Обща организация на деловодството

В съответствие с националния стандарт GOST R ISO 15489-1-2007 „Управление на документи. Общи изисквания ”организациите трябва да дефинират и документират своята политика за управление на записите. Целта на тази политика трябва да бъде създаването и управлението на автентични, надеждни и използваеми документи, способни да подкрепят бизнес дейности за определен (необходим) период от време.

Комуникацията на тази политика и нейното прилагане на всички организационни нива се осигурява чрез създаването на Инструкция за управление на записите или управленска документация. Инструкцията се разработва от службата за управление на офиса или служител, който отговаря за управлението на управлението на офиса в тази организация. Тя трябва да бъде приета и одобрена на най-високо ниво на вземане на управленски решения и разпространена в цялата организация.

Той също така трябва да предвижда разпределение на отговорността за спазване на тези инструкции. Инструкцията трябва да бъде разработена въз основа на бизнес анализ. Той трябва да идентифицира областите, в които законите, подзаконовите актове, стандартите и най-добрите практики са най-приложими за изготвянето на бизнес документи. По този начин предприятията трябва да вземат предвид своята организационна среда, както и икономическите аспекти. Инструкциите за управление на записи, които отразяват политиката за управление на документите, трябва редовно да се преглеждат, за да отразят действителните нужди на бизнеса.

Новият национален стандарт уточнява: „За да се гарантира автентичността на документите, организациите трябва да прилагат и документират политики и процедури за контрол на създаването, получаването, прехвърлянето, защитата и подбора на документи и по този начин да гарантират, че създателите на документи са упълномощени и идентифицирани и че документите са защитени от неразрешено добавяне, изтриване, модифициране, използване и прикриване (класификация) ". По този начин Инструкцията е необходима на организацията да рационализира подготовката и изпълнението на документи, да установи единна процедура за регистрация и контрол върху изпълнението на документите. Отделен раздел от Инструкциите е посветен на всяка от тези области на работа с документи. Като прикачен файл към Инструкциите се разработва график за работа и албум с формуляри на документи, създадени в тази организация. Всъщност разработването на график за работа и албум от формуляри за документи, както и номенклатура на делата, е изпълнението на препоръките, съдържащи се в националния стандарт GOST R 15489-1-2007 „Управление на документи.

Общи изисквания". С цел поддържане на непрекъснатост на бизнеса, спазване на регулаторната среда и осигуряване на необходимата отчетност, тези насоки изискват от организациите да създават и поддържат автентични, надеждни и използваеми документи и да защитават целостта на тези документи за необходимото време. За целта организациите трябва да приемат и внедрят цялостна програма за управление на документи, която включва списък с документи за всеки бизнес процес и изисквания за информация, която трябва да бъде включена в документите; каква форма и структура трябва да бъдат създадени и включени в системните документи и какви технологии за тяхното създаване и обработка трябва да се използват; състав на метаданните, тяхната структура и управление; изисквания за търсене, използване и прехвърляне на документи, срокове за съхранение и методи на организация, които правят възможно използването им; оценка на рисковете, свързани с отсъствието на официални документи, отразяващи дейността на организацията; осигуряване на безопасността на документите и достъпа до тях, за да се отговори на изискванията на бизнес дейностите и обществените очаквания; спазване на законовите изисквания, регулаторната среда, стандартите и организационните политики; осигуряване на съхранение на документи в безопасна и сигурна среда; осигуряване на съхранение на документи за необходимия или необходимия период; идентифициране и оценка на възможностите за подобряване на ефективността, ефективността или качеството на организационните процеси, решения и действия в резултат на доброто управление на документи.

Всички тези въпроси могат да бъдат отразени в съответните колони на листа с формуляри на документи, разработени в организацията.

Инструкциите за провеждане на офис работа трябва да отразяват въпроса за формата на работа с документи в тази организация. В зависимост от традициите, преобладаващи в организацията, нейната организационна структура и обема на работния процес, работата с документи може да се извършва в централизирана, децентрализирана или смесена форма.

С централизирана форма на работа с документи, получаването и изпращането на документи (включително електронни), тяхното регистриране, контрол на изпълнението, формирането и съхранението на делата, поддържането на справочни и информационни карти за документи, прехвърляне на дела за архивното съхранение се извършва от службата за управление на офиса или лицето, отговорно за управлението на офиса в тази организация. В структурни звена изпълнителите съхраняват само работни документи или копия на документи, завършени от офис работа.

В децентрализирана форма на работа с документи, всяко структурно звено на организацията независимо получава получените документи и изпраща изходящи (изпратени) документи, регистрира документи и следи за тяхното изпълнение, формира дела и осигурява тяхното съхранение, а след това прехвърля в архива. Смесената форма на работа с документи в различни комбинации съчетава елементи от двете организационни форми, описани по-горе.

Термините, използвани в инструкциите за извършване на офис работа в организацията, трябва да отговарят на GOST R 15489-1-2007 „Управление на документи. Общи изисквания "и GOST R 51141-98. Работа в офиса и архивиране.

Термини и определения ".

Инструкциите за работа в офиса включват следните раздели.

1. Общи разпоредби (разделът посочва документите, въз основа на които е разработена инструкцията за работа в офиса, както и видовете документи и деловодството, които са предмет на изискванията на инструкцията, правата и задълженията на отговорните лица за офис работа в организацията и структурните звена).

2. Подготовка и изпълнение на документи (този раздел определя изискванията за бланката на организацията и за изпълнението на отделни детайли на документи, както и за подготовката и изпълнението на определени видове документи).

3. Организация на документооборота и изпълнението на документите.

4. Контрол на изпълнението на документи.

5. Формиране на дела и съхранение на документи (в този раздел е необходимо да се вземат предвид изискванията на Основните правила за архивите на организациите, не забравяйте да отразявате спецификата на организацията на работа с документи в конкретно предприятие ).

6. Отговорност за управление на документи.

Съгласно ГОСТ 15489-1-2007, отговорността и властта в областта на управлението на документи трябва да бъдат ясно определени, така че да е ясно кой е отговорен за работата с конкретни документи. Тази отговорност трябва да бъде разпределена между всички служители на организацията (включително мениджъри на документи, специалисти в свързани информационни професии, ръководството на организацията, ръководители на структурни подразделения, системни администратори и други, за които работата с документи е част от техните служебни задължения) и отразена в длъжностни характеристики и свързаните с тях разпоредби. Специална отговорност в областта на управлението на записите трябва да бъде възложена на лице с подходящи правомощия в рамките на организацията.

Назначаването на отговорни лица може да се регулира с административен документ (например със заповед на ръководителя на организацията).

Разделът „Отговорност за управлението на записите“ трябва да включва следното: - Професионалистите по управление на записите са отговорни за всички аспекти на управлението на записите, включително проектирането, внедряването и запазването на системите за записи и тяхното изпълнение, както и за обучението на потребителите по управление на записите и приложението на системите за документи в индивидуалната практика; - отговорността на ръководството е да подпомага прилагането на политиката за управление на записите в цялата организация; - Системните администратори са отговорни да гарантират, че цялата документация е точна, лесна за четене и достъпна за персонала на организацията; - всички служители на организацията са отговорни за поддържането на автентичността, целостта, надеждността и годността за използване на документи, отразяващи тяхната дейност.