В какъв ред се издава работната книжка

Съгласно член 66 от Кодекса на труда трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ работата на служителя, и също така записва неговия трудов стаж. Младите хора, които все още нямат трудов опит, често нямат никакви познания относно процедурата, при която се издава трудова книжка. И това е важно всеки да знае.

Кой отговаря за работата с работни книги?

Работната книжка се издава от работодателя. Съгласно Правилника за поддържане и съхранение на трудовите книжки, приет през 2003 г., работодателят е този, който носи пълната отговорност за съхранението, поддържането, както и издаването и записването на работни документи на служителите.

Ако организацията няма специален служител, чиито задължения включват работа с персонала, тази отговорност е на служителя, назначен от ръководството със заповед. Това може да бъде секретар, счетоводител или мениджър, който е в състояние да съчетае тази работа с основната си дейност, установена с трудовия договор.

Предприятията, които разполагат с кадрови служби, не издават заповеди, а включват работата с трудовите книжки в задълженията на служителите на службата. В същото време служителите са длъжни да се уверят, че организацията разполага с резервни заготовки на вложки и самите книги, дори ако в момента не е необходима регистрация на нови служители. За това обаче е необходимо да се изготви книга за издаване на работни книжки, където се въвежда информация за операциите по получаване и разходване на бланки на работна книга с посочване на номера, както и поредица от всички формуляри.

Трябва ли да плащам за трудова книжка?

Чрез издаване на служител с трудова книжка или вложка в нея, работодателят може да начисли такса в размер, съответстващ на разходите на организацията за закупуване на книгата. Тази точка е залегнала в точка 47 от Правилника за поддържане и съхранение на работни книги. Но ако при спешни случаи организацията е загубила част или всички работни книги на служителите, закупуването и плащането на нови документи изцяло пада върху работодателя. Служителят също е освободен от заплащане на работната книжка, ако тя е попълнена неправилно или повредена по вина на работодателя.

Според закона не се очаква безплатна регистрация на трудовите книжки, но този елемент може да бъде включен във вътрешните правила на работния график на предприятието. Всички работни книги, попълнени от кадрови служби, трябва да бъдат официално вписани в работната книга и вложки в тях.

За какво е изданието и счетоводната книга?

Клауза 41 от Правилника предвижда, че книгата за отчитане на трудовите книжки, подобно на книгата за отчитане на формуляри и вложки, трябва да бъде заверена с подписа на ръководителя на предприятието, след това номерирана и завързана, след което те трябва да бъдат запечатани или запечатан. Подобни сериозни мерки срещу фалшифицирането са напълно оправдани, но създават известни трудности при воденето на книги. Ето защо в практиката на кадровите услуги и счетоводството, за удостоверяване на всички счетоводни форми, те използват печат на компанията.

Ако по време на проверката е установено липсата на отделни работни книги, е необходимо да се идентифицира причината и след това да се организира търсене, резултатите от което се вписват в съответния акт с описание на всички предприети мерки.

Правила за издаване на трудова книжка на служител

Издаването на трудова книжка на лице, което се назначава за първи път, трябва да се извърши не по-късно от 5 дни след започване на работа и в присъствието на самия служител.
Служителят по трудовия персонал получава формуляра от счетоводния отдел на предприятието. Въпреки процедурата за регистрация, предписана от закона, често има случаи, когато служител носи формуляр в отдела за човешки ресурси с искане да го попълни. Тук си струва да се подчертае, че законодателството забранява придобиването на форма на трудова книжка от самия служител, следователно на представителите на службите за персонал на организациите е забранено да съставят и попълват такива документи.
В регистъра за движение на работни книги трябва да се вписват само онези документи, които преди това са били вписани в счетоводната книга на бланки и вложки, налични в счетоводния отдел на предприятието.
Неправилното управление на трудовите книжки може да доведе до административна глоба, която достига 50 пъти минималната работна заплата. Налага се глоба на длъжностно лице, което е нарушило процедурата за попълване на документ.

Документи, необходими за регистрация на труда

Всички кандидати за работа са длъжни да представят следните документи на мениджъра:

Паспорт (разрешен е всеки друг документ за самоличност).
Сертификат за образование, квалификация и специални знания.
Задължително е да се представи медицинско свидетелство.
Удостоверение за отсъствие или наличие на криминално досие, наказателно преследване или освобождаване.
Застрахователно удостоверение за пенсионно осигуряване (ако човек си намери работа за първи път, този документ не се изисква).
Документ за регистрация в държавната данъчна инспекция (можете да представите както оригинален документ, така и копие).
Ако едно лице има непълнолетни деца, е необходимо да представят удостоверенията си за раждане.
Лицата, подлежащи на военна служба, и лицата, подлежащи на набор, трябва да представят документи за военна регистрация.

Процесът на издаване на трудова книжка при прекратяване на трудов договор

В съответствие с Кодекса на труда всеки гражданин има право да се разпорежда с трудоспособността си. Това се проявява именно в договорния характер на изпълнението на трудовите дейности, както и в равенството на всички граждани при влизане в трудови правоотношения. В случай на прекратяване на трудовия договор книжката се издава в следния ред:

За да започне прекратяване на трудовия договор, служителят трябва да уведоми писмено управителя за уволнението си, не по-късно от 14 дни преди напускане.
Работодателят е длъжен да уреди сметки със служителя, както и да му върне работната книжка в деня на прекратяване на договора.
Ако служителят подаде писмено заявление, работодателят трябва да издаде заверени копия от работни документи.
Ако е имало забавяне при издаването на трудова книжка и за това е виновен работодателят, а именно в случай на неправилно попълване, организацията трябва да изплати на служителя обезщетение за доходи, които той не е получил през цялото забавяне.
Денят на прекратяване на трудовия договор е денят на издаване на трудовата книжка, дори и да е имало закъснение. Новият ден на уволнението е посочен в специална заповед на работодателя, а също така се вписва в работната книжка с отмяна на предварително направеното вписване на датата на уволнението.
Ако по искане на служителя работната книжка е изпратена по пощата, само периодът от деня на уволнението до изпращането на документа подлежи на възстановяване. Времето за изпращане на работната книжка не се взема предвид, тъй като работодателят не носи отговорност за това.
За забавянето на трудовата книжка на работодателя може да бъде начислена сума за причиняване на морална вреда в резултат на лишаването на работника от възможността да работи.
Ако работодателят откаже да издаде трудова книжка, служителят трябва да се свърже с инспекцията по труда или да заведе дело.

Грешки при проектирането на работни книги

Поддържането на досиетата на персонала е доста сложен процес, а процедурата за попълване на работни книги е най-проблематичната. Грешките при попълването на трудовите книжки могат да имат отрицателни последици както за служителя, така и за работодателя. И така, кои са най-често срещаните грешки и до какво могат да доведат?

По време на първоначалната регистрация на документа

Когато съставяте трудова книжка, трябва да се помни, че работодателят, който е физическо лице, няма право да води записи в трудовите книжки на служителите. Най-честата грешка при поддържането на записи е игнорирането на информацията за образованието на служителя и невъвеждането на тези важни данни в документа. Също така трябва да се помни, че всяка информация, въведена в работната книга, трябва да бъде документирана. Информацията от думите на служителя е забранена за въвеждане в документа.

В процес на водене на книга

Повечето грешки се допускат при записване на информация за работа, на първо място, говорим за трудовата функция на служителя, одобрена с договора. Трудовата книжка трябва да съдържа следната информация:

дата на получаване,
името на професията, длъжността или специалността, като трябва да се посочат квалификациите.

Сериозна грешка е липсата в книгата на пълното и съкратеното наименование на организацията или в записите има съкращения на думи, което също е забранено. Такива грешки могат да бъдат коригирани на старото или новото място на работа, в съответствие с официалното изявление на организацията, допуснала грешката. Разделът на книгата, който съдържа данни за произведението, не трябва да съдържа никакви корекции или зачерквания, поради което записите се променят чрез обезсилване и въвеждане на нови данни.

Доста често има грешка от работодателя, който при преместване на нова длъжност прави бележка в трудовата книжка на служителя, като я заверява с печата на организацията и подписа на директора. Такова попълване на книгата обаче е неправилно, тъй като печатът и подписът трябва да бъдат поставени само след като е направен протоколът за уволнението на служителя. Тази грешка не може да бъде поправена.

По време на регистрация на копие от работна книга и вложка в нея.

Дубликатът е документ, който е проектиран по такъв начин, че да съответства по съдържание на оригиналната книга, като в същото време изключва всички неправилни записи и корекции. В дубликата липсва и информация, която не може да бъде документирана. Вложката е неразделна част от работната книга, която се зашива, когато един от разделите се попълни в самата книга. Вложката трябва да бъде съставена по същия начин като работната книга.

И така, следните основни грешки се допускат по време на процеса на дублиране:

липса на следи от дублирането>
прехвърляне към дубликат на записи, които не се основават на никакви документи>
прехвърляне на записи, които са били обезсилени>
прехвърляне на оригинални записи не в пълен размер.

Ако трудовата книжка бъде загубена, служителят трябва незабавно да кандидатства за последното официално работно място, така че ако нов работодател е изправен пред искане да издаде копие от книгата, той трябва да откаже.

По време на дизайна на вложката могат да възникнат следните грешки:

няма маркировка върху дизайна на вложката>
непълно попълване на заглавната страница>
въвеждане на информация без документална основа.

Последици от неправилно регистриране на работната книга

Поради неправилно изпълнени вложки и работни книги, служителят може да се сблъска със следните проблеми и трудности:

Ако в трудовата книжка е посочена неправилна причина за уволнение, служителят може да срещне трудности при кандидатстване за нова работа. Може да възникне ситуация, при която служителят няма да може да потвърди работата на която и да е длъжност.
Сериозна последица от грешки в трудовата книжка може да бъде невъзможността да докажете истинския си трудов опит, когато дойде моментът да кандидатствате за пенсия. На практика са известни много случаи, когато. Пенсионният фонд отказа да изплати пенсия на гражданите само с мотива, че част от данните, въведени в трудовата книжка, не съответстват на паспортните данни на служителя, от което следва, че тази трудова книжка принадлежи на друго лице.
Най-честата ситуация е, когато пълното име на служителя се различава малко от версията на записа в паспорта, например в името Наталия, вместо "b", е посочена буквата "и". За да потвърди, че трудовата книжка принадлежи на този конкретен служител, той ще трябва да получи многобройни архивни справки, но най-често хората възстановяват правото на пенсия чрез съда.

Грешките при попълването на трудовите книжки обещават проблеми не само на самите служители, но и на техните работодатели, както и на служители от кадрови отдели, които отговарят за процедурата по поддържане на книгите. Небрежността на длъжностните лица съгласно закона се наказва с административна отговорност:

В случай на нарушение на трудовото законодателство, на работодателя ще бъде наложена огромна административна глоба, чийто размер може да варира от 30 000 до 50 000 рубли. Глобата може да бъде заменена със спиране на дейността на организацията за период от 2 месеца.
Ако работодателят забави издаването на трудова книжка на служител при уволнение, работодателят носи отговорност за изплащане на обезщетение на работника за всеки ден на неоправдано забавяне. Закъснението поради ненавременни корекции на грешки в записите също се счита за такова.

Трябва да се обърне внимание на следната подробност: вече беше казано, че при попълване на работната книжка на служител за първи път работодателят събира такса от служителя за покупката му. Има обаче случаи, когато е забранено да се взема такса:

В случаи на масова загуба на работни книжки, например в случай на бедствия или други извънредни ситуации.
Ако работната книжка е била повредена по вина на работодателя.
Ако поради небрежност на служителите на кадровата служба първоначално трудовата книжка е попълнена неправилно.