за тестов инвентар - някои компании предлагат тази опция.

• Не информирайте финансово отговорните служители за предстоящата проверка.

• Правете инвентаризация без прекъсване за почивните дни или празниците, от началото до края за надеждни резултати.

Трябва да се има предвид, че използването на сървърно оборудване, терминали за събиране на данни, които предават информация директно на сървъра чрез Wi-Fi, дава възможност за ускоряване на обработката на данни за баланса на стоките и за наблюдение на работата на всеки от броячите онлайн. Обработката на данните се извършва на специализиран софтуер незабавно по време на преброяването на стоки, разработен специално за инвентаризация на материални запаси. Програмата не може да бъде заблудена; тя напълно изключва човешкия фактор. Стоките се сканират от гишетата - обучени специалисти, които правят инвентар всеки ден. Те са "заточени" за внимателност, педантични и скрупульозни.

В резултат на това независимият списък не само гарантира пълната надеждност на резултатите, но също така ви позволява да спестите време и ресурси на търговско предприятие благодарение на бързо, добре координирано и професионално изчисляване на балансите.