Заповед за извършване на инвентаризация в предприятието: процедура и образец на попълване

За съжаление недобросъвестността не е необичайна в наши дни. Написаното в счетоводните документи, годишните отчети и обобщения не винаги отговаря на реалността и навсякъде принципът е известен на всеки от училище - „Струва си да спрете да проверявате домашните и те ще спрат да правят“. Струва си да спрем да проверяваме наличността на стоките, посочени в документите в складовете, до степента, в която е посочена в тях, или ще стане твърде много или твърде малко, или ще стане с такова качество, че би било по-добре, ако изобщо не съществуваше.

Следователно във всяко предприятие, във всяка организация, във всеки магазин от време на време се прави опис. Документите се проверяват спрямо действителността, недобросъвестните продавачи, складодържатели, директори се изправят пред глоби. Правна инвентаризация се извършва със заповед за извършване на инвентаризация, в която се посочват отговорните лица, срокове и условия.

Какво може да се провери?

На първо място, можете да проверите местата:

Складове, в които се съхранява произволен продукт (те също включват, например, библиотеки).
Производство, при което стоките са произведени и при които броят на действително направените вещи може да не съвпада с посочения в документацията.
Зони за пазаруване, в които се продават стоките (това включва всички магазини, пазари и дори аптеки).
Каси, в които се съхраняват приходите от стоките.

Документите и счетоводните позиции се проверяват едновременно. Между тях:

Дълготрайни активи, което включва всичко, което дадено производство или организация използва в своя работен процес. Това са сградите, в които протича работният процес, и оборудването, използвано от работниците, и битовите инструменти, и транспортът, и електрическите и газовите мрежи, без които работата на предприятието е невъзможна.
Запаси (стоки и материали), запаси, които са необходими за производствения процес.
Готови продукти, произведени от предприятието.
Продукти, готови за продажба.
Парични средства, държани от компанията и използвани по време на работния процес.
Ценни книжа (акции на дружества).
Вземания, които съставляват един от активите на предприятието, а именно всички пари, дължими му от купувачи, други фирми или държавата.

В допълнение към основната цел - да се идентифицират всички видове нарушения, укривания и кражби - инвентаризацията също помага:

Следете за спазването на целия производствен процес с разпоредбите за безопасност и поддържайте стоките във възможно най-добро състояние.
Намерете артикули с изтичащи или изтекли дати на продажба и ги изтеглете от продажба.
Намерете некачествени продукти, които първоначално не е трябвало да се продават.
Идентифицирайте всякаква недобросъвестност, нарушения на реда и несъответствие на поведението на служителите с приетите стандарти и разпоредби.

Запасите могат да бъдат:

Планирано. Тогава основната им цел е да повишат дисциплината сред обикновените служители и да проверят качеството на тяхната работа, заедно с качеството на изложените или произведени стоки.
Непланирано. Тогава те са насочени към установяване на нечестността на служителите, нискокачествените стоки, пропуските и измамите.

По време на инвентаризациите трябва да присъства финансово отговорно лице (важно е процедурата да е пълна изненада за него; ако той лежи в затвора, полицията е длъжна да го заведе до мястото). Те също трябва да бъдат постоянни, така че контролът върху качеството на стоките и работата да е непрекъснат.

Как е процедурата

Преди всичко ръководителят на предприятието подписва заповед за инвентаризация, въз основа на която се съставя специална упълномощена комисия от службата за вътрешен контрол на предприятието. Обикновено включва експерт по стоки, счетоводител и технолог. Тогава всичко се случва в няколко стъпки:

Комисията получава от счетоводния отдел идентификационни данни за материални запаси, които трябва да бъдат проверени.
Подрежда проверка на оборудването за измерване и претегляне, което ще се използва в процеса, за да се избегнат неточности поради неточности.
Запечатва помещенията, в които се съхраняват стоки и материали, така че материално отговорното лице да няма възможност да скрие излишъка или бързо да компенсира загубите (в случай на внезапна инвентаризация отговорното лице ще разбере, че се извършва извършва се само на този етап).
Води записи на всички приходи и разходи; председателят се подписва на всеки, така че материално отговорното лице да няма възможност впоследствие тихо да добави нови или да замени стари.
Изважда касата и проверява ежедневните разписки - в случай на магазин.
Взема разписка от отговорника, че всичко е готово за сравнение на салдата (посочва също така, че всички постъпления и разходи са регистрирани, всички складови бази на стоки и лични вещи на служители от помещенията, в които се извършва инвентаризацията са запечатани).
Стартира процедурата. Стоките се претеглят (тези, които се продават по тегло), измерват се по дължина (тези, чиято основна характеристика е дължината), земеделските зеленчуци и плодове, съхранявани в складове и не подлежат на преброяване, се измерват по обем, фабричните опаковки със стоки се отварят избирателно, проверено съответствие на етикетите на опаковката със съдържанието (ако няма съответствие, всички опаковки се отварят).
Резултатите се сравняват със счетоводните документи и се въвеждат в специален лист. По време на инвентаризацията присъствието на непознати в стаята е забранено, работният процес е спрян. По време на почивката (за през нощта, за обяд) стаята се запечатва от председателя на комисията, така че никой, включително отговорникът, да няма възможност да се промъкне вътре и да манипулира резултатите.

Попълване на документа

Попълва се както следва:

На първо място е посочена цялата съответна информация за компанията. Ако говорим за индивидуален предприемач - името на предприятието и неговия код съгласно Общоруския класификатор на предприятия и организации. Ако е за голяма компания - посочете нейното име.
Посочва се прогнозната дата на инвентаризацията, както и имената на членовете на комисията и техните длъжности. Особено се откроява председателят на комисията - основната отговорност за процедурата е на него и по правило за тази роля се избира лицето, заемащо длъжността лидер. Това може да бъде заместник-директорът или ръководителят на структурното звено, в което се извършва одитът.
Обектът на инвентара (касов апарат, склад, работилница, структурно звено), причината (промяна на материално отговорното лице, контролна проверка, планова проверка, преоценка на инвентарните позиции), начална дата и крайна дата, както и датата, когато документите с информация за резултатите от проверката трябва да бъде предоставена на счетоводството.
Когато поръчката е попълнена, ръководителят на предприятието я подписва, дава дешифрирането на подписа, датата на попълване на поръчката и в края поставя печата на предприятието. След това заповедта се счита за влязла в сила, обвързваща за изпълнение и прехвърлена на инвентаризационната комисия, която пристъпва към изготвяне.