Етапи на създаване на електронен архив

За да се създаде електронен архив компетентно и ефективно, документите трябва да се обработват последователно. Работата по създаването му включва 4 етапа:

един. Първо, хартията е подготвена за сканиране. Съвременната технология прави възможно това, като същевременно отговаря на определени материални изисквания. Листовете трябва да бъдат бродирани, разкопчани и разширени. Отстранете всички видове метални предмети (щифтове, кламери, скоби) от купчините. За да намалите времето, необходимо на скенера да разпознае документа за ориентация. Препоръчително е да сгънете листовете, така че текстовете да са ориентирани в една посока. В зависимост от резултата, който искате да получите при сканиране, е по-добре да организирате документите по съдържание, дати, номериране.

2. Следващият етап, който характеризира създаването на електронен архив, ще бъде цифровизацията. В този случай документите се преобразуват в електронна форма. В зависимост от качеството на хартията, съдържанието и формата на текста, сканирането може да бъде плоско или вградено. Някои организации погрешно смятат, че разпознаването на документи за създаване на електронен архив не е трудно и че всеки служител може да се справи с него. Но, както показва практиката, това не е така. Трябва да поверите този процес на специалисти, предоставящи услуги за сканиране на документи, за да получите пълноценен архив в бъдеще.

3. Третият етап е обработката и структурирането на сканирания материал. След конвертиране на документа в цифрова форма е необходимо да проверите изображението. На този етап се извършва обработка, за да се подобри качеството на получения текст и, ако е необходимо, неговото възстановяване. В общия процес на сканиране този етап е най-трудоемък и отнема много време. Структурирането на получените данни означава създаване на всякакви каталози с необходимата допълнителна информация за групи документи или за един от тях, които по-късно ще служат за намиране на необходимия материал.

4. Създава се търсачка. Те могат да се различават по сложност в зависимост от индивидуалните нужди на организацията. Документите могат да се търсят по електронни полета или по контекст на съдържанието. Разширението, в което се запазва сканираният текст, също е важно. Може да бъде във формат pdf или tif. Клиентите често искат да имат документи в две различни форми. В многопотребителски режим е по-удобно да съхранявате документи с разширението pdf.