Въвеждаме сертифициране

"Кадрови служител. Кадрово деловодство", 2010 г., N 2

Статията описва процеса на регистрация на сертифициране на персонала при криза. Всеки знае формулата на „идеалния персонал“, когато разходите за персонал са склонни към минимум, а възвръщаемостта - до максимум. Атестацията едновременно засяга и двата горни компонента на това съотношение.

Най-популярната дума за 2009 г. е "криза". В областта на управлението на персонала това се усеща особено остро - програми и проекти за човешки ресурси, като правило, са сред първите, които са засегнати. Независимо от това, в такива смутни времена има смисъл да се прилага система за сертифициране в организации - на относително ниска цена получавате отличен и многофункционален инструмент.

И така, решението за прилагане на сертифицирането е взето. Къде да започна?

Нека покажем това, като използваме примера на програма за поетапно сертифициране, разработена за голямо индустриално предприятие (повече от 10 хиляди служители), която включва:

- етап на подготовка на данни;

- създаване на регламент за сертифициране на персонала;

- стартиране на пилотен проект;

- дефиниция на целеви групи;

- формиране на графика за сертифициране;

- определяне на критерии за оценка, нейните методи;

- подготовка за сертифициране;

- формиране на атестационна комисия;

- определяне на процедурата за преминаване на сертифициране;

- заседание на сертификационната комисия;

- вземане на решение за годността на длъжността и издаване на препоръки;

- регулиране на действия въз основа на резултатите от атестирането.

Етап на подготовка на данните. На този етап се изчисляват разходите за сертифициране, подготвя се презентация за ръководството. Изчисляват се и рисковете, които могат да възникнат на етапите на разработване, организация и изпълнение на проекта.

Създаване на регламент за сертифициране на персонала. Разработване на нормативен документ за определяне на единни изисквания за честотата, процедурата и методологията за сертифициране. Необходимо е да се дадат определения на специфичните термини, използвани в регламента, за да се избегнат двусмислени и свободни тълкувания. В правилника ние предписваме всички етапи на процедурата, всички тънкости. Ние също така включваме в регламента всички форми на документи, необходими за процедурата по сертифициране. Регламентът се одобрява след приключване на пилотния проект и извършване на окончателни корекции.

Стартиране на пилотен проект. За да тестваме предложената процедура, стартираме пилотен проект. Благодарение на това ние сме в състояние да проверим, коригираме, усъвършенстваме всички етапи от сертифицирането, приложено в предприятието.

Определяне на целевите групи. На този етап ние определяме кой точно ще бъде сертифициран в предприятието и какви изключения могат да бъдат. Установихме, че сертифицирането се извършва за всички специалисти и мениджъри. Служителите, които са работили на тяхната позиция по-малко от една година, не подлежат на сертифициране; млади специалисти, които са работили по-малко от две години; бременни жени; тези в отпуск по майчинство и родителски отпуск до навършване на тригодишна възраст на детето. Сертифицирането на тези работници е възможно не по-рано от една година след напускането на ваканцията. Членовете на комисиите преминават сертифициране на общо основание в рамките на периода, предвиден за подразделенията, в които са служители. За периода на сертифициране на служител, който е член на комисията, членството му в тази комисия се спира.

Формиране на графика за сертифициране. След това определяме честотата на планираните, извънредни и повторни сертификации, формираме график за сертифициране.

Графикът за сертифициране посочва:

- наименованието на отделите, в които се извършва сертифицирането;

- време за сертифициране;

- датата на представяне в комисията на необходимите документи и списъци на служители, подлежащи на сертифициране, като се посочват ръководителите на съответните отдели, отговорни за тяхното осигуряване.

В зависимост от вида на сертифицирането се използват различни критерии и методи за оценка на служителите.

Определяне на предмета и критерии за оценка, неговите методи. Въз основа на нашите цели и задачи, ние определяме, че обектът на оценяване по време на сертифицирането за нас са:

- изпълнение на служебни задължения;

- нивото на развитие на корпоративната и професионална компетентност на служителя.

Корпоративната компетентност включва знания за:

- политика за качество;

- документи, регламентиращи дейността на предприятието (вътрешни трудови разпоредби, корпоративни стандарти, основни организационни и административни документи и разпоредби, колективен трудов договор);

- функции на неговото разделение и основни бизнес процеси.

Нивото на професионалните компетентности зависи от конкретна позиция (професия) и се определя от конкретни методи.

Проекти за методи за сертифициране на дейностите се разработват от службата за персонал в тясно сътрудничество с линейни ръководители и водещи специалисти на отдели.

Основните методи за сертифициране на служители, приети в предприятието, са дадени в табл. един.

Методи за сертифициране

мениджъри, специалисти и служители

Кратко описание на методите

Анализ на лични данни - лист на персонала,
автобиография, образователни документи,
характеристики

Разговор със служител в режим "въпрос-отговор"
предварително уговорена или произволна схема за
получаване на допълнителни данни

Определение на професионални знания и умения,
способности, мотиви, лични и корпоративни
компетенции, използващи специални тестове (с
последващо декодиране)

Въпросникът за оценка е набор от въпроси,
на които служителят трябва да отговори

Групова оценка
личност

Служителят се оценява от неговия ръководител, колеги
и подчинени. Специфични формуляри за оценка могат
варират, но всички оценители попълват
идентични форми

Сравнение на служителите, оценени от
избран критерий, тяхното подреждане е в ред
намаляване или увеличаване на редиците

Анализ на конкретни
ситуации (случаи)

Моделиране на конкретна производствена ситуация.
Задачата на служителя е да анализира и подготвя предложения
с нейно разрешение

Сравнение на планираните ключови показатели
дейности с действителни показатели

Самоанализ на служителя съгласно посочените критерии

Подготовка за сертифициране. След това е необходимо да се определят и фиксират основните „референтни точки“ от процеса на подготовка за сертифициране, както и местни нормативни документи, свързани с подготовката.

За извършване на сертифициране се издава заповед, съгласувана с избрания синдикален орган, съдържаща следните елементи:

- относно образуването и състава на сертификационната комисия;

- относно одобрението на графика за сертифициране;

- относно съставянето на списъци на служители, подлежащи на сертифициране.

За да извърши сертифициране, председателят одобрява план за сертификационни дейности.

За заседанието на комисията трябва да се изготви лист за сертифициране за всяко лице, което се сертифицира.

Образуване на атестационна комисия. Ние регламентираме процедурата за формиране и функциониране на сертификационната комисия. Минималните изисквания за членовете на комисията: висше образование и трудов стаж в профила на длъжността най-малко пет години. Комитетът може да включва поканени експерти. Комисията трябва да включва представител на службата по персонала. Комисията се състои от председател, заместник-председател, секретар и членове на комисията. Всички членове на комисията имат равни права при вземане на решения. Комисията не включва, но задължително има ръководители на отдели, чиито служители са сертифицирани съгласно графика.

Важно е да инструктирате експерти и членове на сертификационната комисия, да се уверите, че те интерпретират оценките по същия начин, разбират критериите и са в общата информационна област.

Определяне на процедурата за преминаване на сертифициране. Освен това се изисква подробно проучване на процедурата за сертифициране. Рецензии, списъци на сертифицирани служители, запознаване с тях, допълнения - всичко трябва да бъде ясно регламентирано по отношение на времето.

Заседание на сертификационната комисия. Комисията разглежда подадените документи, изслушва доклади от атестирания и, ако е необходимо, непосредствения му ръководител за професионални дейности.

Професионалната дейност на сертифицираното лице се оценява въз основа на определяне на неговото съответствие с квалификационните изисквания на заеманата длъжност, участието му в решаването на задачите, възложени на съответния отдел, сложността на работата, която изпълнява, нейната ефективност и ефективност . В този случай трябва да се вземат предвид професионалните знания, трудов опит и спазването на трудовата дисциплина.

Решението на комисията се взема в отсъствието на лицето, което се удостоверява, и неговия непосредствен ръководител чрез явно гласуване. Резултатите от сертифицирането се въвеждат в сертификационния лист. Служителят се запознава с атестационния лист срещу подпис. Протоколът от заседанието на сертификационната комисия записва решенията на комисията и резултатите от гласуването. Атестационният лист и обратната връзка за изпълнението на служебните задължения се съхраняват в личното досие на служителя, преминал атестацията.

Обработка на резултатите и вземане на решения. Също толкова важна стъпка е регламентът относно резултатите от сертифицирането и тяхното тълкуване.

Резултатите от сертифицирането са поверителна информация и не могат да се използват в друга посока, освен за решаване на конкретни цели и задачи.

Въз основа на резултатите от сертифицирането на служителите комисията взема едно от следните решения:

- съответства на заеманата длъжност;

- не съответства на позицията.

Въз основа на това решение се вземат решения за персонала.

Комисията може да дава препоръки за повишаване на отделни служители или награди за техните постижения, за преместване на друга работа, да определя корективни мерки.

Регулиране на действията въз основа на резултатите от сертифицирането. След сертифицирането се издава заповед, в която се записват резултатите от сертифицирането и се одобрява планът за действие съгласно препоръката на комисията. Кадровият отдел на предприятието обобщава резултатите, определя броя на служителите, признати за подходящи и несъответстващи на техните длъжности, идентифицира служители, които не са преминали сертифициране по различни причини, както и служители, чието освобождаване от следващото сертифициране изтича.

Ръководителите на отдели и отдел по персонала следят за коректността и навременността на изпълнението на коментарите и препоръките, дадени от сертификационната комисия. Също така, според резултатите от сертифицирането, отделът по персонала развива различни дейности: резерв за развитие, формират се програми за обучение, коригира се мотивационната система, взимат се определени кадрови решения.

И така, сертифицирането е успешно приложено, появяват се първите резултати. На този етап трябва да се помни още веднъж, че организацията на сертифицирането е отговорна, трудоемка, редовна работа. И е важно да не го оставите да се превърне в „процес заради процеса“, формална, рутинна и безсмислена дейност. В края на краищата атестирането има смисъл само когато резултатите от него намират практическо приложение и са въплътени в конкретни действия (програми, решения, проекти), насочени към постигане на стратегическите цели и задачи на предприятието. Атестацията е многостранен инструмент. И само от уменията, намеренията и рационалността на използването на този инструмент зависи какво ще се случи в крайна сметка - създаване или унищожаване.