Командировка в чужбина, данъците са вътрешни: ние вземаме предвид разходите по заминаването на служителя в чужбина

В повечето компании командировките в чужбина, ако се случат, не са често. Това означава, че счетоводителят няма опит в обработката на разходи, свързани с такива пътувания. Докато инспекторите обръщат повишено внимание на такива разходи по време на инспекциите. Нека видим на какво трябва да обърне внимание счетоводителят, когато регистрира разходи, свързани с чуждестранни командировки.

Уводна информация

В чужбина командировка, освен разходите за изплащане на дневни в чуждестранна валута, които са ясни и достатъчно подробни в Данъчния кодекс, води и до други разходи. Така че напускащият служител ще трябва да кандидатства за виза. И ако той няма валиден паспорт, той също ще поеме разходите по издаването му. И тези разходи често "нарастват" по пътя - куриерска доставка, помощ при регистрация и т.н. Нека видим как правилно да отразяваме всички тези разходи в данъчното счетоводство.

Разходите за паспорт се потвърждават от самия паспорт

Счетоводителите традиционно потвърждават разходите за обикновени, вътрешни за страната, командировки с документи за персонала и предварителен отчет. Но в случай на командировка тези документи може да не са достатъчни, за да потвърдят разходите. Всъщност, например, за разходите за издаване на визи и паспорти, такива документи само ще потвърдят валидността на разходите, тоест тяхното значение за бизнес пътуване. Докато изискването на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация за документално потвърждение на същността на разходите ще остане неизпълнено.

Удостоверение за пътуване

Моля, имайте предвид, че за командировки в чужбина не се издава удостоверение за командировка, достатъчна е поръчка (заповед) на работодателя. Изключението е командировка в държавите-членки на ОНД, при влизане и напускане, при която в паспорта не се правят маркировки за преминаване на държавната граница (клауза 15 от регламента, одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 13.10. 08 № 749).

И какви документи могат да потвърдят разходите за заплащане на консулска такса и тарифи, вкл. и държавното мито, начислено при издаване на чуждестранен паспорт? Отговорът на този на пръв поглед труден въпрос се оказва много прост: тези разходи потвърждават самия факт на притежаване на задграничен паспорт или виза (вж. Определението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 02.03.07 № 1535/07) . Така че за документална обосновка на разходите на организацията за получаване на виза или издаване на паспорт за пътник, ще бъде достатъчно счетоводителят да направи копия на получените документи (копирайте страницата с данните на служителя и страницата с визата). Тези копия трябва да бъдат заверени и да бъдат готови за представяне на инспекторите, ако възникнат въпроси.

Тук трябва да обърнете внимание на още една точка. Тези суми се изразходват по правило не директно от сметката за сетълмент на организацията, а индиректно чрез самия служител. Или му се дават пари по сметка, или вече направените разходи се компенсират. Така че, и в двата случая не е необходимо да се удържа данък върху доходите на физическите лица от тези плащания (определение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 06.07.07 № 7487/07).

Доставка, организация и други свързани услуги

Куриерска доставка на готови визи е услуга, която днес вероятно предлагат всички визови и консулски центрове. Освен това много компании, стремейки се да осигурят бързина и навременност на получаване на всички документи, необходими за командировка, се обръщат за помощ към специализирани организации, които самостоятелно подготвят всичко необходимо за получаване на виза; отведени до визови и консулски центрове; вземете готовите документи и ги доставете на клиентската организация.

Могат ли да се вземат предвид такива "обслужващи" разходи? Тук контролните органи заемат „позиция на Соломон“. От една страна, те отбелязват, че разходите за куриерска доставка на виза не могат да се разглеждат като задължителни плащания или такси в рамките на организацията на командировка. Това означава, че те не могат да бъдат взети под внимание. Данъчните власти обаче веднага предлагат възможен изход, като отбелязват, че законодателството не забранява на работодателя да възстановява на служителя други разходи, свързани с командировки. Но за това случаите и размерите на такова обезщетение трябва да бъдат включени в местен регулаторен акт (вж. Писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 25 ноември, 11 № ED-4-3/19756 @).

По този начин, за да отчете различни разходи за "обслужване", счетоводителят трябва да се погрижи за следното:
1. Поправете видовете такива разходи в правилника за командировките или друг местен акт на организацията, като "други компенсирани за служителя".
2. Извършвайте тези разходи не директно от името на организацията, а чрез служителя, или като му давате пари по сметка, или му компенсирате тези разходи.
3. Уверете се, че служителите получават и представят в счетоводния отдел документи, потвърждаващи получаването и плащането на тези услуги. Обърнете специално внимание, че името на платените услуги е ясно посочено в документите. Това, между другото, може да бъде фиксирано и в правилника за командировките именно като условие за компенсация на "други разходи".

Съответно, ако всичко е формализирано правилно, организацията може да вземе предвид тези разходи въз основа на алинея 12 от параграф 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, заедно с консулските такси и обработката и издаването на визи.

Кога да се признаят разходите

Нека да отидем по-нататък - в кой момент могат да бъдат взети предвид разходите за командировки? Тук Данъчният кодекс не прави разлика между командировки в страната и пътувания в чужбина. Това означава, че разходите за пътувания в чужбина се вземат предвид при данъчното облагане към датата на одобрение на съответния предварителен доклад (алинея 5 от параграф 7 на член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Моля, имайте предвид, че тези разпоредби се прилагат за всички разходи, свързани с командировка, а не само за дневни надбавки, пътувания и настаняване (виж писмото на Министерството на финансите на Русия от 03.06.14 г. № 03-03-06/1/26511). Така че разходите за обработка и издаване на паспорти, визи, покани, ваучери и други подобни разходи, организацията ще може да включи в разходите за данъчно облагане на печалбите само след приключване на пътуването и одобряване на авансовия отчет. Не забравяйте да проверите дали копие от страниците на вашия задграничен паспорт с маркировки за преминаване на границата на Руската федерация е приложено към авансовия отчет (писмо на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 08.08.08 № 28- 11/074505).

Ако командировката не се е състояла

Според нас точно същата логика може да се приложи и към данъка върху доходите. В края на краищата Данъчният кодекс на Руската федерация никъде не казва, че разходите за обработка и издаване на визи, паспорти и т.н. се вземат предвид при облагане на печалбата само за командировки. Единственото условие е наличието на предварителен доклад. И служителят ще трябва да го изготви при отмяна на командировка, тъй като без предварителен доклад няма да получи обезщетение от работодателя за направените разходи. Между другото, имайте предвид, че в правните основи можете да намерите старо обяснение на столичните данъчни власти (от 23 декември 2005 г. № 20-12/95309b), където се казва, че разходите за анулирана командировка, включително обработката и издаването на визи, могат да бъдат взети под внимание, ако организацията разполага със съответни първични документи.

Отпътуване за проучване или изложба

Отделно си струва да разгледаме въпроса за доста често срещаните пътувания „в топли земи“ на различни образователни събития и изложби. Ясно е, че подобна комбинация от бизнес и удоволствие винаги ще предизвика повишен интерес от страна на инспекторите. Това означава, че трябва да се запасите с документи, както се казва, изцяло. Така че, за да си осигурите тези разходи, в допълнение към обичайните документи, свързани с командировка, трябва:
- посочете в заповедта (заповедта) за изпращане на служителя в командировка целта на пътуването - участие в образователно събитие, името на събитието и продължителността, отнесете се към програмата за обучение и професионално развитие, действаща в организацията;
- имат програма за обучение и професионално развитие на служителите за текущата година, одобрена от ръководителя на организацията;
- има споразумение с организатора на обучението, програмата на събитието, акта за "затваряне" и фактурата;
- получаване на писмен доклад от служителя, участвал в семинара, който не само трябва да изброява списъка на въпросите, разгледани по време на събитието, но и да посочва как се планира прилагането на тези знания и умения при работа в организацията.