Възможности за формиране на план за обществени поръчки за 223-FZ

Или „План за поръчки за 223-FZ: как да се подготвим лесно и лесно“

Резултатът от планирането на обществени поръчки в съответствие с 223-FZ е план за обществени поръчки, формиран в регламентирана форма и поставен навреме в единна информационна система (EIS). Но законът не регламентира, като ще го оформите, следователно клиентите сами определят реда на процеса на планиране и го фиксират в Правилника за обществени поръчки, разработен в предприятието.

Формирането на план за обществени поръчки е доста трудоемък процес, тъй като е необходимо да се определи възможно най-точно необходимостта цялото предприятие да закупи стоки, работи, услуги поне за следващата финансова година, да се направи оценка и да се постигне съгласие относно необходимостта от всяко придобиване, като се вземат предвид бюджетните ограничения и складовите наличности, ако е необходимо, групирайте подобни нужди, оформете, съгласувайте, одобрете и поставете план за обществени поръчки в EIS.

Ако целта на автоматизирането на отделите и службите, които извършват обществени поръчки, е за вашата компания не само изпълнението на процедурите, регламентирани от закона, но и изграждането на ефективна система за планиране на обществени поръчки, в този случай трябва да обърнете внимание на разработване на методологията за планиране, избор на оптималния вариант и нейната автоматизация.

В тази статия ще анализираме няколко варианта за формиране на план за обществени поръчки, но първо ще дефинираме терминологията.

Трябва Е заявление за закупуване на стоки, работи, услуги. Инициаторът на необходимостта може да бъде както обикновен служител (например заявление за закупуване на оборудване за извършване на работата му), така и мениджър, негов заместник или специално посветен служител в отдел (например формуляр нужди за неговия отдел).

Елемент от плана за покупка Е отделен компонент на плана за обществени поръчки (отделен ред). Казано по-просто, една позиция е една партида за покупка (вижте фигурата по-долу).

Няколко изисквания могат да бъдат комбинирани в един елемент. Например, изискванията за закупуване на компютри от различни инициатори могат да бъдат включени в един елемент. В този случай извършваме една покупка, вместо няколко, намалявайки натовареността на отдела за организиране и провеждане на покупката.

Позициите на плана за обществени поръчки се формират от служители на организацията, участващи в предоставянето на предприятието с материални ресурси или услуги отговаря за елементите от плана за възлагане на обществени поръчки.

Използването на специализирана система за формиране на план за обществени поръчки опростява работата на лицето, отговорно за плана за обществени поръчки, тъй като тя е адаптирана към тази задача, няма ненужна информация и позволява изготвянето и одобряването на плана толкова ефективно, колкото възможен.

Събиране на информация за нуждите

Автоматизацията на процеса за събиране на нужди и влизане в системата може да бъде организирана по един от следните начини:

1. Директно в съответния справочник;

2. Въз основа на данни от счетоводни системи;

3. Въз основа на служебни бележки;

4. Въз основа на плановете за обществени поръчки на отдели (в таблици в Excel).

Разгледайте вариантите за изграждане на процес на планиране на примера за използване на техническото решение „Управление на поръчките“ на системата DIRECTUM.

1. Формиране на потребности от инициатори в справочника

Нуждае се от поддръжниците да създават записи в директория Нужди в рамките на срока, определен от правилника на предприятието, се съгласуват с непосредствените ръководители. Отговаря за формиране на позиции въз основа на нуждите на позицията на плана за обществени поръчки, проверка на коректността на въведените данни, допълване с информацията, необходима за формиране на плана за обществени поръчки в съответствие с

правни изисквания. Например метод на възлагане, електронно възлагане или не, дата на поставяне, участниците могат да бъдат само SMP и т.н.

Потребностите, генерирани от инициатори, както обсъдихме по-рано, се групират от мениджъра на позициите, ако е необходимо. Може да се групира според общоруския класификатор на продуктите по вид икономическа дейност, като се вземат предвид датите, до кога трябва да се изпълни всяка нужда.

Очевидните предимства на тази схема включват разпределение на натоварването по отделите, повишена отговорност на инициаторите за планиране, повишена прозрачност на процеса, максимална структурирана информация (увеличени инструменти за анализ - аналитични отчети, KPI), възможност за автоматично и ръчно групови нужди.

2. Формиране на потребности въз основа на данните на счетоводните системи

●

Потребностите първоначално се формират от инициаторите в счетоводните системи. Например 1С или други:

● производствена програма (с оценка на производствените разходи);

● системи за бюджетиране и др.

След това информацията се въвежда (мигрира) в системата и се финализира от отговорните за длъжностите по отношение на изискванията по 223-ФЗ.

Вариантът е приложим, когато предприятието има висока степен на автоматизация на дейностите на предприятието по отношение на счетоводни задачи, в този случай става по-малко време за формиране на план за обществени поръчки.

Можете да обмислите възможността за зареждане на информация в директорията Нужди или директно в директорията Елементи от плана за покупка, без да използвате директория с нужди. Зависи от това как информацията в счетоводните програми съответства на формата на плана за обществени поръчки, дали има нужда от групиране на нуждите.

3. Формиране на потребности от инициатори във формата на служебни бележки

В този случай въз основа на получените бележки на хартиен носител отговорните за длъжностите или тези, които отговарят за плана за обществени поръчки, сами оформят длъжностите.

Тази опция се прилага, когато:

● В системата работят ограничен брой потребители, например отделът за покупки, който координира и одобрява плана за обществени поръчки и документите за самата процедура за закупуване. Инициаторите в системата не работят.

● Организацията все още не е готова за фундаментални промени в процеса (няма желание или възможност да откаже сервизни бележки).

Когато избирате тази опция за работа, трябва да разберете, че:

● ще се увеличи натовареността на специалистите от тръжния отдел/отдел за покупки/отговарящ за длъжностите;

● рискът от грешки от човешкия фактор ще се увеличи при въвеждане на информация в системата;

● няма удобни инструменти за комбиниране на нужди.

4. Формиране на изисквания въз основа на планове за обществени поръчки на отдели

Организацията може да използва опцията, когато ръководителите на отдели записват нуждите на отдела при придобиване на стоки, произведения, услуги в Excel формат на таблица, отразяват Какво, в който сила на звука и в която време.

В този случай се препоръчва да се разработи скрипт за зареждане на данни в референцията Нужди, това може да се направи от изпълнителната организация.

Тази опция за работа се използва в същите случаи, както при опцията за формиране на нужди от инициатори във формата на служебни бележки.

След като сте избрали една или друга опция за планиране за себе си, тя трябва да бъде записана в Регламента за възлагане на обществени поръчки и поставена в единна EIS и да бъде изготвен документ със списък с изменения. Нека ви напомня, че и двата документа са изготвени в електронен вид. Клиентът трябва да внесе промени в Правилника за обществени поръчки в EIS в рамките на 15 дни от датата на тяхното одобрение. Ако това не бъде направено, компанията клиент ще плати глоба до 300 хиляди рубли.

Координация на плановете за обществени поръчки

Както беше отбелязано по-горе, важно е не само да се събира информация от поддръжниците, но и да се гарантира валидността на плана за обществени поръчки. Това се осигурява и от съгласуването на плана със заинтересованите страни и управителя.

След като сте решили опцията за събиране на нужди и формирането на позиции, трябва да решите опцията за координиране на резултатите от планирането.