Вашият бизнес: как да спрете да правите всичко сами

Опитът, споделен от бизнес треньора Дария Бикбаева, ще помогне не само на тези, които ще започнат собствен бизнес или вече имат бизнес, но дори и на домакини. Всъщност: малко от нас са усвоили изкуството да делегират власт. Но способността да не поемаш всичко сам прави живота по-радостен и работата по-успешна.

Защо не обичаме да делегираме

Една от стъпките при организирането на вашия бизнес трябва да бъде одит на вашата заетост: трябва да оставите значителни дела и да се отървете от ненужните. Когато оставим за себе си само онези дейности, които са интересни, важни и необходими за нас, а останалото прехвърлим на нашите верни помощници, производителността ни ще се увеличи значително.

За да направите това без много трудности, започнете да пишете списък с „Не ми харесва“.

Много творчески хора се страхуват да делегират по различни причини. Първо, защото „никой не може да го направи по-добре от мен“. На второ място, „неудобно е да се безпокои или експлоатира“. И като цяло думата „делегиране“ звучи заплашително.

За да се намали тежестта на ситуацията, предлагам тази концепция да се промени на „подарък“. Нашите ненужни дела за някого могат да бъдат най-добрият подарък и спасение в неговото положение. И ние, давайки, споделяйки, правим подарък на себе си, тъй като получаваме в замяна най-ценното - време, което можем да отделим за по-важни неща.

Бизнес треньорът Брайън Трейси (книгата му "Излез от зоната на комфорт. Промени живота си" беше публикувана на руски) ме спечели в майсторския си клас с забележката, че времето не може да бъде спестено, а може да се харчи само по различни начини. Според мен Трейси даде един много показателен пример от собствения си живот.

През годините един от домакинските му задължения коси тревата седмично. И тогава един ден Брайън щеше да се справи с тревата на предната морава, но установи, че моравата вече е окосена. Оказва се, че съпругата му е наела градинар, който е свършил работата за няколко часа и 20 долара. Причината за тази промяна изобщо не беше съмнителното качество на работата на Трейси, а идеята на съпругата му, че съпругът вече не трябва да губи време за рутина, която е толкова необходима на семейството му, читателите на книги и слушателите на лекции. „Вашето време, Брайън, струва много повече! Вече нямате право да косите тревата! " - обясни тя на изненадания съпруг своето решение.

Къде да намерим точните хора? Какво може да се направи, за да се предотврати бягството на служителите в други компании? Всеки ден получавам писма с такива въпроси. Преди да отговоря, искам да се върна към момента, когато самият аз току-що стартирах собствен бизнес по организирането на празниците.

Първата ми поръчка - организирането на 10-годишнината на най-голямата банка в Татарстан „Ak Bars Bank” - получих не само благодарение на моето доверие и, ако искате, натиск, но и аз я изпълних сам, без никакви асистенти, асистенти и мениджъри. Тъкмо се приготвях за среща с ръководството на банката, бях настроен вътрешно, че мога да прекарам празника по-добре от другите. Очевидно доверието ми се предаде на клиента и те ми наредиха да организирам това събитие: ВИП прием за 400 души плюс корпоративно парти за 1000 служители. Без да навлизам в подробности, ще кажа, че празникът беше отличен. Нашето сътрудничество с Ak Bars Bank се развива успешно от дълго време.

Друго „придобиване“ в тази история за мен беше възможността да премина напълно самостоятелно през целия процес от „А“ до „Я“, да усетя всичките му тънкости и слабости. Разбрах, че мога да правя такива неща, че в това няма нищо невъзможно, дори за един човек. Но не боли да имаш екип.

Макар и само защото асистенти могат да делегират много организационни проблеми, които не изискват моето участие: съставяне на списъци, среща на изпълнители, стартиране на фонограми, контролиране на звука, осветлението, декорациите и т.н. Започнах с наемането на изпълнители за проекти, след това получих първи асистент и така, стъпка по стъпка, няколко бизнеса се разраснаха.

Не искам да губя време за това!

Първата стъпка в изграждането на вашия екип трябва да бъде набирането на помощници за решаване на задачи, за които не бива да отделяте време. Доста е лесно да дефинирате такива задачи - ако вашият списък със задачи съдържа функции, които изпълнявате „на машината“, тогава е време да делегирате тези функции.

Запишете такива случаи на лист хартия или в бележки на електронно устройство. След седмица или две ще имате цял списък. Задайте си въпроса: "Трябва ли точно да направя това?" Попитайте го повече от веднъж, защото първият път отговорът ще бъде еднозначен - никой освен вас няма да се справи с въпроса! Но след известно време идва верният отговор и се намира точния човек.

Ако списъкът се окаже огромен, най-вероятно той включва както домакински задължения, така и работници, например актуализиране на информация в уебсайта, закупуване на хранителни стоки в магазина, прибиране и завеждане на деца на училище и т.н. В този случай разпределете задачите в групи (домакински дела, финанси, пътуване) - това ще улесни намирането на помощници.

След като решите броя на задачите за решаване, които планирате да привлечете допълнителна работна сила, и разберете кои служители са ви необходими, анализирайте колко често трябва да се справяте с тези задачи - всеки ден, веднъж седмично, веднъж месечно?

Един от моите слушатели не може да си позволи постоянен служител с голяма заплата. Но това изобщо не й пречи да има асистенти. След като разгледа списъка си със задачи за делегиране, тя установи, че по-голямата част от нея се състои от задачи, които изискват внимание веднъж седмично, и след това намери някой, който с готовност се грижи за всички тях в почивния си ден като допълнителен доход . Така че моят слушател спря да прави неща, които са с ниска стойност за нея, освободи четири дни в месеца за решаване на по-важни въпроси и помогна на човека.

От какъв персонал имате нужда

Ако искате да изградите голям бизнес, първият служител, който трябва да наемете, е вашият личен асистент. В идеалния случай този човек трябва да е многофункционален, тоест той може лесно да ви замени там, където присъствието ви не е необходимо постоянно или изобщо не е необходимо - събиране на документи, чакане на опашки, организиране на пътувания и други рутинни.

Но когато бъде намерен личен асистент и процесът на "смилане" е завършен успешно, можете да участвате в избора на ръководители на проекти директно. Взех първия такъв служител по препоръка. Моят млад колега ходи на всички срещи и преговори с мен. Много исках тя да види как общувам с клиенти, как отговарям на обаждания и писма. Постигнат е желаният резултат. От начинаещ, който прави първите плахи стъпки, тя израства в добър лидер и ме замества в много проекти.

Днес вече действам различно. Ние практически нямаме време за обучение, следователно с всеки нов служител ние, на първо място, се договаряме за взаимен пробен период. За мен като лидер това е месец от внимателно наблюдение. Давам много задачи в различни области на нашата дейност и виждам как бъдещият ми служител подхожда към тях. Признавам, че в професията на организатор най-важното в началния етап не е нивото на професионализъм (ние ще преподаваме това), а желанието на човека да търси и намира решения, способността да генерира идеи и да ги защитава.

Веднъж, един от моите служители на име Тамара, на пробен период си поставих задачата да закача около града 300 къщички за птици с името на нашата компания. В същото време тя не й даде нито стотинка за този дял. Тамара намери отличен изход: тя се съгласи с училищата и те проведоха акция чрез окачване на къщички за птици. Излишно е да казвам, че човек с такива организационни умения е допуснат до държавата?

Следващият път ще говорим за това как да проведем интервюта с търсещите работа, да намерим и задържим служители.