Спецификите на бизнес комуникацията (страница 1 от 3)

1. Особености на преговорите

2. Разговори, тяхната същност и особености на дирижиране

3. Специфика на провеждането на срещи

4. Видове бизнес комуникация

Списък на използваната литература

Топ мениджърите носят юридическа отговорност за действията на служителите, които са агенти на фирмата. Те носят отговорност и за моралното поведение на служителите.

Бизнес етиката се изразява по-специално в:

дълбоко благоприличие на партньорите;
тяхната висока отговорност;
способността и желанието да се намери компромис;
професионални познания за предлаганите стоки, услуги;
познания за организацията и техниката на търговския бизнес;
владеене на чужди езици;
висока вътрешна култура;
добра физическа подготовка;
способността да бъдете елегантни, годни и събрани, с добри обноски;
познаване и разбиране на протокола и др.

По този начин е много важно за съвременните бизнесмени да знаят правилата на бизнес комуникацията, които ще им помогнат да преодолеят трудностите при взаимодействието между партньорите.

Преговорите са факт от нашето ежедневие. Всеки ден всички се съгласяваме по нещо.

Необходими са преговори, за да се обсъди проблем от взаимен интерес с партньор и да се вземе общо решение. Преговорите обаче понякога се използват за други цели. В този смисъл преговорите могат да изпълняват различни функции, които трябва да се вземат предвид.

Преговорите включват съвместни дейности на участници със смесени интереси. Това често се пренебрегва в действителната практика на преговори. При липса на достатъчен опит всеки се опитва да реализира само собствените си интереси.

Класически пример в преговорната практика е как две сестри споделят портокал. Позицията на всяка сестра се основаваше на получаването на възможно най-много. В резултат и двамата загубиха, разделяйки портокала наполовина, докато един се нуждаеше само от кората. За да представите взаимноизгодни решения, трябва да знаете интересите на партньора.

Необходимо е правилно да се формира представа за противоположната страна. Тази идея се формира още преди началото на преговорите и се усъвършенства по време на тяхното провеждане. Но дори когато страните стигнаха до решение и преговорите официално приключиха, взаимодействието продължава. Той е свързан с изпълнението на постигнатите споразумения. На този етап се формира представа за надеждността на партньора, за това колко стриктно следва документите, които е подписал.

В процеса на преговори могат да се разграничат три основни етапа: подготовка за преговори; процеса на тяхното поддържане; анализ на резултатите от преговорите и изпълнението на постигнатите споразумения.

Подготовката е първият етап от преговорния процес и бъдещето както на самите преговори, така и на решенията, взети при тях, до голяма степен зависи от начина, по който се провежда.

Дали преговорите ще бъдат продължителни, продължителни, дразнещи за участниците или ще бъдат проведени бързо и ефективно? Едва ли си струва да се надяваме на бързо и успешно завършване, ако страните не бяха готови за преговори. Тогава времето, предвидено за дискусия, ще трябва да бъде изразходвано за това, което би могло да бъде измислено предварително.

Преди страните да започнат да се подготвят за преговори, се анализира проблемът, който ще формира тяхната основа. Каква е неговата същност? Има ли други начини за решаването му, които изискват по-малко разходи и усилия?

При анализ на проблема е необходимо да се обърне внимание преди всичко на интересите на страните. Често преговарящите са склонни да обсъждат и съответно да подготвят само позиции, т.е. как са формулирали своето виждане за проблема. За съжаление позициите не винаги отразяват истинските интереси на партньорите. Непризирането на интересите на страните ви позволява да намерите решение на проблема по най-оптималния начин. (Често долната линия не е толкова важна, колкото установяването на дългосрочни партньорства.)

Преди да се формира позиция, е необходимо да се разработи общ подход към тези преговори - тяхната концепция. Когато се формира общ подход към преговорите, на първо място се определят задачите, които ще бъдат изпълнени при преговорите: защо е необходимо по принцип да се влиза в тези преговори? Какво е желателно да се получи накрая?

Преговорите почти винаги включват няколко решения на проблема. Тези опции трябва да бъдат намерени и оценени преди да започне действителният процес на преговори. Коя е най-интересна? Възможно ли е да го настроите, за да го направите по-приемлив? Какви негативни аспекти той носи в себе си? Трябва да се опитаме да намерим отговори на тези въпроси дори в хода на подготовката за преговори.

Основните аргументи за по-нататъшния разговор бяха обмислени предварително. При изготвянето на аргументи също е необходимо да се вземе предвид към кого са адресирани - директно към партньор или към трета страна (например обществено мнение); какви са културните, психологическите и др. особености на аргументите, към кого са насочени.

Естеството на отношенията с партньорите по преговорите оказва значително влияние върху резултата от преговорите. Има шест основни елемента, които изграждат една връзка:

1. Рационалност. Дръжте се рационално, дори ако отсрещната страна проявява емоции.

2. Разбиране. Опитайте се да разберете партньора си. Липсата на внимание към гледната точка на партньора ограничава възможността за разработване на взаимно приемливи решения.

3. Комуникация. Дори ако отсрещната страна не ви слуша, опитайте се да се консултирате с нея, като по този начин връзката ще се подобри.

4. Достоверност. Не давайте невярна информация, дори ако другата страна го направи. Това поведение отслабва силата на аргументацията и също усложнява по-нататъшното взаимодействие с други партньори.

5. Избягвайте поучителен тон.

6. Приемане. Опитайте се да вземете другата страна и бъдете отворени да научите нови неща от партньора си.

Подготвяйки се за преговори или ръководейки ги, страните по един или друг начин формират представата си за другата страна.

Преговарящите обаче обикновено не считат необходимостта да разгледат проблема „през очите на партньор“. Често страните говорят в преговорите от доста егоцентрична позиция. Трудно е, дори почти невъзможно да се преговаря, ако участниците имат противоположни гледни точки по предмета на дискусия.

По време на преговори не трябва да се страхувате да обсъждате как страните виждат проблема, какви са разликите във възприятието. Например виждате чаша на масата, наполовина пълна с охладена вода. Съпругът ви вижда мръсна, полупразна чаша, която може да остави следа върху облицовката от махагон.

За да се определи как страните ще подхождат към разрешаването на проблемите в преговорите и какви принципи като цяло са възможни тук, е необходимо да се има предвид следното: баланс на интересите на страните; подходът на участниците към преговорите като цяло и към начините за разрешаване на спорни въпроси.

Говорейки за баланса на интересите на преговарящите, важно е да се вземат предвид два момента: първо, страните винаги имат както общи, така и различни интереси; второ, не всички интереси имат еднакво значение за страните. Единият въпрос може да е по-важен за един от участниците, докато другият е за партньора му.

Наличието на общи и различни интереси предполага възможността за намиране на компромис, когато страните правят взаимни отстъпки. Това е първият тип решение на проблем при преговорите.

Присъствието на страни с различна степен на интерес към един и същ въпрос (което не винаги е така) предоставя други възможности за намиране на решение чрез преговори. Правейки отстъпки по един въпрос, който е по-малко значим за него самия, но по-важен за партньора, преговарящият получава повече по друг въпрос, който му се струва най-важният.

Вторият тип решение е да излезете извън първоначално зададените позиции. При това условие преговарящите разрешават съществуващите противоречия, като намират принципно ново решение, което да ги „премахва“. В този случай изобщо не се изискват отстъпки от страните. Например изпълнете задачата. Свържете четирите точки в квадрат с три прави линии, без да повдигате ръцете си, и се върнете там, откъдето сте започнали.

Третият тип - ако страните по някаква причина не намерят „средно“ или принципно ново решение, се крие в асиметрията на решението. Например, когато подписвате предаване.

Решението, намерено в резултат на съвместен анализ на проблема с партньор, е по-трайно, тъй като изисква повече доверие на страните помежду си в процеса на преговори и в резултат страните практически нямат страх, че партньорът може да ги измами. Успехът на преговорите тук предполага преди всичко намиране на взаимно приемливо решение на проблема.

Подготовка за интервюто. Необходимо е да се подготвите за разговори, за да увеличите вероятността за благоприятен резултат, особено внимателната подготовка изисква разговори, чиято цел е да промени мнението на събеседника.