ECM система за двигател на работния поток вместо BPMS

Според статистиката, събрана от представители на BPM Logic, над 52% от руските компании автоматизират управлението на бизнес процеси, използвайки електронни системи за управление на документи; и само около 16% използват BPM системи (BPMS). Тоест, специализираните инструменти губят от неспециализираните, за които работният процес е само една от редица големи функции.

Състоянието на нещата може да изглежда неестествено, но ако прецените бизнес нуждите на клиентите на информационните системи, много неща си дойдат на мястото.

Разлика между работния процес и BPM

Анатолий Белайчук през 2010 г., на вълната от интерес към BPM, написа публикация „Разликата между BPM и Workflow: не само технологии“, където, от една страна, беше казано, че добрият двигател на работния процес не изостава твърде много назад BPMS по отношение на технологията.

За целите на тази статия ще направим сравнение в различен контекст, описвайки някои от характеристиките на инструментите.

BPMS ви позволява да управлявате сложни процеси високо ниво, като производствени и дистрибуционни процеси. Инструментът за работен поток е предназначен за автоматизиране на еднократни работни взаимодействия или типични процеси с известен списък от изпълнители, например поръчване на материали или услуги.

BPMS е силно фокусиран върху анализа и подобряването на процесите, включително търсене на тесни места, симулация и дизайн. В края на краищата сред основните задачи на ECM е управлението на взаимодействието, но не и оптимизацията, което е възможно по-скоро на етапите на консултиране и внедряване.

BPMS е по-гъвкава система. За да промените схемата на типичен процес в ECM система и да промените промените във всички подобни процеси, трябва да включите администратор или поне обучен бизнес анализатор. Тоест, ако процесите редовно се подобряват, работният процес може да не отговаря на компанията клиент.

Работен поток - прав инструмент. Тя ви позволява да задавате задачи, бързо да променяте техните ключови параметри, но не и да управлявате процеса като цяло. Това е полезно за изпълнители, но не и за ръководители на проекти или собственици на процеси. Тоест работният процес е по-скоро административен, отколкото инструмент за управление.

Работният процес е по-лесен за научаване, тъй като неговите възможности са ограничени, следователно е възможно бързо, за по-малко от седмица, да се обучат ключови потребители, като се проведе един курс за функционалността на системата за всички. Администраторите се обучават отделно, но броят им е малък.

Така че защо не и BPMS?

Сравнението не е в полза на двигателя на работния процес на ECM. Но зад предимствата на BPMS не е трудно да се види обяснение защо този клас системи се оказва по-малко популярен.

Поради високата сложност на BPM системите кръгът на техните пълноценни потребители е ограничен. Обикновеният служител няма нужда да управлява бизнес процес, а по-скоро да участва в него, изпълнявайки функциите си. Освен това местните изпълнители могат да използват собствени системи за автоматизиране на своите дейности и работни процеси. Около 75% от компаниите използват пет или повече информационни системи за автоматизиране на бизнес процесите, а 29% дори имат парк от решения, който включва повече от 20 интегрални схеми.

Ключовите бизнес процеси не се променят често на всеки шест месеца или година. До 50% от добре установени, добре установени процеси може да не се променят в продължение на няколко години. Повече от 60% от представителите на руски компании казват, че реинженерингът не се извършва по планиран график, а при необходимост. Оказва се, че гъвкавостта на процесите, придобити чрез внедряването на BPM системи, може да не е търсена.

Въпреки факта, че работният процес е фокусиран върху издаването на задачи (workitem), той може да бъде доста сложен - с динамичен подбор на изпълнители, с подпроцеси, с автоматично стартиране, с изчисления в блокове, с мониторинг и компенсация на грешки и т.н.

В същото време работният процес като инструмент печели по отношение на TCO (общите разходи за притежание), тъй като е само част от ECM. BPM системите са скъпи софтуерни продукти - цената на лиценза може да бъде десет пъти по-висока от цената на лиценза на ECM система. В същото време, чрез автоматизиране на работния процес поради широката функционалност на ECM, клиентът допълнително (безплатно) получава възможност частично да затвори проблемите на управлението на бизнес процесите.

Освен това много процеси са обвързани с документи, така че е напълно логично да се използва корпоративна система за управление на съдържанието за тяхната автоматизация.

Когато двигателят на работния процес на ECM е достатъчен

Много важни за компанията процеси, обвързани предимно с документи, могат да бъдат напълно автоматизирани поради функционалността на ECM система измежду лидерите на пазара.

Например, в система на ЕСМ е възможно прозрачно управление на договорите от етапа на тяхното създаване и регистрация до изпълнение на задълженията и приключването. Процесът на одобрение на документа ще се проведе в строго съответствие с разработените разпоредби по програмирания маршрут. След подписване на договора служителите, отговорни за изпълнение на задълженията, могат автоматично да бъдат свързани с работа. Всички договорни документи ще бъдат архивирани, което ще улесни по-нататъшното търсене и докладване. Интеграцията със системи за плащане и EPR ще направи автоматизацията на процеса още по-пълна.

Функционалната ECM система може да автоматизира и друг важен процес на взаимодействие с контрагентите - правно значимият обмен на първични документи. Интеграцията с обменната услуга е оптимална тук. В случай на изходящи документи, след като бъдат създадени в счетоводната система, те автоматично ще влязат в системата ECM, където ще бъде стартиран бизнес процесът на вътрешно одобрение и подписване. Входящите документи влизат в системата чрез услугата за обмен и започва вътрешният процес на тяхната проверка и подписване.

В случай на автоматизация на наистина сложни бизнес процеси, може да е по-логично да се внедри BPM система като допълнение към EDMS. Алтернативен вариант е да поръчате допълнителни услуги за разработка от доставчик или интегратор на ECM система, за да използвате пълния технологичен потенциал на двигателя на работния поток.