Изисквания за сканиране на документи

Уместността на използването на електронни документи е голяма както никога преди, както между компаниите изпълнители, така и при контакт с официални органи. Анна Федотова, юрисконсулт в IK U-Soft LLC, проучи изискванията на инспекторите за сканиране на документи.

Когато работите с електронни официални документи между партньори, можете да зададете свои собствени изисквания за правилата за обработка на документи, включително сканиране на хартиени оригинали. Но при взаимодействие с официалните власти ще трябва да се съобразите с изискванията на длъжностните лица. Трябва да се отбележи, че на законодателно равнище все още няма единни изисквания за сканираните документи, поради което такива правила се установяват във всеки отделен отдел независимо.

Изисквания към файла

Моля, обърнете внимание, че TIFF и PDF трябва да се използват като основни формати за представяне на цифрови изображения на сканирани документи. Не се препоръчва използването на други формати. Документите с множество страници трябва да бъдат сканирани в режим на много страници. Тоест след дигитализацията трябва да получите един файл, съдържащ изображения на всички страници на документа. Ако документът се състои от една хартиена страница, е разрешено да се използва JPEG формат. PDF форматът се използва за пълно представяне на документ в електронен вид.

Становище на данъчните власти

Формат на инвентара

Чернова на поръчка

Ако документите са съставени в съответствие с форматите, установени от Федералната данъчна служба, те могат да бъдат изпратени до инспекцията в електронен вид с помощта на всякакъв софтуер, включително с помощта на системата за електронно управление на документи Kontur-Archive. Федералната данъчна служба вече е разработила изисквания за формата на материалите, изготвени на хартия и представени сканирания. Тези изисквания се отнасят до представянето на документи на инспектори при поискване в съответствие с параграф 2 от член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В момента е изготвен проект на заповед на Услугата, който се планира да одобри изискванията за формата на сканиране.

Планирано е да се установят следните изисквания: документ, съставен на хартия и поискан от одиторите, се преобразува в електронно изображение чрез сканиране, като същевременно се запазват детайлите на документа. Самото сканиране се генерира под формата на графични файлове във формат TIFF, JPG, PDF, PNG. В този случай сканирането трябва да се извършва с разделителна способност най-малко 150 и не повече от 300 DPI (точки на инч), като се използват 256 нюанса на сивото.

5 MB и не повече трябва да бъде общият размер на всички прехвърлени файлове в рамките на едно приложение.

Сканирането трябва да предоставя възможност за свободно четене на текст, всички подробности, дати, визи, резолюции, други надписи, печати, печати и марки. И електронното изображение трябва да бъде изпратено до инспекцията с помощта на технологичен XML файл, чийто формат е установен от Федералната данъчна служба.

Документите, изпратени до одиторите, трябва да бъдат заверени с подсилен квалифициран електронен подпис на одитирания или негов представител. Името на подадения файл с електронно изображение трябва да има следната форма: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, където:

  • KD - префикс, който приема четирицифрена стойност, равна на 1101 (заявени документи);
  • О - идентификатор на подателя, изглежда така: деветнайсетцифрен код (TIN и KPP на организацията) - за организации, дванадесетцифрен код (TIN на физическо лице, при липса на TIN - последователност от дванадесет до двадесет нули) - за физически лица;
  • P - краен идентификатор на получателя, четирицифрен код на данъчния орган в съответствие с SONO;
  • GGGGMMDD - дата на генериране на файл;
  • N1, N2 - идентификационни номера на файлове (GUID).

Истинско списание за работата на счетоводителя днес. Изданието не публикува теории или правни норми, всички текстове са реалният опит на счетоводители, директори, адвокати и служители от персонала. Всеки служител на компанията ще намери интересна статия „за себе си“ във всеки брой.