Принципи на добро управление

Принципите на системно управление на обекта

Какво означава да водиш?

Това означава създаване на такава структура за управление на обекта, така че чрез взетите решения, заповеди и издадени заповеди да се осигурят ефективните действия на функционални служби или помощници на ръководителя във функционални области за подготовка, организация и осигуряване на процеса за постигане на цел на обекта.

Лидерството е функция на мениджъра, а управлението е функция на ръководителя на управленската служба или на лицето, което отговаря за управлението. Мениджърът трябва да се намесва в управлението на обекта само в краен случай, когато ръководителят на службата за управление няма достатъчно собствени сили и средства, за да върне процеса за постигане на целта на обекта в рамките на посочените параметри, т.е. когато част от управленската функция се прехвърли към лидерския аспект. В нормална ситуация ръководителят на съоръжението трябва да оказва помощ на ръководителя на управленската служба само при нормалната поддръжка на услугата, като поддържа нейното състояние на качеството на високо ниво.

Какво означава „да се предостави на обект информация“?

Това означава да се събира информация, да се анализира, обработва и документира, което е важно за постигане целта на обекта, да се правят изводи и да се правят предложения за неговото използване. В момента също не е важно, документирайте го (сортирайте по указания) и запазете за използване в бъдеще. Получената, но не използвана информация, трябва да се третира внимателно, тъй като получаването му е свързано с определени разходи. Получената информация също трябва да се съхранява по пестелив начин, може да се наложи да се направи справка веднага щом попадне в полезрението. Винаги трябва да помним, че най-голям ефект в дейността на обекта постига този, който има най-добра информация.

Какво означава „план“?

Това означава, въз основа на получената информация, да се координират усилията на всички участващи звена и лица по дейностите, извършвани в процеса на постигане на целта на обекта, според техния списък, места, обеми, срокове и изпълнители. Колкото по-ясно е разработен планът, толкова по-точно ще работят последващите услуги при разработването на модел на действие, толкова по-ясно е процесът за постигане на целта на обекта.

Какво означава „вземете технология“?

Това означава разработване на нови, придобиване на готови или подобряване на съществуващи методи и средства за ефективно изпълнение на планове, съответстващи на финансовите и материални възможности на обекта, гарантиращи високо качество на изпълнение с минимални срокове в реални обстоятелства.

Какво означава „взимане на персонал“?

Това означава наемане на необходимите специалисти, преквалификация или допълнително обучение на съществуващите, за да могат те, според квалификацията си, ефективно, ефикасно, изцяло и в срок, да изпълняват планове за постигане на целите на обекта.

Какво означава „организиране“?

Това означава да се организира всичко необходимо и да се осигури на всички всичко, което е необходимо за постигане на целите на обекта и по такъв начин, че избраният персонал, в съответствие с квалификацията си, да може ефективно да постигне целите на обекта (да изпълни плановете).

Какво означава да "управляваш"?

Това означава чрез предварително предприемане на мерки, сили и средства за предотвратяване на отклонения, откази и неизправности в процеса на постигане на целта на обекта, а ако все пак възникнат, то чрез предварително подготвени мерки, сили и средства за отстраняване на техните последствия.

Какво означава да водиш обект?

Нека си припомним разликата между понятията „олово“ и „управление“. Воденето е по-широко понятие от управлението. Да управлява е действия на етапа на систематична подготовка за процеса на постигане целта на обекта (в изключителни случаи и управлението, като предоставяне на помощ на управленската служба), а управлението е оперативните действия на управленската служба за премахване на последствията на възникнали повреди и отклонения. За ефективното лидерство от гледна точка на системата от основни функции е необходимо:

1. Същността на теорията на системата на основните функции на управлението на обекти и практиката на нейното приложение като инструмент за управление.

2. Структурата на управление на своя обект и мястото му във висшата структура.

3. Основните и свързани цели на обекта.

4. Кое е критичното работно място в момента; каква функция е най-слабата в него и точно каква?

5. Кое работно място има най-голямо несъответствие и защо?

6. Кое работно място има най-лошата информационна поддръжка или по-лошо от всички останали използва информацията и защо?

7. На кое работно място е най-лошо планираната работа и изпълнените работни планове? Какви са грешките?

8. На кое работно място е най-изостаналата технология или служителят, който отговаря на технологичните изисквания, е най-лошото от всички? Какво е?

9. Кое работно място е най-слабият работник? Какви са недостатъците му?

10. Кое е най-лошото работно място, организирано и подготвено за работата? Какво е ниска готовност?

11. Кое от работните места е най-неподготвено за предотвратяване на смущения и неизправности в работата, както и за отстраняване на последствията? Каква е тази неподготвеност?

1. Инициирайте мотивирани цели или разберете целите, поставени от висшия лидер и организирайте тяхното постигане (изпълнение).

2. Създайте модели за постигане на целите и действайте по тях.

3. Контролирайте качеството на вашето работно място и работното място на вашите непосредствени подчинени.

4. Получавайте пълни данни за всички работни места от по-ниски нива изключително и само за анализ на качественото състояние на работното място на отделите при вземане на решение.

5. Създайте управленски структури за съоръжението в съответствие със системата от основни функции.

6. Прилагайте инструментални и математически методи за вземане на решение и избор на доминираща посока на действие за неговото изпълнение.

7. Внедряване и използване на автоматизирани системи за управление на съоръжения.

8. Създайте независима (дори от себе си) служба от експерти или обучете свой собствен независим експерт по системи за управление.

9. Научете се да управлявате своите функционални услуги:

-- информационна услуга, която предоставя пълна информация, необходима за работата на съоръжението;

-- службата за планиране, която изготвя цялата документация, регулираща дейността на съоръжението;

-- технологична услуга, която избира най-ефективните методи и средства за изпълнение, целите на обекта (изпълнение на планове);

-- служба за персонала, която осигурява съоръжението със специалисти с подходяща квалификация;

-- организационна служба, която подготвя и осигурява процеса на постигане целта на обекта;

-- услуга за управление в обекта, която поддържа функционалния процес в рамките на посочените параметри. Сега тези услуги са във всяко производствено съоръжение,

но под формата на разпръснати, не обединени в система от специалисти и отдели.

Всички тези услуги трябва да имат свои собствени лидери, които управляват работните места на своите екипи и които са призовани да предоставят услуги (а не обект):

-- информационна услуга с информация, свързана с дейностите на услугата (а не обекта);

-- служба за планиране с документи за първоначално планиране, регулиращи дейностите на службата;

-- технологично обслужване с методите, средствата, оборудването и оборудването, необходими за технологичното обслужване;

-- обслужващ персонал от персонален обслужващ персонал;

-- организационно обслужване от подреден персонал на службата, снабдявайки го с всичко необходимо;

-- служба за управление на аварии.

10. Фокусирайте се върху ефективното постигане на целите от функционалните услуги, а именно:

-- надеждна и навременна информационна поддръжка;

-- своевременно и цялостно планиране, търсейки неговата оптимизация;

-- осигуряване на съответствие с изискванията на технологията на процеса и нейното усъвършенстване;

-- подбор на квалифициран персонал и подобряване на тяхната квалификация;

-- пълно осигуряване на всички работни места с всичко необходимо за тяхното функциониране;

-- предвиждане и предотвратяване на нарушения на процесите за постигане на целите на всички работни места, т.е. предотвратяване възникването на нарушения. Не можете дори психически да допуснете нарушение. Веднага след като се очаква да възникне възможност за възникване на нарушения, са необходими спешни действия. Това не е същото като превенцията.

11. Започнете работния си ден с „разговор“ с компютър, в който „работен модел на целия обект“ и автоматизирана система за управление на обекта с най-актуални данни за качественото състояние на управленската структура.

12. Следвайте следните принципи:

-- да подобрят работата на своите подчинени и те ще подобрят работата на своите подчинени и т.н .;

-- да се грижат само за работните места на преките си подчинени (ако получават пряка помощ и те правят същото на своето ниво, гарантирани са отлични резултати);

-- сферата на лидерство се грижи за работните места на началниците на служби (преки подчинени).

Очакваните резултати, техните „продукти“ в интерес на цялото съоръжение ще бъдат: пълна информационна подкрепа; планиране на качеството; ефективни технологии; висококвалифициран персонал; отлична организация на работата; пълно недопускане на отклонения в процеса на постигане целта на обекта и готовност за отстраняване на последствията от тях;

-- да не позволявам дори косвена намеса в ръководството (даване на заповеди) на подчинените на моите подчинени;

-- получената компютърна информация е индикация за действие в най-горещото място сред непосредствените ми подчинени;

-- винаги да разполагате с информация за вземане на приоритет и последващи решения;

-- не губете времето си за дреболии, за решаване на вторични проблеми;

13. Следвайте алгоритъма:

-- ясно формулирайте целта;

-- вземете информирано решение, включително използвайки математически и инструментални методи, по-специално компютърни системи;

-- изберете основната посока на действие за изпълнение на решението,

-- систематично управлявайте съоръжението си

-- постоянно анализирайте резултатите от дейността на вашия обект, сравнявайте очакваните резултати с действителните, правете изводи (всичко според цикличния принцип, „с усъвършенствания“).