Какво да направите, когато архивът е наводнен или документите са загубени

Популярен

  • У дома
  • Статии
  • Какво да направите, когато архивът е наводнен или документите са загубени

В процеса на дейност се натрупва документация

Става въпрос за офис работа. Теоретично това е регистрация, натрупване, движение на документи и създаване на информационни потоци в предприятието, организиране на ясно взаимодействие между различни отдели. Почти всичко завършва с бали хартия.

Съхранение на документи и файлове

Документите и досиетата са длъжни да се съхраняват в архива за определен срок, предвиден от закона. Например: счетоводните документи се съхраняват пет или повече години. И документацията на кадровия отдел трябва да бъде в безопасност до прекратяването на предприятието.

Място на съхранение на документи

Ръководителят на компанията определя мястото за съхранение на документите самостоятелно. Като правило това е офисът на компанията. Имайте предвид, че можете да съхранявате хартии на друго място - това не е забранено от закона, така че архивът може да се намира в мазе или полу-мазе.

Рискове от загуба в архива

В първия случай има голяма вероятност да загубите архива при преместване в друга сграда или дори на друг етаж. Също така никой не е застрахован от форсмажорни обстоятелства, като пожар, в резултат на което документацията може да изгори. Но дори ако вашите служители проявиха безпрецедентна смелост и отговорност, опитаха се да запазят документите и да изхвърлят архива през прозореца, каква е вероятността той да бъде възстановен изцяло.

Рисковете от съхранението на архива в мазето

В случай на съхранение на документи в мазето, съществува опасност от тяхното унищожаване от гризачи, а ако пробие водоснабдителна или канализационна система, има възможност за наводняване на архива. Възможно е също така да се наводни архивът, ако е в мазето, евентуално дори в случай на обилни проливни дъждове.

Отговорност в случай на загуба или унищожаване на документи

Не забравяйте, че независимо от обстоятелствата, във връзка с които документите са изгубени или унищожени, ръководството на компанията носи юридическа и наказателна отговорност за това.

Той също така отговаря за състоянието на архива и как се извършват архивните работи.

Използвайте услугите на професионална компания

Разумно е да поверите такава отговорна работа на вашите служители, които не винаги имат опит в архивирането. Особено когато е възможно да се ползват услугите на професионална компания, за която е недопустимо да се губи архива и чиято основна дейност е съхранението и архивната обработка на документацията.

Услуги от фирма "Архив-Гарант"

Висококвалифицирани специалисти на фирма "Архив-Гарант" имат богат опит, използването на най-модерната материално-техническа база гарантира, че всички услуги ще бъдат извършени в срок и с високо качество.

Създаване на електронен архив

За ваше улеснение архивното съхранение на документи в нашата компания може да бъде придружено от създаване на електронен архив, систематизация на архива, подвързване и редица други услуги.