Организацията като отворена система

Значително проникване във вътрешната структура на организацията се осигурява чрез използване на систематичен подход.

Разграничаване между отворени и затворени системи. Концепцията за затворена система се генерира от физическите науки. Тук се разбира, че системата е самостоятелна. Основната му характеристика е, че по същество игнорира ефекта на външните влияния. Перфектна система от затворен тип би била тази, която не получава енергия от външни източници и не дава енергия на външната си среда. Затворената организационна система има малка приложимост.

Отворената система разпознава динамичното взаимодействие с външния свят. Организациите получават своите суровини и човешки ресурси от външния свят. Те зависят от клиентите и клиентите от външния свят, които консумират техните продукти. Банките, които активно взаимодействат със заобикалящия ги свят, използват депозити, превръщат ги в заеми и инвестиции, използват печалбите, за да се издържат, за развитие, за изплащане на дивиденти и плащане на данъци.

На диаграма, която предоставя индустриална организация като отворена система (фиг. 1.1), можете да видите потока от материали, труд, капитал. Създава се технологичен процес за преработка на суровините в краен продукт, който от своя страна се продава на клиента. Финансовите институции, труда, доставчиците и клиентите, правителството са част от околната среда.

Степента на диференциация между отворени и затворени системи варира в рамките на системите. Отворената система може да стане по-затворена, ако контактът с околната среда намалява с времето. По принцип е възможна и обратната ситуация.

Фигура: 1.1 Индустриална организация като отворена система

Отворените системи са склонни да увеличават сложността и диференциацията. С други думи, докато расте, отворената система ще се стреми към по-голяма специализация на своите елементи и по-сложна структура, често разширявайки границите си или създавайки нова суперсистема с по-широки граници. Ако дадено бизнес предприятие расте, тогава има значителна диференциация и сложност. Създават се нови специализирани отдели, закупуват се суровини и материали, асортиментът от продукти се разширява, организират се нови търговски офиси.

Всички системи имат вход, процес на трансформация и изход. Те получават суровини, енергия, информация, други ресурси и ги трансформират в стоки и услуги, печалба, отпадъци и т.н. Отворените системи обаче имат някои специфични характеристики, които студентите на организациите трябва да знаят.

Една такава характеристика е признаването на взаимозависимостта между системата и външния свят. Има граница, която разделя системата от нейната среда. Промените в средата засягат един или повече атрибути на системата и обратно, промените в системата засягат околната среда. Външната среда на организацията е схематично показана на Фигура 1.2.

матрица на цикъла на управление на живота

Фигура: 1.2 Външна среда на организацията

Обратната връзка е от основно значение за функционирането на организациите. Отворените системи постоянно получават информация от своята среда. Това помага да се адаптира и позволява да се предприемат коригиращи действия за коригиране на отклоненията от курса. Тук обратната връзка се разбира като процес, който позволява да се получи част от продукцията обратно в системата под формата на информация или пари, за да се модифицира производството на същата продукция или да се установи пускането на нови продукти.

Трябва да се има предвид, че в организациите работят хора. Очевидно е, че когато групирате дейности и разпределяте правомощия в рамките на която и да е организационна система, е необходимо да се вземат предвид различните недостатъци и навици на хората. Това не означава, че трябва да се създаде организация по отношение на хората, а не въз основа на цели и свързани дейности. Много важен, често ограничаващ фактор за лидера обаче е типът човек, който ще работи в организацията.

Поведението на членовете на организация може да се разглежда като нейната вътрешна среда. Организацията постоянно изпитва проблеми, които могат да променят нейната позиция и непрекъснат поток от ресурси към всичките й елементи. Производственият апарат се износва, технологията остарява, материалите трябва да се попълват, работниците се уволняват. За да се осигури жизнеспособността на организацията, тези ресурси трябва да бъдат заменени с елементи с еднакви резултати, без да се прекъсва производствения процес.

Други вътрешни проблеми възникват от липсата на комуникация и координация в цялата организация. Една от причините служителите да напускат и акционерите не са склонни да инвестират спестяванията си е, че тези групи са незадоволителни с условията на труд и възнагражденията за участие в организацията и това недоволство може да стане интензивно, заплашвайки самото съществуване на организацията. Вътрешната среда на организацията е показана схематично на Фигура 1.3.

Организацията се характеризира с цикличен характер на функциониране. Резултатът от системата осигурява средства за нови инвестиции, което позволява повторението на цикъла. Приходите, получени от клиенти на индустриални организации, трябва да бъдат достатъчно адекватни за плащане на заеми, труд и изплащане на заеми, ако цикличността е устойчива и гарантира жизнеспособността на организацията.

Фигура: 1.3 Вътрешна среда на организацията

Също така трябва да се подчертае, че организационните системи са склонни към свиване или разпадане. Тъй като затворената система не получава енергия и нови инвестиции от външната си среда, тя може да се свие с течение на времето. За разлика от това отворената система се характеризира с отрицателна ентропия, т.е. той може да се реконструира, да поддържа структурата си, да избягва ликвидацията и дори да расте, защото има способността да получава енергия отвън в по-голяма степен, отколкото издава.

Притокът на енергия и за предотвратяване на ентропията поддържа известно постоянство на енергийния обмен, в резултат на което се постига относително стабилна позиция. Въпреки че има постоянен приток на нови инвестиции в системата и постоянен отлив, се осигурява определен баланс на системата. Когато отворената система активно рециклира инвестициите в продукция, тя въпреки това е в състояние да се поддържа за определен период от време.

Изследванията показват, че големите и сложни организационни системи са склонни да растат и да се разширяват по-нататък. Те получават известна граница на безопасност, която надхвърля границите на осигуряване само на оцеляване. Много подсистеми в системата имат способността да получават повече енергия, отколкото е необходимо за производството на техните продукти. Смята се, че стабилната позиция е приложима за прости системи, но на по-сложно ниво тя се превръща в един от факторите за поддържане на системата чрез растеж и разширяване.

Тъй като организацията се разраства, нейните висши лидери са принудени да делегират все повече своите отговорности за вземане на решения на по-високи нива. Тъй като лидерите на най-високо ниво са отговорни за всички решения, ролята им в организацията се променя: от вземането на решения лидерите от най-високо ниво преминават към управление на процесите на вземане на решения. В резултат увеличаването на размера на организациите води до необходимост от разделение на труда в сферата на управлението. Една група - мениджъри от най-високо ниво - има първостепенна власт и отговорност за определяне на естеството на системата за управление на организацията, т.е. процесът, чрез който проблемите на организацията трябва да бъдат решени. Друга група лидери е подчинена на висшето ръководство. Хората, включени в нея, са компоненти на системата за управление и тяхната основна отговорност е да разработват решения.

Отворените системи налагат два често противоречиви начина на действие. Действията за поддържане на баланса на системата осигуряват последователност и взаимодействие с външната среда, което от своя страна предотвратява много бързи промени, които могат да дисбалансират системата. Напротив, действията за адаптиране на системата към различни промени позволяват адаптирането към динамиката на вътрешното и външното търсене. Един курс на действие, например, се фокусира върху стабилността и устойчивостта чрез закупуване, поддръжка, инспекция и ремонт на оборудване, набиране и обучение на работници и използване на правила и процедури. Друг курс се фокусира върху промяната чрез планиране, проучване на пазара, разработване на продукти и други подобни. И двете са необходими в интерес на оцеляването на организацията. Стабилните и добре оборудвани организации, но не адаптирани към променящите се условия, няма да могат да издържат дълго. От друга страна, адаптивните, но не стабилни организации няма да бъдат ефективни и също така е малко вероятно да продължат дълго.

Етапи на организационния жизнен цикъл

Графично основните етапи от жизнения цикъл на организацията са представени на фигура 1.4. Показано във възходяща линия за създаване, растеж и зрялост на организация, както и нейния спад, посочен от падаща крива.

Фигура: 1.4 Основните етапи от жизнения цикъл на организацията

Въз основа на проведеното изследване и обобщаване на натрупания опит от етапа на жизнения цикъл на организацията е възможно да се представи по-подробно, както е направено в таблицата:

Жизненият цикъл на организацията е набор от етапи, през които една организация преминава през периода на нейното функциониране: раждане, детство, юношество, ранна зрялост, процъфтяване, пълна зрялост, стареене, обновяване.