Събитие перфектно техническо задание

Януари. Горещият сезон на новогодишните корпоративни събития, денонощната работа на специалистите в индустрията на събития и пъстрите, нестандартни, а понякога и забавни технически задачи преминаха!
Подготвяйки се за предстоящите Дни на влюбените, Защитник на отечеството, Международния ден на жената, решихме да поговорим за това как трябва да изглежда техническото задание за корпоративно събитие. За да го направим наистина интересно, запомнящо се събитие, и не само за клиента, но и за агенцията.

Идеалната техническа задача според нашето разбиране съдържа следните основни моменти:
- Цели на събитието;
- Дата на събитието и време за подготовка;
- Брой гости (участници);
- Бюджет;
- Предпочитания за мястото на събитието;
- Меню (ако е осигурена храна);
- Съотношение възраст-пол и тип поведение аудитория/гост. Водещ;
- Предишен опит (какво беше, какво ни хареса, какво не ни хареса).
- „Забранени“ теми;
- Прехвърляне.

Целите на провеждането на корпоративни събития са като цяло винаги едни и същи, независимо от размера на компанията или бюджета: развитие на вътрешните ресурси на компанията и повишаване на тяхната ефективност. Всичко останало вече са задачи, които определят вида на събитието: провеждане на тиймбилдинг, организиране на обучение, укрепване на бизнес връзките, забавления и отдих. В повечето случаи клиентът се опитва да реши няколко проблема в рамките на едно събитие.

Пример е опитът на нашата агенция да проведе едно събитие за изграждане на екип с неправилна цел и задача. Клиентът изрази желание да проведе обучителен семинар за средни и висши мениджъри и топ мениджъри, съчетавайки го с тийм билдинг и развлекателна програма. Обучението и тийм билдингът се проведе с участието на всички поканени и точно по план хората се сближиха с топ мениджърите. В развлекателната част обаче е допусната грешка: клиентът настоява на празничния банкет топ мениджърите да седят на отделна маса с лично меню и първокласни алкохолни напитки. Останалите служители, разбира се, обърнаха внимание на това и го оцениха от негативната страна - от позицията на завист, "лишения" и изразена дистанция от екипа. Ефектът на тийм билдинга беше почти напълно загубен. Агенцията предупреди, че не трябва да се дистанцира толкова много в случаите, когато събитието решава проблема с изграждането на екип; в такива случаи е необходимо да се „играе докрай” - да се настанят топ мениджъри с различни служители или да се проведе напълно независимо събитие за върха .

Брой гости (участници)
Изглежда всичко е ясно с тази точка. Но понякога си струва да положите + 5-7 души при непредвидени обстоятелства (най-новият служител, представител на компания партньор, стажант и т.н.). Има още една „клопка“, която засяга по-скоро агенциите: споразумението трябва ясно да посочва максимално възможния брой гости. В този параграф е необходимо също така да се определят клаузи, предвиждащи премахването или намаляването на отговорността на изпълнителя в случаите, когато броят на гостите на събитието надвишава договорения. Тези условия имат по-скоро застрахователен характер. Те обаче трябва да бъдат взети предвид, например при многодневни събития с хотелско настаняване, при изходящи събития с групов трансфер (който по правило има ограничения за местата) и т.н.

Бюджет
Мисля, че е излишно да се обяснява значението на този въпрос. Бюджетът е ресурс, който не бива да се подценява. Много често по една или друга причина клиентите не дават конкретни или поне рамкови цифри, в резултат на което при подаване на предложение се получава ситуация на значително несъответствие между очакванията на клиента и реалните пазарни цени на събитието на пазара . Тази ситуация почти винаги води до загуба на време и ресурси и от двете страни.

Клиентът се страхува, че ако посочите бюджета, агенциите веднага ще започнат да "въртят" клиента, повишавайки цените и намалявайки качеството. Всъщност такава тактика се провежда на пазара на събитийни услуги, но може да се използва само от начинаещи или много недалновидни агенции, създадени да получават бързи, еднократни печалби. Напротив, професионалните агенции се интересуват предимно от дългосрочно сътрудничество и многократни призиви (като същевременно поддържат средната пазарна рентабилност на своите проекти) и винаги ще се отнасят към клиента от позицията на партньорство, без да се опитват да „продадат умно 25 000 водещ рубла за 100 000 хиляди рубли ”.

Предпочитания за местоположение
Наличието на точна информация позволява на агенцията да избере сайт по-ефективно. Понякога се случва клиентът в последния момент да промени предпочитанията си, забравяйки, че те могат да доведат до трудности при изпълнението на избраната програма: липса на оборудване на обекта, неподходяща конфигурация на помещенията, достъп до помещенията и т.н.

Меню (ако има храна)
По този въпрос размерът на бюджета е от решаващо значение: повечето ресторанти или кетъринг компании винаги могат да се приспособят към определена сума и да предложат различни опции от менюто. Понякога клиентите решават да организират ястия сами, защото това е доста значителна част от бюджета и им се струва, че могат да спестят пари, ако купуват и правят всичко сами. На практика този метод почти никога не успява да спести пари, но е възможно да получите допълнително „главоболие“ и допълнителни разходи. Причина: клиентът поради неопитност не е предвидил наличието на голям брой невидими на пръв поглед моменти, свързани с кетъринга. Например, като почистване след събитието, разходи за мебели, палатки и оборудване, сервитьори, доставка и др. Професионалистите, имащи познания за специални технологии и техники, като правило могат да правят всичко до ключ в организирано и, повярвайте ми, по-икономично.

Съотношение възраст-пол и тип поведение на аудиторията/гостите
Важно е да се знае това съотношение, когато се формира развлекателна програма, за да се избегнат например твърде "спортни" дейности за аудитория на средна възраст, състезания по претегляне на въже в женски отбор, френски дегустации на вино сред работници от пристанищен склад и др.

Програма за събития
Съдържанието на програмата на събитието е може би най-гъвкавият елемент. Съвременната индустрия за събития предлага огромен брой различни дейности от най-разнообразен тип. Конкретният избор на представления, номера, артисти зависи от концепцията на събитието, предложена от агенцията, креативността на самата агенция и бюджета. При формирането на програмата е необходимо да се вземат предвид желанията на клиента по отношение на предпочитанията в посоката/вида на събитието. Видовете могат да бъдат следните: музикални, stand up комедия, спортни, интелектуални, аматьорски, театрални, технологични (лазери, джаджи, добавена реалност и др.) И др.

Важно желание по този въпрос е по-голямото доверие в агенцията, която при всички случаи е по-добре запозната с офертите на събитийния пазар и по-точно ще подбере интересна програма за вас.

За съжаление, понякога се случва, че след извършената от агенцията работа за разработване на програмата, създаване на концепцията на събитието, клиентът изразява мнението, че всичко, което му се предлага, не е интересно и той е лично, или негов шеф, или главен счетоводител или главният офис-мениджър - познава "отличен водещ", "прекрасна музикална група", "велик магьосник", "добър ресторант". По този начин клиентът се намесва в работата на професионалисти, принуждавайки агенцията да рискува репутацията си и да работи с непознати и непроверени изпълнители.

В такива случаи, когато клиентът „знае по-добре как да го направи“, неволно възниква въпросът: защо клиентът се обърна към агенцията? Не му ли е по-лесно да организира събитието сам?

Водещ
Тук могат да бъдат изразени доста специфични предпочитания на клиента, до личности. При липса на конкретни предпочитания можете да помолите клиента да даде референтен пример за стила на провеждане на събитието или просто да посочи стила и характера на домакина.

Предишен опит (какво беше, какво ми хареса, какво не ми хареса).
За да се избегнат повторения и да се спести време на всеки, препоръчително е клиентът да изброи предишните дейности с подробности за програмата. Също така е полезно да получите информация за това какво сте харесали и какво определено не сте харесали.

„Забранени“ теми
В някои компании има условно забранени теми, споменаването на които трябва да бъде изключено от плана на сценария и текстовете за водещите. Например, осмивайки конкурентите, използвайки темата за конкретни дейности (не трябва да се шегувате с представители на специалните служби за шпиони или природни бедствия, нежелателно е да се шегувате с лекари за пациенти и т.н.) Информация по такива теми трябва да се получи от клиентът предварително.

Прехвърляне
В случаите, когато събитието е извън площадката, е необходимо да се осигури прехвърлянето на гостите на сайта. Също така, когато се изчислява трансферът, е наложително да се постави запас + 5-6 допълнителни места. За събития в града може да бъде осигурен трансфер и по искане на клиента.

В заключение бих искал да отбележа, че идеалната техническа задача за корпоративно събитие е задачата, изготвена съвместно от клиента и агенцията в комуникация на живо. Следователно не е необходимо да се избягват срещи и дискусии: една среща по отношение на ефективността е равна на десетки писма в кореспонденцията.

В резултат на това бих искал да изразя основното си желание за работа с клиенти: винаги гледайте на сътрудничеството не от позицията „продаден-закупен”, „изпълнител - клиент”, а от позицията на партньорство. Всички разбират, че агенциите са търговски организации с цел печалба. Все още обаче има много важен и ценен критерий за успех на агенциите - доволните лица и усмивките на гостите на събитието, както и собственото им удовлетворение от реализацията на интересен и ярък проект.