Обработка на икономическа информация в документи на Word

Краснодарски държавен университет за култура и изкуства

Икономика на мениджмънта и рекламата

ТЕМА: „Използване на полета и отметки за проектиране и автоматизиране на редактирането и обработката на икономическа информация в документи на Word.“

Завършен: студент 2-ра година

Автоматизация на документи 6

Подробности за документа 11

Информация за потребителя 13

Връзки и връзки 14

Референции: 19

Въведение При създаването на програми от пакета MS Office беше повдигнат следният проблем, "как да се автоматизира максимално работата им в различни клонове на човешкия живот, независимо от посоката?" Този проблем, по един или друг начин, беше решен чрез въвеждане на полета и отметки в различни видове документи.

И така, какво точно е отметка - това е място в документ или избрано парче текст, предназначено да се използва като връзка. Местоположението на текста автоматично се присвоява на посоченото име. Освен това като „котва“ за отметка можете да използвате различен текст, цифрови стойности, които по-късно ще бъде възможно да се използват във формули. Що се отнася до начина на задаване на отметка, за това, на първо място, е необходимо да изберете текст, фрагмент от текст, числова стойност, за която се създава отметка, или просто да поставите курсора на мястото на бъдещето отметка, ако е позиционна. След това в менюто "вмъкване" изберете елемента "отметка", след като изберете кой допълнителен прозорец ще се отвори. В този прозорец ще трябва да въведете име, отметки (името трябва да започва с букви, а не цифри, в противен случай просто ще бъде невъзможно да се добави) и след това да добавите отметка.

Като начало мисля, че трябва да изясня кои са формите. Най-общо казано, това е обект, вмъкнат в този случай в документ на Microsoft Word и има свой собствен „вътрешен смисъл“, тоест команда за някакво действие при използване на това поле. На първо място, трябва да се отбележат няколко вида полета, чието използване е характерно най-вече за икономически документи: касови бележки, фактури, различни видове формуляри, формуляри и др.:

Подробности за документа

Съдържание и индекси

Информация за потребителя

По-нататък в тази работа ще бъдат разгледани всички горепосочени полета и за да не се повтарят, ще кажа, че за почти всички полета можете да покажете техните "кодове" по един прост начин: за това трябва да се обадите на контекстно меню на полето и изберете елемента "кодове/стойности на полето", фиг. 1.

След това в полето вместо стойността му ще се покаже формула, всички характеристики на която ще бъдат описани по-долу. И за да върнете стойността на полето, трябва отново да натиснете „кодовете на полето/стойности“ в контекстния прозорец.

< TIME @ "dd.MM.yy H:mm:ss">, това обаче е най-пълният изглед и във всеки случай може да липсват определени променливи. Трябва също така да се отбележи, че ако е необходимо, полето за време (команда TIME), можете да зададете различни типове, като промените неговия ключ (ключът е всичко след знака @, включително него). Променливите в ключа могат да бъдат както следва:

dd - изход за деня, докато ако числото е от 1 до 9, то числото ще се покаже като 01.02. 09.

dddd - денят от седмицата се показва с думи

MM - показва се номерът на месеца

MMMM - месец с думи

гггг - показва се годината, докато броят Y определя колко цифри от стойността на годината ще бъдат показани.

H-час, към момента на влизане

Освен това трябва да се каже, че когато се извежда стойност, ще се извеждат онези променливи разделители, които ще бъдат предоставени при въвеждане.

Що се отнася до самата команда TIME, нейното присъствие в полето за време не е необходимо, в зависимост от ситуацията могат да се появят следните команди:

Поставете дата и час първо спаси документ под текущото му име, посочено в раздела Статистика в диалоговия прозорец Свойства (меню Файл).

По подразбиране се използват форматите за дата и час, избрани в раздела Час и дата в прозореца на свойствата Език и стандарти в контролния панел на Windows или Windows NT.

Поставете текущата дата. Word вмъква поле DATE, когато щракнете върху бутона Date в лентата с инструменти Header and Footer. По подразбиране е форматът на датата, избран в раздела „Дата“ в листа със свойства „Език и стандарти“ в контролния панел на Windows или Windows NT. За да промените тази настройка за Word, използвайте бутона по подразбиране в диалоговия прозорец Дата и час (меню Вмъкване) или можете ръчно да промените кодовете на полетата след поставяне.

Забележка: в допълнение към вече описаните свойства на полетата от семейството "дата и час", трябва да се отбележи още едно, всички тези полета могат да се вмъкват в горните и долните колонтитули, ако е необходимо, така че да са на всяка страница при печат документ.

Полето за формула е специален случай; то може да се използва за автоматизиране на изчисляването на данни, като първо се създаде форма. Може да се използва както в таблици, така и без тях, на всяко удобно място в документа, с изключение, може би, само на полето на страницата. Единственият му недостатък може би е само, че полетата не се актуализират автоматично, както в Excel, така че това трябва да се направи ръчно, ако е необходимо: за това се избира поле или група полета и чрез контекстното меню (Фиг. 1) е избрано полето за актуализация, след което се извършва актуализацията.

Що се отнася до добавянето на формула към документ, в допълнение към универсалния метод, има и друг, мисля, по-удобен в този случай: курсорът се поставя на мястото, където възнамерявате да вмъкнете формулата, след което "формулата "елемент се избира в менюто" таблица ", след като изберете кой отваря прозореца: Фиг. 2

В този прозорец самата формула се записва директно в текстовото поле "формула" и при необходимост се задава функция, която се избира в съответния прозорец. Отметките, които трябва да бъдат избрани предварително, също могат да действат като добавка, коефициент или умножител. Освен това в този прозорец е възможно да изберете формата на числото: паричен, редовен, процент.

ABS (x) - дава абсолютната стойност на число или формула (неподписана).

И (x; y) - връща стойност = 1 (вярно), ако и двата булеви израза x и y са верни, или = 0 (false), ако поне един от тях е false.

СРЕДНО АРИТМЕТИЧНО () - изчислява средната стойност на стойностите, включени в списъка.

БРОЯ () - резултатът е броят на елементите в списъка (в скоби).

ОПРЕДЕЛЕНО (x) - Функцията приема стойността 1 (true), ако изразът x е валиден, или 0 (false), ако не може да бъде оценен.

НЕВЯРНО - използва се в резултат на сравнение в други функции и приема стойността "false" = 0 (нула).

IF (x; y; z) - функцията извежда стойността y, ако условието x е вярно, или z, ако е невярно. y и z могат да бъдат числа или низове.

НЕ (x) - 0 (false), ако boolean x е true, или 1 (true), ако false.

ИЛИ (x; y) - 1 (true), ако поне един от двата булеви израза x и y е true, или 0 (false), ако и двата са false.

ПРОДУКТ () - Продуктът на стойностите, включени в списъка. Например функцията

< = PRODUCT (1;3;7;9) >връща стойността 189. Клетките на таблицата също могат да се използват като елементи от списъка.

КРЪГЛИ (x; y) - Стойността x, закръглена до посочения десетичен знак (y). x може да бъде число или стойност на формула.

ЗНАК (x) - функцията определя знака на число и приема стойности: 1 (ако x> 0) или –1 (ако x не е равно

= По-голямо или равно

"Text1", "Text2" - Текст, който се вмъква в случай на логически израз true (Text1) или false (Text2). Ако Text2 не е посочен и булевият израз е false, няма да се вмъква текст. Всеки ред трябва да бъде цитиран.

Вмъкване на макрос, за да стартирате, който трябва да посочите към стойността на полето MACROBUTTON и щракнете двукратно или щракнете веднъж и след това натиснете ALT + SHIFT + F9.

Име на макрос - Посоченият макрос трябва да е наличен в активния шаблон на документ или споделен шаблон.

Съобщение - Текстът или графиката, показани на бутона. Можете да използвате поле, чиято стойност е текст или графика, като REF или INCLUDEPICTURE. Стойността на полето MACROBUTTON трябва да е на един ред, в противен случай ще възникне грешка.

Изпраща команди към текущия принтер, за да го контролира. Стойността се показва само при отпечатване на документ. Командите на принтера могат да бъдат намерени в документацията, приложена към него..

Забележка: Полето PRINT работи правилно с принтери PostScript или Hewlett-Packard LaserJet Series II или Series III, но може да не работи правилно с други видове лазерни принтери. Полето PRINT работи само с матрични принтери, които поддържат командата PassThrough.

Този раздел е посветен на paly, с който можете да номерирате страницата, параграфите, разделите и т.н. основните полета тук са:

Последователно номериране на параграфи. Препоръчително е да използвате новото поле LISTNUM вместо това поле. Полето LISTNUM може да използва номериране от прост или многостепенен списък и може да бъде вмъкнато навсякъде в абзац. Полето AUTONUM се запазва за съвместимост с предишните версии на Word. За да номерирате абзаци, препоръчително е да използвате командата Списък (меню Форматиране).

Автоматично номериране на абзаци в юридически и технически документи. Вместо