Начини за спестяване на пари за превозни средства

Александър Портнов, генерален директор на компания A DAN DZO

Какви са предпоставките за преминаване към аутсорсинг?

Първо, решаването на кадрови въпроси в областта на логистиката, проверка на валидността на разхода на горива и смазочни материали, резервни части, разширяване/обновяване на автопарка, взаимодействие с надзорни органи и други задачи отнемат много време, отвличане на вниманието от основните производство;
На второ място, в борбата за оправдаване на разходите, управлението на предприятието губи от транспортните работници, тъй като последните имат сериозен аргумент на своя страна - липсата на транспортни ресурси увеличава рисковете от нарушаване на производствения план;
На трето място, като правило предприятието няма еднозначна система за определяне на структурата на транспортните и логистичните разходи и затова всеки мисли по свой начин - днес е така, утре ще е различно. В крайна сметка или трябва да привлечете консултанти, които ще разберат тънкостите на постоянни, променливи, преки и непреки, както и скрити разходи за транспорт, или да намалите разходите по поръчка, което мнозина правят. Но в този случай всичко бързо се нормализира;
Четвърто, полезните разработки на консултанти в областта на логистиката трябва да бъдат внедрени, така че разработените методологии да се използват от специалистите на компанията клиент. Не всеки служител обаче може бързо да промени обичайния стил на работа, да се откаже от установените техники и процедури. Необходими са неумолими управленски усилия за прилагане и поддържане на разработените решения. И се връщаме към самото начало на списъка с проблеми - ръководството е принудено да се разсейва от основния процес. Кръгът е завършен.

Как могат да помогнат професионалните аутсорсинг компании? Какви са очакванията на ръководството на индустриалните предприятия от аутсорсинга на транспорта
- Чрез възлагането на техния транспорт на външни изпълнители, мениджмънтът обикновено спестява разходи и главоболие, което отвлича вниманието от реалния бизнес - производство и продажби.
В същото време много бих искал да похарча по-малко пари за преходния период и да го съкратя колкото е възможно повече. Само професионални аутсорсинг компании с умения за консултации и работа по проекти (оттук нататък - АК) са в състояние да сбъднат тези мечти.
За да не разочароват очакванията на индустриалните компании, възложителите трябва:

не само намаляват разходите (намаляват транспортния и логистичния компонент в производствените разходи), но и повишават качеството на обслужване на клиентите (навременност на доставката и безопасност на продуктите). В този случай клиентите са не само потребителите на продуктите на компанията, но и производствените и спомагателните магазини и доставчиците. Никой не се нуждае от оптимизиране на разходите с увеличаване на рисковете от прекъсване на транспорта;
поемете всички въпроси на управлението на транспорта и логистиката, отговаряйки с рубла за резултата. Клиентските мениджъри трябва да дишат свободно и напълно да преминат към производство и продажби (като по този начин увеличават обема на поръчките и за АК);
предоставят възможност за планиране на транспортния бюджет за предстоящата година;
осигуряване на по-нататъшното развитие на акционерното дружество (подобряване на процесите, подобряване на обслужването на клиентите, автоматизация, обновяване на активите) поради получения икономически ефект, без привличане на допълнителни инвестиции.

Красота и още! Но засега това са само очакванията на ръководството. Реалистично ли е да ги оживим?

Откъде да започна аутсорсинг? И какви са възможните етапи?
- Износът на външни изпълнители не е лесен процес. Необходимо е да се „откъсне парче“ от операционния механизъм и да се създадат условия, при които той вече да работи автономно, но по-ефективно в полза на основното производство. Или, може би, първо създайте условия и след това „откъснете“?
Стъпка 1. На първо място е необходимо да поканите консултанти за извършване на технологичен, организационен и икономически одит на автомобилните транспортни съоръжения на компанията. Това ще позволи да се определи текущото състояние на икономиката, да се определи реалната структура на разходите за превозни средства, да се одобрят текущите показатели за ефективност, да се идентифицират областите на повишаване на ефективността и да се получи изчерпателна информация за разработване на балансиран план за възлагане на външни превози. На фиг. 1 показва етапите и секциите на анализа в рамките на логистичен одит. Този одит може да бъде извършен от самата аутсорсинг компания - обаче, ако тя има необходимите компетенции.

Фигура: 1. Етапи и функционални области за логистичен одит.
Стъпка 2. След това специалистите на АК определят тарифите за нейните услуги. Препоръчително е разходите за услуги да се обвържат с обема на работата, а не с машинните часове. При преговори с АК се определя оптималният модел за нейното създаване:

Независимо дали транспортните активи са прехвърлени в собственост на АК или на лизинг?
Създаваното съвместно предприятие е 100% дъщерно дружество на вашата компания, 100% дъщерно дружество на аутсорсинг екип или смесен капитал с определяне на вноските на всяка страна?
Какви са механизмите за възнаграждение на мениджърския екип?

Стъпка 3. Подписва се споразумение относно условията за създаване на АК.
Стъпка 4. Започва процедурата за стартиране на операцията AK. Може би този етап е най-отговорен от гледна точка на началото на успешната работа на АК.
Стартирането предполага решаване на всички правни, организационни въпроси, свързани с началото на предоставянето на услуги на АК. Условия, необходими за започване на работата й:

АК трябва да бъде създадена навреме и да разполага с всички необходими документи за предоставяне на услуги;
се съставят договорни отношения с дружеството майка;
всички необходими активи трябва да бъдат прехвърлени при договорените условия на управлението на АК;
трябва да се установят договорни отношения с изпълнители и доставчици на стоки и услуги;
персоналът трябва да бъде снабден с необходимото оборудване и работни места;
трябва да се разработят наредби и процедури;
трябва да бъдат внедрени необходимите информационни системи;
персоналът трябва да бъде подходящо обучен и психически подготвен за нови условия на труд.

След като бъдат предприети всички необходими мерки, се провеждат тестови процедури и проверка на системата, сертифициране на ключов персонал и AC е готов да започне търговска експлоатация. Остава да се изчислят спестяванията.

Как се постига икономическият ефект?
При договорни отношения се появяват много проблеми на логистичния процес, които преди това са били притихнати и изгубени в джунглата на междуличностните отношения. Сега фактите за престой и закъснения в доставката ще бъдат незабавно разкрити и ще изискват определени решения.
С преминаването към възлагане на външни изпълнители има изход към ново ниво на управление на транспорта: от управление „според инструкциите“ към управление „по показатели“. Това намалява управленската работа и ви позволява да използвате нови подходи за мотивиране на управленския персонал - както АК, така и ръководителите на собствените им отдели.
За управлението на АК логистиката е основната компетентност, това е техният бизнес. Следователно мотивацията тук е коренно различна в сравнение с това, когато транспортът е в ръцете на производствените работници. Ето защо професионалистите бързо намират скрити резерви, за които „собствените“ транспортни работници мълчат до последно.
При правилно изградени взаимоотношения самите производствени работници започват да спестяват пари, похарчени за транспорт, използват ги разумно.
Намаляват се разходите за автомобилен час. Това се постига чрез организиране на ефективно планиране, отчитане и контрол на потреблението на горива и смазочни материали, резервни части, въвеждане на разумни стандарти, увеличаване на периода на основен ремонт и изхвърляне на ненужни активи. Бързо се идентифицират служители, които не участват интензивно в производствения процес. Докато средната заплата на специалистите от АК нараства, размерът на работната заплата намалява.
Но основното нещо (което обаче не всички аутсорсинг компании могат да внедрят) е да се намали броят на машиночасовете със същия обем на транспортната работа. На фиг. 2 схематично показва индикаторите, влияещи върху цената на машинен час и намаляване на броя машинни часове.

Фигура: 2. Показатели за ефективност на транспорта
Намаляване на броя на необходимите машинни часове със същия и понякога нарастващ обем на транспортната работа се постига чрез използването на ясна, гъвкава, отстранена от грешки диспечерска система. Как се постига такъв резултат е темата на отделна статия.

Страничен ефект
Когато се възлагат превозни средства на външни изпълнители, трябва да се помни, че транспортът е свързващо звено в снабдителната верига, кръвни артерии с всички произтичащи последствия. Ако проектът е неуспешен, в най-добрия случай разходите ще се увеличат; в най-лошия производствените планове и недоволството на клиентите ще бъдат нарушени. На фиг. 3 можете да видите, че транспортът е в центъра на "логистичната маргаритка".

Фигура: 3. Ефективен транспорт - центърът на кристализация
В случай на успешен проект и ясна организация на работата на транспорта, той се превръща в своеобразен кристализационен център, излагащ нови изисквания за самата организация на производството, доставките и дори клиентите. Ефектът на кристализация носи нови ползи за инициаторите на проекти.

Какви са рисковете и управлението на проекти?
- Прехвърлянето на транспорт към аутсорсинг, дори с доказана икономическа осъществимост, е свързано с рискове, които могат да отдадат получаването на очаквания резултат на неопределено бъдеще. Таблицата показва примери за рискове от реални проекти. Опитът на многобройни успешни проекти показва, че рисковете не са ужасни, ако са предвидени и своевременно се вземат превантивни мерки.

Проектни рискове

Предложения за предотвратяване на риска

Саботаж на мениджърите на фабриките (подразделенията) на компанията майка при работа с АК (някои обеми трафик могат да отидат „настрани“, нежеланието да се промени стила им на работа се отразява)

Издаване на заповед на ниво предприятие, която трябва да съдържа клауза за отговорността на мениджърите за неспазване. Обяснителна работа (обучение)

Голям процент спешни заявки за транспорт

Подобряване на съществуващата система за планиране на обществени поръчки за стоки и материали (инвентар). Подобряване на точността на планирането на доставките и управлението на запасите

Липса на квалифициран персонал

Прехвърляне на най-опитните служители от други отдели в АК. Обучение на персонала в областта на транспортната логистика

Неуспехи в началото на работата

Използване на механизъм за контрол на качеството и бърза реакция - навременна корекция на разпоредбите и обучение на служителите

Нежелание на дилърите, доставчиците и превозвачите да работят в единна информационна система (ACS)

Разработване на механизми, които да убедят дилърите и доставчиците в необходимостта да работят с ACS (описание на ползите, които ще получат)

Кратко време, отредено за установяване на договорни отношения

Започване на работа възможно най-рано, свързано със сключване на договори с изпълнители и доставчици

Консолидиране на складове като част от преструктурирането на производството, в резултат - закъснения и престой на транспорт при приемане на стоки и материали

Осигуряване на складовете с необходимия капацитет за своевременно изпълнение на товаро-разтоварни операции

Липса на първоначален оборотен капитал

Постепенно прехвърляне на подразделенията на компанията майка на служба в съвместното предприятие

Рисковете могат да възникнат на етапа на одита и на етапа на стартиране и на началния етап на AC. Опитът в организирането на работа по проекти значително минимизира рисковете. Аутсорсингът на превозни средства трябва да бъде организиран като проект със собствен бюджет, с дефиниция на механизъм за управление на проекти, работен план и определяне на лицата, отговорни за постигането на тези резултати в рамките на определен период от време (както от компанията майка, така и от от АК). Успехът се осигурява, ако професионален добре координиран екип, който вече е известен на пазара с резултатите от своята дейност, се ангажира с възлагането на превозни средства на външни изпълнители.

Заключения и препоръки

Преди да започнете да възлагате транспорт на външни изпълнители, трябва да разберете защо имате нужда от него и какви резултати очаквате в крайна сметка. Предпроект за логистичен одит ще ви помогне в това.
Желателно е изнесените транспортни услуги да бъдат неразделна част от концепцията за развитие на транспортната и логистична система на предприятието.
Аутсорсинг транспортът трябва да бъде организиран като проект с всички съпътстващи атрибути (управление, цели, цели, план, срокове, отговорни лица, ресурси и бюджет).
Положителният ефект от работата на АК трябва да се наблюдава чрез ключови показатели за изпълнение (KPI).
В договора с АК трябва да се определят не само тарифите за услуги, но и нивото на обслужване, със съответната отговорност на страните.
В споразумението с акционерното дружество е необходимо да се предписват не само условията за влизане в съвместен бизнес, но и условията за напускане.
Основното е, че е важно да не сбъркате при избора на партньор за изпълнението на този проект, тъй като това е стратегически избор.

Нашият опит в оптимизацията на логистиката в промишлени предприятия показва, че професионалните аутсорсинг екипи трябва да бъдат готови да демонстрират:

методология за провеждане на логистичен одит;
система от ключови показатели за ефективност на транспортната и логистичната система;
притежание на съвременни информационни решения за планиране, счетоводство и контрол на транспорта;
стандарти (разпоредби) за организиране на ефективната експлоатация на транспорта и взаимодействието му с производствени единици;
разбиране на спецификата на работата на индустриалното предприятие (снабдяване, складиране, организация на производството, информационна поддръжка) за постигане на най-добър резултат благодарение на интегриран поглед върху транспортната и логистичната система на предприятието.