Не е необходимо да издавате чек и енория едновременно

С влизането в сила на Федералния закон от 22 май 2003 г. № 54-FZ "За използването на касови апарати при извършване на плащания в брой и (или) плащания с платежни карти" (по-нататък - Законът за ЦК), процедурата за сетълменти с юридически лица при извършване на плащания в брой: сега, когато приемате пари в брой от тях, трябва да ударите касов чек.

По наше мнение обаче купувачът не трябва едновременно да издава както чек, така и заповед за получаване на касови бележки, тъй като горната процедура за приемане на пари в брой от касиер от организации не се прилага за случаите, когато сетълментът в брой се извършва с помощта на касови апарати.

Факт е, че Процедурата за извършване на касови транзакции и съответно процедурата за обработка на касови документи (разписки и дебитни нареждания) се прилага за случаите, когато говорим за касиер, извършващ касови операции в специално оборудвана изолирана стая, специално проектирана за приемане, издаване и временно съхранение на пари в брой. В този случай помещението на касата трябва да бъде изолирано, а вратите му по време на работа да бъдат заключени отвътре [1]. Обикновено такава стая се нарича централен касиер.

Касиерът на централната каса е длъжен да приема пари в брой при входящи касови нареждания и да ги издава по нареждания за изтичане на пари [2], които се съставят съгласно специални правила, посочени в Процедурата за извършване на касови операции. В същото време същият касиер регистрира всички касови бележки и тегления в брой в номерирана, завързана и запечатана касова книга, която съществува в организацията, в един екземпляр.

Заедно с централната каса в организациите може да има оперативни каси, в които касиерите-касиери получават пари в брой с помощта на касови апарати. Обикновено такива каси се намират в зоната за продажби на организацията или на друго място, което позволява на посетителите да получат неограничен достъп до нея. Мястото на касиер-оператор не може да бъде класифицирано като специално съоръжение за съхранение, предназначено за постоянно съхранение на средства и осигуряване на съответствие с Единните изисквания за техническа якост и оборудване с алармени системи за касиерски стаи на предприятия, изисквани от Централната банка на Русия до Централен касиер.

Задълженията на касиер-оператор също са различни, те се установяват не от Процедурата за извършване на касови операции, а от Закона за ЦК и други регулаторни документи, приети в съответствие с него (по-специално с постановления на правителството на Русия, регулиращи процедурата за използване на касови апарати). Едно от тези задължения, установено в чл. 5 от Закона за ЦК е задължението за издаване на купувачи (клиенти) при извършване на плащания в брой и (или) сетълменти с използване на платежни карти по време на плащането, отпечатани от касови апарати, касови бележки. Друго задължение на касиер-оператора е да води записи на касовите сетълменти чрез съставяне на дневник на касиер-оператор и други документи, свързани с използването на касови апарати.

По този начин процедурата за регистрация на сетълменти с купувачи (клиенти) е изготвена в различни документи, в зависимост от това дали касовите апарати се използват или не при изпълнението на определени операции. В първия случай касиерът-оператор получава парите и издава касовата бележка на купувача, а в края на работната смяна предава всички получени пари на централния касиер по входящ касов ордер. Във втория случай средствата отиват в централната каса на организацията и купувачът получава разписка за входящия касов ордер. Във всеки случай купувачът ще получи само един документ, потвърждаващ плащането на стоки (работи, услуги): или касова бележка, или гърба на входящ касов ордер.

Имайте предвид, че позицията, че купувачът трябва да издаде два документа едновременно (чек и получател), потвърждаващи плащане за стоки (работи, услуги), ще доведе до факта, че една и съща операция ще бъде изпълнена два пъти и счетоводителят ще има въпрос: кой от двата документа трябва да бъде вписан в касовата книга при отчитане на входящите средства и какво да се прави с друг документ [3] ?

Освен това, след като е издала гърба на входящ касов ордер (в същото време пробива същата сума на касовото оборудване), организацията е малко вероятно да бъде в състояние, ако бъде проверена, да докаже, че същата сума е била разбита на касов апарат, тъй като всички суми в него, като правило, са безлични. Това ще даде възможност на данъчните власти да "накажат" организацията за неизползване на касови апарати. Процесът на доказване на противното (най-бързо в съда) може да бъде болезнен и продължителен.

Освен това обърнете внимание какво ще се случи в такава ситуация с контрагента, чийто представител ще има в ръцете си както касов чек, така и брояч на входящия касов ордер. Тъй като един документ му е достатъчен, за да изготви авансов отчет, недобросъвестен служител може да „използва” получения касов чек и да закупи някои стоки лично за себе си. Разбира се, ние преувеличаваме ситуацията, но в някои случаи е възможно да е доста вероятно.

Въз основа на гореизложеното, по наше мнение, организациите с парични сетълменти с юридически лица трябва да пробият касова бележка, без да съставят касови бележки. И още повече, без да издава гръбначен стълб.

Съвсем различен въпрос е въпросът за това как да "проследим" взаимните сетълменти с юридически лица и да изградим вътрешен документооборот, така че "и овцете да са в безопасност, и вълците да бъдат хранени". Но решаването му с такива драстични мерки като издаването на два документа за сетълмент е просто опасно.

Проблемът е, че в общия случай продавачите на стоки (работи, услуги) трябва да проследяват състоянието на сетълментите по сключени от тях договори, а касовата бележка, както бе споменато по-горе, е безлична. Може да възникне ситуация, че след изпращането на стоките (и отразявайки дълга на купувача по сметка 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“ в кореспонденция с сметка 90 „Продажби“), счетоводителят не знае как да приключи сетълмента, без да издаде входящ касов ордер, тъй като получаването на пари в брой не влияе върху състоянието на сетълментите между юридически лица (в счетоводството, въз основа на Z-отчета, се извършва осчетоводяване в дебита на сметка 50 "Каса" и кредита на сметка 90 "Продажби").

По наше мнение, в настоящата ситуация, за да се изгради вътрешно счетоводство за разчети с купувачи на стоки (работи, услуги), е възможно да се организира подходящият работен поток в зависимост от вида на предприемаческата дейност и да се фиксира в счетоводна политика. В най-общия случай е възможно да предложите, като документ, който ви позволява да вземете предвид сетълментите с клиенти, да използвате данните от формуляра за касов бон (без гръбначен стълб). Например такъв документ може да изглежда така:

Приложение към касовата бележка № ___ от „___“ __________200__ г.
Взето от ___________________________________________________
(име на организация или индивидуален предприемач)
Земя ____________________________________________________
(номер на договора, фактура, акт или друг документ, въз основа на който се извършва плащането)
Количество _______________________________________________________
С ДДС ______________________________________________
Получено от касиер _________ ___________________
подпис дешифриране на подпис

Даденият документ може да бъде изписан в няколко екземпляра и издаден на всички заинтересовани страни. По-специално се препоръчва да се даде едно копие на купувача на стоки (работи, услуги) [4], а другото - ще остане в касата и ще бъде предадено на счетоводния отдел заедно със Z-отчета. Това ще позволи на счетоводителя (касиера) да обработи правилно получените документи и да извърши сетълменти с юридически лица в необходимия режим (отразяващ получаването на парични средства по дебита на сметка 50 „Касиер“ в кореспонденция със сметка 90 „Продажби“ по отношение на средства, получени от физически лица, и в кореспонденция с сметка 62 "Разплащания с купувачи и клиенти" по отношение на средствата, получени от юридически лица).

Имайте предвид, че не възникват проблеми от гледна точка на провеждането на взаимни сетълменти с юридически лица [5] в случая, когато изпращането на стоки (изпълнение на работа, предоставяне на услуги) и плащането в брой (с използване на касови апарати) се случват едновременно. Това се дължи на факта, че в този случай са изпълнени задълженията на страните по сключеното споразумение, съответно не е необходимо да се извършват никакви изчисления [6] .

Също така, не би трябвало да има проблеми в случая, когато организацията купувач депозира пари в брой като 100% авансово плащане, тъй като получаването на такива суми, по наше мнение, се изготвя с касова бележка в предишната процедура.

За повече подробности относно използването на касови апарати можете да прочетете предстоящата книга „Касови апарати: нова процедура за кандидатстване“ Пархачева М.А., Шеленков С.Н., Каминская Н.Л., информация за която е представена на уебсайта www .econ-profi.ru

[1] Достъпът до помещенията на касата за лица, които не са свързани с работата му, е забранен.

[2] Касиерът може да издава пари съгласно други документи (например въз основа на ведомостта за заплати за издаване на заплати).

[3] Привържениците на позицията, която предполага изпълнението на два документа, предлагат следния изход. Входящите касови нареждания, издадени от организацията, трябва да бъдат отразени в касовата книга с бележка „организации с издаване на касова бележка“. В края на работния ден размерът на дневните постъпления на организацията съгласно Z-отчета трябва да бъде намален със сумите, отразени в касови бележки, издадени на юридически лица.

[4] Наличието на такъв документ ще изключи купувача от проблема с включването на сумите на ДДС върху закупени и платени стоки (работи, услуги) в данъчните облекчения.

[6] В допълнение към чека, издаден на организацията-клиент, по негово искане може да бъде издадена фактура.