Анализ на разходите по метода ABC

Методология изчисляване на оперативните разходи (Разходите, базирани на дейности, ABC) стават все по-популярни. Методът ABC се основава на твърдението, че за производството на всеки продукт или услуга трябва да се извършат редица операции (функции), всяка от които изисква определени ресурси. Необходимо е да се изчислят разходите за всяка операция - и тяхната сума, с определени корекции, ще бъде цената на продукта (услугата). Тази техника се основава на процесния подход към управлението.

Като синоними на метода ABC в рускоезичната среда се разглеждат методите, базирани на процеса (базирани на процеса) и функционалните разходи. В руското издание на книгата на К. Дрюри "Управление и счетоводно отчитане на производството" изчисляването на разходите също се превежда като "функционална себестойност"

Процесният подход включва обръщане на внимание на бизнес процесите на компанията. Тоест в последователност от операции, които трансформират входяща информация или материални потоци, за да се получи желаният резултат за компанията. Например бизнес процесът за покупка преобразува производствените поръчки в поръчан продукт, готов за доставка до фирмата. Управлението на предприятието с процесния подход се основава на бизнес процеси. Организационната структура на компанията се адаптира към процесите, което води до ефективно управление на компанията: акцентът не е върху извършването на конкретни операции от отдел, а върху ефективността на бизнес процесите, в които тези отдели участват.

Съществува и друг подход към управлението: функционален. Същността му се състои в разпределението на функциите (хомогенни операции) между различни отдели. И така, отделът за покупки се занимава с операции, свързани с покупката, счетоводният отдел - тези, свързани със счетоводството. По този начин функционалният подход предполага, че първо се създава организационната структура на компанията, а след това подобни операции се разпределят между отделите.

Същността на метода за изчисляване на оперативните разходи. Техниката ABC включва няколко стъпки. Накратко, схемата на тяхното изпълнение може да бъде представена по следния начин. Първо се определя единичната цена на всеки фирмен ресурс (например 1 килограм материали, 1 час време на персонала, 1 квадратен метър сграда и т.н.). След това специалистите разпределят цената на ресурсите по операции, въз основа на количеството ресурси, консумирани за всяка операция. Тогава икономистите прехвърлят цената на операциите към бизнес процесите на компанията пропорционално на тяхното участие в процеса. Тогава цената на продукта (услугата) се определя въз основа на цената на процесите, необходими за създаването му. Техниката е схематично показана на следващата фигура.

Етапи на техниката ABC

Разбира се, необходимо е разходите за единици от всички ресурси да се приведат до единен времеви стандарт. Така че е неприемливо да се комбинират разходите за час на служител и годишния наем за 1 кв. метър площ: всичко трябва да бъде намалено или до часове, или до дни, или до месеци и т.н. Автомобилната компания плаща 500 долара за наем от 1 кв. м. метри офис площи годишно. Това означава, че месечните разходи за използване на помещенията ще бъдат както следва: $ 500/12 месеца = $ 42.

Във втората стъпка експертите трябва да изготвят работно дърво за компанията, като се започне с работата от най-високо ниво. Тоест с основните функции, които се изпълняват във фирмата. С други думи, ако цялата дейност на фирмата може да бъде разделена на няколко големи общи блока, тогава тези блокове ще бъдат дело на горното ниво. Така че закупуването и доставката на стоки в производствена компания, която произвежда автомобили, трябва да бъде разделена на по-малки работни места. Но не бива да ги детайлирате твърде подробно, в противен случай полученото работно дърво ще стане твърде тромаво. В бъдеще те могат да бъдат подробно описани по-задълбочено.

След това експертите определят цената на работата (операциите), като използват разходите за единици ресурси, изчислени на първия етап. Разходите за ресурси се прехвърлят към операции в съответствие с коефициент, който показва броя на ресурсните единици, използвани за тази операция.

И така, четирима инженери-конструктори трябва да отделят 2 месеца, т.е. 60 дни, за да проектират автомобил с марка А. Разходи за работен ден за инженер-конструктор: $ 1066/22 работни дни = 48,45. Знаейки цената на всеки ден на инженер-конструктор, можете да го прехвърлите на тази операция с коефициент, изчислен както следва: 4 инженери * 60 работни дни = 240. Това означава, че проектирането на автомобил А ще струва = 48,45 долара * 240 = 11 628 долара.

Що се отнася до режийните разходи, по-удобно е да ги разпределите директно между процесите. Тъй като например броенето на колко квадратни метра е необходимо за завършване на всяка операция е ненужни стъпки.

На третия етап специалистите изчисляват цената на бизнес процесите на компанията. Първо, те трябва да бъдат разпределени на най-високо ниво (общи процеси), а след това трябва да бъдат детайлизирани в подпроцеси. Например бизнес процесът от най-високо ниво „Покупка“ ще бъде разделен на „Преговори с доставчик“, „Изготвяне на търговско предложение“. В повечето случаи вторият и третият етап се извършват едновременно: бизнес процесите се подчертават въз основа на разработеното работно дърво.

Освен това цената на операциите се прехвърля върху бизнес процесите в съответствие с тяхното участие в тях. И така, някои операции се извършват повече от веднъж на процес, докато други участват в няколко наведнъж. Операцията „Контрол на проектирания модел автомобил“ участва едновременно в три бизнес процеса: „Проектиране на автомобил от марка А“, „Проектиране на автомобил от марка Б“, „Проектиране на автомобил от марка С“. Как да прехвърлите цената на една операция към три бизнес процеса?

Операция „Контрол на проектиран модел на автомобил“ струва 2000 долара. Тази сума ще бъде разделена на три неравни части. Тоест, в зависимост от това колко време е необходимо за участие във всеки процес и разходите ще бъдат прехвърлени към процесите. Тъй като моделът А е по-сложен, грешките в неговия дизайн са по-чести, така че контролът на този модел ще отнеме повече време от ръководителя на дизайнерския отдел. Моделни чертежи на всички автомобили му се предоставят веднъж месечно. Той прекарва два дни в проверка на модел на марка A и проверка на модели на марка B и C един по един. По този начин продължителността на цялата операция „Проверка на проектирания модел автомобил“ е четири дни. За изчислението четири дни трябва да се приемат като 100 процента. Разходите за сделката се осчетоводяват в трите бизнес процеса, както следва. Процесът на проектиране на автомобил с марка A се таксува 50 процента (2 дни/4 дни) или 1000 долара. „Проектиране на автомобил B“ и „Проектиране на автомобил марка C“ имат по 25 процента (1 ден/4 дни) или по 500 долара всеки.

Операцията „корекция на модел“ в процеса „Дизайн на автомобил“ може да се повтори пет пъти. Цената му е 500 долара, тя ще бъде прехвърлена в процеса с коефициент 5, тоест общо - 2500 долара. Нека разгледаме разпределението на режийните разходи по процеси, като използваме примера за наем ($ 42 на месец за 1 квадратен метър). Инженерите по дизайн на марка A заемат два офиса от по 12 квадратни метра всеки. Инженерите, конструиращи Модел Б, заемат един офис от 15 квадратни метра. Конструкторите от модел C са разположени в офис с площ от 10 квадратни метра. По този начин режийните разходи ще бъдат разпределени в процесите на проектиране на различни модели автомобили пропорционално на времето за изпълнение на всеки процес. Да приемем, че дизайнът на модел А отнема пет месеца, B три месеца и C два месеца. След това приписваме на процеса „Проектиране на модел А“: 5 месеца * (12 квадратни метра * 2) * 42 долара = 5040 долара. По същия начин Модел B струва $ 1890, а Модел C струва $ 840.

Така че цената на бизнес процеса „Проектиране на модел А“ ще бъде равна на сумата от разходите за всички операции, включени в него, и режийните разходи. В нашия случай изчислихме цената на всички операции за този процес и получихме 3500 долара, където 2500 долара бяха корекцията и 1000 долара бяха контролът. Добавете $ 5040 за разпределени разходи за наем на офиси, тогава цената на този бизнес процес ще бъде $ 8540.

На последния етап от анализа цената на процесите се прехвърля върху превозни средства (счетоводни обекти). Най-често експертите действат по подобен начин на третия етап: тези процеси, които участват само в създаването на автомобил с марка А, се прехвърлят изцяло към себестойността му. Ситуацията е по-сложна, ако процесът участва в създаването на всички видове продукти (това се случва в повечето случаи). В този случай се оценява потреблението на резултата от процеса от всеки счетоводен обект и цената на процеса се прехвърля към счетоводните обекти пропорционално на потреблението.

Например бизнес процесът Покупка участва в създаването на всички видове превозни средства. Резултатът му е 600 резервни части за автомобили от три марки. Технологията за прехвърляне на стойността му върху автомобили е показана на фигура 2. В резултат на това, ако процесът „Покупка“ струва 1500 долара, 250 долара се прехвърлят на автомобил А, 500 долара на клас B и 750 долара на клас C. Една и съща операция се извършва за всички бизнес процеси. И така, разходите за модел А се прехвърлят към разходите за бизнес процеса „дизайн на модел А“ или 8 540 щатски долара, част от разходите за процеса на „покупка“ в размер на 250 долара, както и разходите и частта от разходите за други бизнес процеси в общо $ 11 628. В резултат на това цената на Модел А ще бъде 20 418 долара.

Причини за използване на метода ABC

Сега, след като е изложена същността на техниката, въпросът е възможен - защо да преминете към техниката ABC, ако тя е толкова сложна? Първо, в компании, които вече са внедрили или планират да приложат описание на своите бизнес процеси, методологията ABC може да служи като логично продължение на такова решение.

По този начин анализът на описаните процеси и тяхната оптимизация може да се извърши въз основа на тяхната цена. На второ място, тази техника ви позволява по-точно да вземете предвид разходите и следователно да изчислите действителните и планираните разходи. Това ще доведе до намалени загуби на компанията, по-ясно ценообразуване и управление на асортимента, което ще помогне да се избере правилната стратегия за развитието на компанията. От своя страна това ще помогне за подобряване на конкурентоспособността.

След като причините за прехода станат очевидни, трябва да разберете кой ще приложи методологията. Да предположим, че дадена компания реши да извърши себестойност на оперативна основа. Обикновено тези функции се делегират или на финансовия отдел, или на отдела за бизнес моделиране. Основното е, че в този проект участват както служители, отговорни за изчисляването на себестойността, така и тези, които отговарят за моделирането на бизнес процеси. Оптимално обучавайте икономисти в бизнес моделирането, така че те да могат да въвеждат необходимата информация в моделите и да извършват изчисления на разходите, а персоналът, отговорен за актуализирането на бизнес моделите, прави своевременни промени в моделите на процесите. Но, както показва практиката, в повечето случаи се канят специалисти от консултантски компании.

Цената на преминаването към тази методология зависи от пътя, по който се движи компанията. Ако фирмата премине самостоятелно към методологията ABC, разходите на фирмата ще бъдат по-ниски. Те ще включват само необходимия софтуер и евентуално обучение на няколко служители по подхода ABC. Тази опция е оптимална, ако компанията има специалисти, които познават общите принципи на тази техника. В този случай ще бъде достатъчно да изпратите няколко служители за краткосрочно обучение по оперативни разходи, така че те да овладеят основите. Тогава в предприятието може да се създаде работна група за прилагане на метода ABC, която ще бъде ръководена от вътрешни специалисти по този подход. Също така служителите от групата трябва да се научат как да работят с необходимия софтуер, за да опишат бизнес процеси и да използват метода ABC. Разходите на компанията в този случай ще бъдат приблизително от 1500 до 15 000 долара.

Въпреки това, най-често компаниите нямат експерти в областта на оперативните разходи и поради това помощта на външни специалисти не може да бъде избегната. Ако фирмата привлича трети страни консултанти, тогава плащането за консултантски услуги ще бъде добавено към горната сума (от $ 6 000 и повече).

Разходите трябва да бъдат изчислени за всеки продукт.

Александър Акимов, директор за финансово консултиране и бюджетиране в консултантската фирма AxionBKG: „Две трети от нашите клиенти (фабрики и големи руски предприятия) поискаха помощ при създаването на счетоводство на оперативните разходи. Факт е, че ако предприятието произвежда голяма гама от технологично сложни продукти, тогава сред тях е необходимо да се идентифицират печеливши и нерентабилни стоки. Например ръководството на завода не можа да намери причина компанията да не получава печалби. Това беше трудно да се направи, тъй като финансистите взеха предвид общите разходи за всички видове продукти и не извършиха подробен анализ на разходите за производството на всеки вид продукт. След работа консултантите предложиха изчисление на разходите за всеки продукт - „карта на разходите“. Сега ръководството има възможност да сравнява продуктите помежду си и да определя най-печелившия компонент от продуктовата линия. След това заводът просто спря производството на един от видовете кабели и размерът на печалбата се увеличи значително ".

Източник: Списание "Консултант"