Урок 19
Среда за приложение на електронни таблици в Excel

Форматиране на електронна таблица

След като изпълните задачите по тази тема, ще научите:

- форматирайте обекти на електронни таблици по различни начини;
- задайте различни цифрови формати;
- организира защита на данните;
- приложете автоматично форматиране.

Форматиране на електронни таблици

Форматирането на документ с електронна таблица се разбира като поредица от действия за промяна на формата на представяне както на самия документ, така и на неговите обекти. За да форматират електронни таблични обекти, в допълнение към обичайните методи, използвани в текстовия процесор, те използват свои собствени техники:

• данните в клетките могат да бъдат представени по различни начини (в различни формати);
• можете да промените ширината на колоната или височината на реда, в които се съхраняват данните;
• всеки обект от електронната таблица може да бъде рамкиран или подчертан със специален шаблон.

Форматирането на който и да е обект на документ с електронна таблица се извършва с помощта на командите от раздела меню Форматиране. Разграничете форматите на клетки, редове и колони.

Формат на клетка характеризира се със следните параметри: номер, подравняване, шрифт, граница, външен вид, защита. Числото определя вида на данните, съхранявани в клетката, и формата за представяне на това число. Подравняването и шрифтът се използват по същия начин, както във всички други среди. Границата определя външната граница на клетката (тип, дебелина, ход на линията). Изгледът задава шаблона за запълване и фон на клетката. Защитата определя нивото на защита на данните в клетката. По-специално можете да защитите клетка от промяна на нейното съдържание или да скриете формули.

Формат на низ ви позволява да регулирате височината на реда и да контролирате показването на реда в таблицата. Височината на линията се определя автоматично или ръчно. При автоматично разпознаване на височината на линията се избира стойност, така че да се виждат всички данни в линията.

Формат на колона ви позволява да регулирате ширината на колоната и да контролирате показването на колоната в таблицата. Ширината на колоната може да се регулира автоматично или ръчно. Автоматичната корекция на ширината на колоната избира стойност, така че всички данни да се поберат в колона в един ред.

Показване на редове и колони. Можете да скриете всеки ред и всяка колона в таблицата. Това е необходимо, когато редовете и колоните се използват за записване на междинни изчисления. След това скритите редове и колони могат да бъдат показани отново.

Формати на данни

За представяне на числови данни могат да се използват различни формати: общи, числови (фиксирани), процентни, парични, експоненциални и др.

♦ Общият формат се използва по подразбиране и ви позволява да въвеждате всякакви данни (текст, числа, дати, часове и т.н.), които се разпознават и форматират автоматично.
♦ Числовият (фиксиран) формат предоставя числа в клетки с зададен от потребителя брой десетични знаци. Например, ако изберете формат, който включва три знака след десетичната запетая, тогава числото 199, въведено в клетката, ще бъде записано като 199 000, а числото 0,12345 - като 0,123.
♦ Процентният формат осигурява представяне на числови данни под формата на проценти със знак%. Например, ако точността е зададена на един знак след десетичната запетая, тогава, когато въведете числото 0,257 в клетката, ще се покаже стойността 25,7%, а когато въведете числото 257 - 25700,0%.
♦ Паричният формат осигурява такова представяне на числа, при което на всеки три цифри са разделени с интервал, а след последния десетичен знак е посочена валутната единица на измерението - p. (рубли). В този случай потребителят може да посочи конкретна точност на представяне: с закръгляване до цяло число (0 знака след десетичната запетая) или с определен брой знаци след десетичната запетая. Например числото 12345 ще бъде записано в клетката като 12 345 p. (когато се закръглява до цяло число) и като 12 345,00 r. (с точност до два знака след десетичната запетая).
♦ Експоненциалният (научен) формат осигурява представяне на входни числа от две части:

• мантиса, която има едно място вляво от десетичната запетая и определен брой десетични знаци вдясно от него;
• ред на номера.

Например числото 12345 в експоненциален формат с дадена точност от два знака след десетичната запетая ще има формата 1.23E + 04, където 1.23 е мантисата, а E + 04 се разбира като десетичен ред и означава, че стойността на това число се определя като 1, 23 по 10 на 4-та степен.

Променете ширината на колоната и височината на реда

Ако дължината на въведеното число надвишава ширината на клетката (колона), тогава вместо номера в клетката се показват знаци за паунд (######). Когато въвеждате текст, който е по-дълъг от ширината на клетката, на екрана се показва само част от въведения текст в рамките на определената ширина на клетката. Броят на символите, които могат да бъдат показани в клетка, зависи не само от нейната ширина, но и от избрания тип шрифт (шрифт) и неговия размер (размер на точката).

Във всички тези случаи става необходимо да се увеличи ширината на колоната. Това може да стане по два начина:

♦ изберете командата Форматиране ► Колона ► Автоматично подреждане на ширината от менюто или изберете командата Форматиране ► Колона ► Ширина на колоната и посочете необходимата стойност в диалоговия прозорец, който се появява;
♦ позиционирайте курсора на мишката върху границата между имената на колоните (курсорът ще се промени на H *) и, докато задържате левия бутон на мишката, преместете границата на колоната до желаната страна.

Действията за промяна на височината на линията се извършват по подобен начин.

Променете външния вид на обектите

Електронната таблица предоставя следните опции за промяна на външния вид на обект:
♦ очертаване на границите на обекта;
♦ запълнете фона на обекта с цвят и шарка.

Процесорите за таблици също предоставят възможност за автоматично форматиране на таблица. Автоматично форматиране означава промяна на външния вид на таблицата в съответствие с посочения модел на проектиране (автоматичен формат).

Задание 4.6

Форматирайте таблицата, записана във файла Schedule.xls. Възползвайте се от възможностите, предоставени от среда на процесор на таблици:

♦ форматиране на текст;
♦ промяна на ширината и височината на колоната;
♦ задаване на формата на числата;
♦ задаване на типа подравняване;
♦ рисуване на рамка и запълване;
♦ автоматично форматиране на таблица;
♦ организация на защитата на данните.

Резултатът от работата трябва да бъде таблицата, показана на фиг. 4.11.

приложение

Фигура: 4.11. Графична таблица след форматиране (за задачи 4.6 и 4.8)

Технология на работа

1. Стартирайте процесора на таблицата.

2. Отворете документа Schedule.xls.

3. Поставете два допълнителни реда, за да създадете заглавката на таблицата:

• изберете ред 1;
• изберете два пъти командата от менюто Вмъкни ► Редове.

4. В клетка А1 въведете текста Железни пътища в курсив:

• изберете клетка A1;
• щракнете върху курсива върху лентата с инструменти;
• въведете текста Железопътни линии.

5. В клетка A2 въведете текста Разписание на влака Бологое - Твер от клавиатурата:

• изберете клетка A2;
• с помощта на лентата с инструменти попълнете клетката с шрифт с размер 12, получер;
• напишете текст;
• подравнете текста в клетката към центъра.

6. Форматирайте заглавките на колоните на графика:

• изберете ред 3;
• изберете командата от менюто Формат ► Клетки;
• в диалоговия прозорец, който се появява, отидете на раздела Шрифт;
• изберете удебелен шрифт;
• отидете в раздела Подравняване;
• изберете Център за хоризонтално подравняване;
• приложете избраните параметри, като щракнете върху OK.

7. Задайте ширината на всяка колона така, че да съответства на дължината на заглавията (вижте задача 4.1, стр. 6).

8. Задайте височината на реда на 2:

• изберете ред 2;
• изберете командата от менюто Формат ► Линия ► Височина;
• в диалоговия прозорец, който се появява, задайте височина на реда - 22;
• щракнете върху OK.

9. Задайте изобразяване на граници и попълване за диапазона от клетки A2: F2, като използвате контекстното меню:

• изберете диапазона от клетки A2: F2;
• извикайте контекстното меню, като щракнете с десния бутон на мишката;
• изберете командата Форматиране на клетки от контекстното меню;
• в диалоговия прозорец, който се появява, отидете на раздела Граница;
• в полето Тип линия изберете пробата с най-широката линия;
• изберете външните граници на клетките като рамка;
• отидете в раздела Изглед;
• изберете зелен цвят на запълване;
• отидете в раздела Шрифт;
• изберете бял цвят на шрифта;
• приложете избраните параметри, като щракнете върху OK.

10. Задайте автоматичен формат на таблицата:

• изберете диапазона от клетки A3: F13;
• изберете командата от менюто Формат ► Автоматичен формат;
• в диалоговия прозорец, който се появява, изберете подходящия тип автоматичен формат;
• щракнете върху OK.

11. Задайте обвиването на текст за клетки A12 и A13 според думите:

• изберете диапазона от клетки A12: A13;
• извикайте контекстното меню и изберете командата Форматиране на клетки;
• в появилия се диалогов прозорец изберете раздела Alignment;
• поставете отметка в квадратчето до параметъра wrap by words;
• щракнете върху OK.

12. Настройте ширината на колона А така, че текстът в клетките в редове 12 и 13 да е в 2 реда.

13. Активиране на защитата на таблицата:

• изберете командата от менюто Инструменти ► Защита ► Защита на лист;
• в диалоговия прозорец, който се появява, поставете отметка в полето Защита на листа и съдържанието на защитените клетки;
• в полето Разрешаване на всички потребители на този лист изчистете всички квадратчета, с изключение на избора на отключени клетки и избора на заключени клетки;
• щракнете върху OK.

14. Опитайте се да въведете нов номер в клетка D4 - ще се появи прозорец със съобщение за блокирането. Щракнете върху OK.

15. Деактивирайте защитата на листа, като изберете Инструменти ► Защита ► Отмяна на защитата на листа.

16. Направете клетката D4 незащитена:

• изберете клетка D4;
• изберете командата от менюто Формат ► Клетки;
• отидете в раздела Защита;
• премахнете отметката от квадратчето Protected cell;
• щракнете върху бутона OK.

17. Защитете листа отново, като повторите стъпките в точка 13.

18. Опитайте се да въведете различно време на заминаване в клетка D4, например 19:15, - предупреждението няма да се появи, тъй като тази клетка вече е незащитена.

19. Запазете файла с командата Файл ► Запазване.

20. Затворете електронната таблица, като изберете Файл ► Изход.

Задачи за самообучение

Задание 4.7.

Форматирайте таблицата, създадена в предишната тема, като използвате различни инструменти за проектиране.