Мястото на секретариата в системата за управление на EMERCOM - Организация на офис работата в секретариата на EMERCOM

Мястото на секретариата в системата за управление на Министерството на извънредните ситуации

Главното управление на МЧС на Русия за Ямало-Ненецкия автономен окръг е подчинено на Волго-Уралския регионален център за гражданска защита, извънредни ситуации и премахване на последиците от природни бедствия, както и на губернатора на Ямало-Ненецкия автономен окръг . Главната дирекция на Министерството на извънредните ситуации включва няколко отдела, отдели и служби, които са структурни отдели на Главната дирекция (фиг. 1).

Отделът на секретариата, който осъществява дейността си въз основа на Правилника за секретариата (Приложение 1), както и в съответствие с нормативните актове, приети в тази област, отговаря за документацията за управление. Важна задача при организирането на секретариата е разработването на Правилника за секретариата и длъжностните характеристики на служителите. Тази задача се решава от ръководителя на секретариата самостоятелно или с участието на квалифицирани специалисти. Наредбите относно секретариата и длъжностните характеристики на неговите служители представляват набор от организационна и правна документация, чието разработване завършва организационния етап на създаването на тази услуга. Правилник за подразделението - документ, който определя организационното и правното положение на дадено звено в структурата на организацията. Работата в офиса се състои в подготовката, изпълнението на документи и счетоводни файлове, тяхната обработка, съхранение, систематизация, регистрация и контрол върху своевременното им изпълнение. Документите отразяват и отчитат всички дейности на Министерството на извънредните ситуации на град Урай. Структурата на секретариата на Министерството на извънредните ситуации на град Урай е както следва (фиг. 2)

Задълженията на служителите в секретариата се регулират от техните служебни задължения. Секретариатът изпълнява следните функции: Процедура за секретариата // Промишленост и сигурност. - No 7 (12). - 2009. -S.3-4:

1. Извършва обработката на входящи, изходящи и вътрешни документи на Службата.

4. Осъществява контрол върху коректността на изпълнението на документи, подадени за подпис на ръководството на отдела.

5. Подготвя от името на ръководството на отдела проекти на индивидуални заповеди, инструкции, служебни писма, удостоверения и други документи, съгласува ги с ръководителите на структурни отдели и други длъжностни лица и специалисти.

6. От името на ръководството редактира документи.

7. Осигурява набор, печат и оперативно възпроизвеждане на документи, използвани в дейностите по управление на Службата.

8. При необходимост осигурява превод на документи от руски на английски и от английски на руски.

9. Осигурява счетоводство и навременна регистрация на документи, тяхната безопасност.

10. Организира рационален работен поток и контрол върху движението на документите в организацията.

11. Контролира коректността на документооборота и оказва методическа и организационна помощ на служителите на Службата при документооборота.

12. Осигурява формирането на досиетата на секретариата в съответствие с одобрената номенклатура, тяхното съхранение, навременното прехвърляне на делата за архивно съхранение и разпределянето на досиета и документи с изтекъл срок на съхранение за унищожаване.

13. Организира планирането на работния ден на началника на отдела и неговите заместници.

15. Изготвя проекти на планове за работата на Службата.

16. Подготвя материали за срещи, осигурява своевременното им разпространение сред заинтересовани организации и лица.

17. Предоставя навременна информация за провеждането на срещи.

18. Подготвя и организира оперативни срещи, срещи с ръководството на Службата.

19. Извършва мерки за материално-техническа подкрепа на срещи и срещи, провеждани от ръководството на Службата.

20. Извършва регистрацията на протоколи от заседания на ръководството и колегиумите на Службата, тяхното разпространение.

21. Следи за изпълнението на решенията на ръководителя на отдела.

22. Организира приемането на посетители от ръководството и съответните специалисти на Службата.

23. Особености на организацията на дейностите на помощник-секретаря и секретаря на заместник-началника Янковая В.Ф. Как да организираме работата в офиса. - М.: MCFER, 2004. -с. 308 . Секретар на заместник-началника на Министерството на извънредните ситуации Секретарят, работещ като част от структурното звено на Службата, има специални познания относно спецификата на работата на съответното структурно звено.

Компетентността на секретаря на заместник-ръководителя включва въпроси, свързани с процесите, протичащи в организацията, тоест той изпълнява задачи, свързани със самата организация и нейните служители.

Този секретар, както и личният асистент, работи с един човек, но най-често това са вторите лица на компанията (заместник-директори, вицепрезиденти, ръководители на отдели и отдели и т.н.).

Основни изисквания:

трудов стаж на подобна длъжност от година
старание, отговорност, учене
уверено използване на компютри и офис оборудване

1. Самосъставящи се букви.

2. Контрол върху изпълнението на документи и задания, подчинени на непосредствения ръководител на структурното звено/и.

3. Изготвяне на работен график на мениджъра.

4. Преглед и подготовка на информация за мениджъра.

5. Изготвяне на аналитични бележки и препоръки за началника.

6. Подготовка и подкрепа на преговорите.

Помощник-секретар/ръководител на секретариата на Министерството на извънредните ситуации

Изпълнителният асистент е вид офис администратор. В допълнение към обичайните секретарски задължения, той може да бъде поверен да координира дейностите на редица организационни служби (например автомобилни), да изпълнява заповеди на служители, както водещи, така и обикновени. Тази позиция изисква повече независимост, отколкото позицията само на секретар или секретар на рецепцията. Помощник-секретарят има право да изпълнява определени проекти от неговата компетентност (проучване на нови стоки и услуги, подобряване на системите за работа на организацията). И също често този секретар е отговорен за организирането на корпоративни събития, конференции, доставка на обяди в офиса и т.н.

Основни изисквания:

уверено използване на компютри и офис оборудване
трудов стаж на подобна длъжност поне две години

1. Осигуряване на живота на офиса (организиране на закупуването на канцеларски материали, доставка на вода, контрол върху наличността на хартия в принтери, копирни машини и много други).

2. Разрешаване на административни проблеми (наемане на сграда, почистване на жени, шофьори, секретари и много други).

3. Въвеждане на нови форми на организация на работата.

4. Представителни правомощия (в държавни агенции и др.).

5. Подбор, управление и обучение на подчинен персонал.

Позицията е по-типична за компании с големи офис площи.