Какво да направите, когато архивът е наводнен или документите са загубени
Популярен
- У дома
- Статии
- Какво да направите, когато архивът е наводнен или документите са загубени
В процеса на дейност се натрупва документация
Става въпрос за офис работа. Теоретично това е регистрация, натрупване, движение на документи и създаване на информационни потоци в предприятието, организиране на ясно взаимодействие между различни отдели. Почти всичко завършва с бали хартия.
Съхранение на документи и файлове
Документите и досиетата са длъжни да се съхраняват в архива за определен срок, предвиден от закона. Например: счетоводните документи се съхраняват пет или повече години. И документацията на кадровия отдел трябва да бъде в безопасност до прекратяването на предприятието.
Място на съхранение на документи
Ръководителят на компанията определя мястото за съхранение на документите самостоятелно. Като правило това е офисът на компанията. Имайте предвид, че можете да съхранявате хартии на друго място - това не е забранено от закона, така че архивът може да се намира в мазе или полу-мазе.
Рискове от загуба в архива
В първия случай има голяма вероятност да загубите архива при преместване в друга сграда или дори на друг етаж. Също така никой не е застрахован от форсмажорни обстоятелства, като пожар, в резултат на което документацията може да изгори. Но дори ако вашите служители проявиха безпрецедентна смелост и отговорност, опитаха се да запазят документите и да изхвърлят архива през прозореца, каква е вероятността той да бъде възстановен изцяло.
Рисковете от съхранението на архива в мазето
В случай на съхранение на документи в мазето, съществува опасност от тяхното унищожаване от гризачи, а ако пробие водоснабдителна или канализационна система, има възможност за наводняване на архива. Възможно е също така да се наводни архивът, ако е в мазето, евентуално дори в случай на обилни проливни дъждове.
Отговорност в случай на загуба или унищожаване на документи
Не забравяйте, че независимо от обстоятелствата, във връзка с които документите са изгубени или унищожени, ръководството на компанията носи юридическа и наказателна отговорност за това.
Той също така отговаря за състоянието на архива и как се извършват архивните работи.
Използвайте услугите на професионална компания
Разумно е да поверите такава отговорна работа на вашите служители, които не винаги имат опит в архивирането. Особено когато е възможно да се ползват услугите на професионална компания, за която е недопустимо да се губи архива и чиято основна дейност е съхранението и архивната обработка на документацията.
Услуги от фирма "Архив-Гарант"
Висококвалифицирани специалисти на фирма "Архив-Гарант" имат богат опит, използването на най-модерната материално-техническа база гарантира, че всички услуги ще бъдат извършени в срок и с високо качество.
Създаване на електронен архив
За ваше улеснение архивното съхранение на документи в нашата компания може да бъде придружено от създаване на електронен архив, систематизация на архива, подвързване и редица други услуги.
- Как да ребрандирате 5 успешни примера, от които да се поучите
- Как се прави порцелан
- Как се прави ултразвук на простатата видео - "Московски лекар"
- Как се прави червило в Oriflame Salakhova Veronika
- Как да поставите комплект в Minecraft и защо го правите