Отмяната на електронен документ не означава изтриването му

Екатерина Артемиева, Synerdocs

Никой не мисли за анулиране на документи, докато не срещне тази нужда. Разбира се, ако говорим за хартиени документи, няма въпроси - свикнали сме да работим с тях и сме подредили законодателството, но какво да кажем за електронните?

Един от нашите абонати наскоро се свърза с нас с въпрос:

„Преди няколко месеца подписахме договор за доставка на суровини с една от регионалните компании. Договорът и придружаващата го документация, с изключение на товарителницата, в електронна форма (разменена чрез услугата). В определен момент условията на договора не бяха изпълнени, тъй като възникнаха непредвидени проблеми от страна на доставчика и досега проблемите не бяха разрешени. Ръководството взе решение да развали договора. За първи път имаме подобна ситуация с електронните документи, възможно ли е да ги анулираме? "

Преди да преминем директно към тази тема, ще направим малко отклонение: ако законодателството не посочва изрично, че когато се работи с хартиени документи, за да се направи това, а с електронни документи - в противен случай, тогава практиката на тяхното използване е подобна.

Така че, обикновено за хартиен документ се изготвя споразумение за отмяна или документът просто се изхвърля. Отмяна на електронен документ означава отмяна на документ, а не изтриването му. Доказателство, че електронният документ вече не е валиден, е и споразумението, подписано от страните по сделката.

Всяка от страните съставя споразумение (под каквато и да е форма) за разваляне, например на договор, подписва го с електронен подпис и го изпраща на контрагента за разглеждане. След като споразумението бъде подписано от друг участник, документът се признава за загубил своята валидност и ще има статус „анулиран“.

Моля, обърнете внимание, че споразуменията посочват датата, от която документът е обезсилен, т.е. до определен момент той все още е валиден. В бъдеще това споразумение може да бъде представено в съда. Друг нюанс на процедурата - днес не всички оператори на обмен на електронни документи поддържат функцията за анулиране, така че, моля, консултирайте се с вашия оператор. Ако операторът не може да предостави възможност за анулиране, тогава споразумението може да бъде съставено и на хартия, само в този случай електронният документ ще се съхранява в услугата с предишния статус, тоест статусът "отменен" няма да бъде.

Отмяната все още е краен случай. Практиката показва, че договорите често се допълват от допълнителни споразумения. Ако във фактурата е имало грешка, можете да съставите акт за несъответствие и да подпишете и от двете страни. Фактурите трябва да бъдат коригирани или коригирани.

Цялата придружаваща документация, а именно: фактури, товарителници и товарителници и др., Се запазват и вземат предвид при приспадане на ДДС. Първичните електронни документи, като хартиените документи, трябва да се съхраняват в продължение на пет години.

Препоръчахме на абоната ни да създаде споменатото споразумение, което беше подписано свободно от другата страна. Ако контрагентите все още не са постигнали съгласие, тогава спорът ще трябва да бъде разрешен в съда. И това вече е история за друга статия.