Илюстративен урок за Microsoft Outlook 2002

Архивиране на елементи

Съдържанието на личните папки на Outlook се разраства с създаването на елементи, подобно на купчина хартия на бюро. Понякога вашият работен плот се подрежда: документи, които са важни, но не се използват много често, се разглеждат и депозират; по-малко важни хартии (например вестници и списания) се изхвърлят в зависимост от възрастта им или се поставят в големи кутии и се забравят до по-добри времена. В Outlook старите елементи се прехвърлят в архивния файл.

В раздела „Автоархивиране на раздела“ малко засегнахме въпроса за архивирането на елементи, но не описахме напълно защо е необходимо архивирането, какви са предимствата на периодичното архивиране и др. Тук, в допълнение към отговорите на тези въпроси, ще разгледайте по-отблизо процедурата за автоматично архивиране. „ръчно“ архивиране, както и процедурата за разархивиране на елементи.

Нека започнем с отговори на въпросите по-горе:

  1. Архивирането е необходимо като превантивна мярка, предотвратявайки запушването на папки с ненужни елементи и остаряла информация, което забавя и затруднява намирането на необходимите данни.
  2. Архивирането не унищожава елементи (въпреки че тази опция също е възможна), а само ги премества на друго място, докато не се нуждаете от тях отново.
  3. Ако неизправности в Outlook или информация се прехвърлят от един компютър на друг, необходимите елементи могат лесно да бъдат извлечени от архива.

Нека да преминем сега директно към процеса на архивиране на елементите. Има две стандартни процедури: автоматично архивиране и "ръчно".

Автоматично архивиране

Опциите за автоматично архивиране са зададени в диалоговия прозорец Автоархивиране (Автоархивиране).

Пример 17.5. Автоархивиране на елементи.

  • Услуга ›Опции ... Освен това
  • Автоархивиране ... (фиг. 17.8)

По подразбиране елементите на Outlook се архивират автоматично на всеки 14 дни. Потребителят може да зададе всяка честота на този процес и също така да го отмени изцяло, като премахне отметката от квадратчето.

урок

Фигура: 17.8. Диалогов прозорец AutoArchive

Поле за отметка Заявка преди автоматично архивиране (Подкана преди стартиране на AutoArchive) ще доведе до появата на специален диалогов прозорец, всеки път, когато уведомява за стартирането на AutoArchive.

По подразбиране Outlook изтрива, а не архивира изтекли имейл съобщения. Ако искате да архивирате, а не да ги изтривате, премахнете отметката от съответното квадратче.

Също така по подразбиране Outlook запазва всички архивирани елементи в специален файл, намиращ се в папката C: \ Windows \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst. Описвайки как работи Outlook, можем да кажем, че при архивиране той създава резервни копия на съществуващи елементи на място, където те няма да претоварят текущите масиви от информация. Ако искате да създадете нов архив или просто да го поставите някъде другаде, щракнете върху бутона Общ преглед ... и въведете ново име за архивния файл.

Също в раздела Настройки по подразбиране за архивната папка (Настройки на папката по подразбиране за архивиране) можете да посочите дата за постоянно изтриване на елементи от архива и също така да кажете на Outlook автоматично да изтрива, вместо да архивира остарели елементи.

Коментирайте
При архивиране текущата структура на папката се записва в нов архивен файл. Ако папката, в която са поставени елементите, има родителска папка, същата папка ще бъде създадена в архивния файл, но нейните елементи няма да бъдат копирани в архива. Така че структурите на папките в архивния файл и Лични папки идентични.