Проверка в офиса: как да се държим?

Идеалната защита в случай на проверка беше, има и ще бъде подредена в документите.

И така, служителите на реда дойдоха във вашата компания, за да проверят законността на софтуера, използван на офис компютрите.

Има определено схема за проверка, който се използва от абсолютно всички проверяващи, включва няколко етапа.

На първи етап служителите, провеждащи проверката, ще бъдат помолени да предоставят документи, потвърждаващи собствеността на компютрите. Такива документи могат да бъдат всякакви разписки за плащане, фактура, както и копия на тези документи.

В случай, че документите за собственост на оборудването са в друг офис, служителите със сигурност ще ви предложат да отидете след тях или да ги поискате по пощата: факс, цифрови документи или хартиени копия ще бъдат достатъчни.

Следващ етап - проверка за наличие на стикери на системните блокове и директна проверка на законността на софтуера. Вече казахме, че стикерите трябва да се запазват по всякакъв начин. Липсата на стикер се счита за нарушение и автоматично води до изземване на компютри за допълнителна проверка. Освен това трябва стриктно да се уверите, че серийните номера на стикера и операционната система, инсталирани на компютъра, съвпадат. Единственото изключение е наличието на корпоративно споразумение с Microsoft, но дори и да има корпоративно споразумение, стикер на кутията, дори с различен сериен номер, трябва да бъде задължителен.

На третия етап рецензенти ще поискат документи, потвърждаващи законността на софтуера, инсталиран на компютъра. Служителят, провеждащ проверката, ще трябва лично да седне пред компютъра и да види кои софтуерни продукти са инсталирани. Една от най-честите грешки, които системните администратори допускат в тази ситуация, е така наречената „атака на амнезия“. В никакъв случай никога не казвайте на служителите на реда, че сте забравили паролата за достъп до системата, това само ще постигне незабавен арест на целия парк от компютри в офиса.

Паралелно с проверката на документите ще се проведе разговор - анкета със служителите, присъстващи в офиса. Това проучване ще включва въпроси, свързани не само с конкретна ситуация, а въпросите ще се отнасят до всичко: длъжност, време на работа във фирмата, семейство, образование, регистрация. Това е утвърдена процедура за събеседване и трябва да сте подготвени за това, особено тези служители, които са под отговорност в случай на нарушение. Веднага отбелязвам, че не бива да признавате вината си. Имате право да поканите адвокат, но бъдете готови за факта, че служителите на реда не могат да пуснат адвокат в офиса.

Когато се разкрие нарушение, офисът се затваря. Никой от служителите няма да може да напусне офиса без знанието на инспекторите; влизането в офиса също е много труден процес. Това е неприятна ситуация и, разбира се, има желание да защитите правата си.

Всъщност това, което в тази ситуация ще бъде законно за вас?

Имате право да поискате документи от служителите на реда и имате право да пренапишете информацията, посочена в удостоверението: име, фамилия, бащино име, отдел - най-важното е да запишете личния номер на служителя. В моята практика има случаи и често моите клиенти не могат да кажат кой точно е дошъл при тях и чиито конкретни действия искат да обжалват.

Арестът на PC флота е дестабилизация на работата на компанията и загуба на време и наличие на важна информация.

Бих искал да отбележа, че сега, съгласно обсъдените в Думата изменения, изземването на компютъра трябва да стане, когато системният администратор получи възможността да прави копия на масива от данни, който е на компютъра, за да поддържа процес на работа на компанията. Не можете да изтриете нищо, но можете да копирате ценна информация преди премахването.

Подготвени папки за всеки компютър с подробен регистър на всички инсталирани платени и безплатни програми, с документи за собствеността на хардуера и софтуера, стикери и съответните операционни системи - всичко това ще ви позволи да преминете безболезнено проверката за вас и работата на вашия търговско дружество.