Какво означава прилагане на процесния подход към управлението?

ShPShShSh Процесен подход към управлението - управление на организация чрез mjk изграждане на система от процеси, управление на тях, внедряване на дейности за подобряване на процесите.

Трудно е да се определи процесния подход, който да е приложим във всички възможни ситуации.

„Този ​​международен стандарт насърчава прилагането на процесния подход при разработването и прилагането на система за управление на качеството и за подобряване на нейната ефективност и ефективност, за да се увеличи удовлетвореността на заинтересованите страни, като се гарантира, че техните изисквания са изпълнени.

За да функционира една организация ефективно и ефикасно, тя трябва да дефинира и управлява набор от свързани дейности (дейности). Дейност, която използва ресурси и се управлява, за да придобие способността да превръща входа в изход, се счита за процес. Често изходът на един процес директно формира входа за следващия.

Приложението в рамките на организация на система от процеси заедно с идентифицирането, взаимодействието и управлението на тези процеси може да се нарече процесен подход.

Предимството на процесния подход е възможността за прилагане на текущото (оперативно) управление, което той осигурява чрез комуникация между отделни процеси в рамките на процесната система, както и тяхната комбинация и взаимодействие ".

По този начин стандартите ISO 9000 от 2000 г. в момента са може би единствените документи, в които е формулирана ясна дефиниция на процесния подход към управлението. От дефиницията на ISO обаче не става ясно как точно да се приложи процесния подход и какъв е критерият за постигане на планирания резултат. За да се приложи процесния подход в една компания, е необходимо: •

изграждане, анализ и оптимизиране на веригите на стойността на организацията26; •

създаване на система (мрежа) от процеси на организацията, като се вземат предвид нейните цели и стратегия27; •

въз основа на система от процеси за оптимизиране на организационната структура на организацията; •

да осъществява регулирането на дейностите до степен, необходима за организацията на контрола на процесите; •

разработва и прилага система от индикатори за управление на компанията и процесите; •

организира управлението на процесите; •

организира дейността на мениджърите за подобряване на процесите; •

разработване и прилагане на мотивационна система, фокусирана върху подобряване на процесите.

На фиг. 1.8 е диаграма на Гант, показваща как горепосочените действия могат да бъдат извършени във времето.

Фигура: 1.8. Диаграма на Гант на проект за прилагане на процесния подход към управлението

Изграждане, анализ и оптимизиране на вериги за създаване на стойност

Създаване на система от организационни процеси 1 и і і і

Оптимизиране на организационната структура i 1

Регулиране на дейностите и і і

и и і і і Разработване на система от индикатори и

Организация на контрола на процеса 1 i

Организиране на дейности за усъвършенстване на процеса

i системи 1 мотивация

Времето за всеки етап е ориентировъчно (фиг. 1.8). Трябва да се отбележи, че процесният подход не може да бъде приложен веднъж завинаги. Изисква постоянен анализ и разработване на системата от процеси, методи за тяхното управление, система от индикатори, усъвършенствано обучение на персонала и др.

Нека да разгледаме набързо всеки елемент от горния списък с изисквания. един.

Провеждайте изграждането, анализа и оптимизирането на веригите за създаване на стойност на организацията.

Методологията за изграждане и анализ на веригите на стойността, в която участва организацията, е разгледана подробно във втората глава. Методологията ви позволява да анализирате бизнеса на най-високо ниво и да вземате решения за трансформиране на процесите и организационната структура на компанията. Можем да кажем, че това е възможно най-високото ниво на приложение на процесния подход към управлението.

Анализът на дейността на компанията на най-високо ниво чрез използване на верижни диаграми позволява по-адекватен подход за решаване на проблема за изграждане на система от организационни процеси като цяло. 2.

Създайте система (мрежа) от организационни процеси.

Процесната система на компанията може да се използва за следните цели: •

организация на фирменото управление на принципите на процесния подход; •

внедряване на промени в организационната структура; •

поетапно регулиране на процесите; •

разработване на система от индикатори за управление на процесите; •

анализ в сравнение с конкурентите (бенчмаркинг); •

използване на най-добрите отраслови практики; •

трансфер на опит между компании от същия холдинг; •

Оптимизирайте организационната структура на компанията въз основа на системата от процеси.

Адекватен подход за решаване на проблема за оптимизиране на организационната структура е възможен само като се разчита на информация за процесите, които се извършват във фирмата. Ако мениджърите, които правят структурни промени, нямат визия за предприятието като система от процеси, тогава най-вероятно реорганизацията ще се провали. Процесите са първични, а организационната структура е второстепенна, тъй като процесите създават стойност за клиентите, а структурата не.

При прилагането на процесния подход е много важно да разгледаме критично съществуващата организационна структура на компанията и да я оптимизираме.

неефективни верижни връзки.

Трябва да се отбележи, че преди да се опитат да внедрят сложни методи за организиране на управлението на процесите, мениджърите на предприятията трябва да рационализират организационната структура.

В търговска и производствена компания процесният подход е въведен преди повече от пет години. В рамките на СУК бяха създадени система от процеси, регламенти за изпълнение на процеси, система от показатели и др. В същото време анализът разкри, че съществуващата организационна структура не е достатъчно балансирана. В някои случаи това пречеше на нормалното управление на процесите на това предприятие. Ръководството първо трябва да подреди нещата в структурата и след това да приложи изцяло процесния подход. Не беше лесно обаче да се извършат структурни промени поради проблеми от субективен характер: характеристиките на личността на лидерите, техните неформални взаимоотношения със собствениците, вътрешнополитически борби и др. 4.

Документирайте дейностите до степен, необходима за организиране на контрола на процеса.

Мениджърите на предприятия трябва да вземат предвид, че рутинното документиране на дейностите (включително регулирането на процесите) не е въвеждането на процесния подход. Например, ако процесите са недостатъчно подчертани, границите на процесите и областите на отговорност на мениджърите не са ясно определени, тогава регулацията няма да даде положителен ефект за компанията. Въвеждането на процесния подход означава преди всичко въвеждане на механизми за контрол на процеса. Следователно регулирането е необходимо дотолкова, доколкото ви позволява да организирате управлението на процесите и да постигнете целите, поставени от собствениците и мениджърите на компанията.

За много компании типичната е следната ситуация. Ръководството решава да приложи процесния подход. Създава се работна група или отделно структурно звено, на което е поверено описанието и регулирането на процесите. Работната група работи от няколко месеца и в резултат на това предоставя набор от модели на процесите в управлението. Мениджърите разглеждат тези описания и с изненада установяват, че им липсват процеси на управление. Това означава, че в модела няма описание на тяхната работа. Такива описания на процеси не могат да се използват за регулиране, тъй като им липсва описание на управленските дейности. пет.

Разработване и внедряване на система от индикатори за управление на компанията и процесите.

Наличието на система от цели и показатели във фирмата е предпоставка за осъществяване на управлението. Но тази система може да бъде обвързана със структурни единици. В този случай показателите не са фокусирани върху ефективността и ефективността на процесите в цялата компания.

Когато се въвежда процесен подход, системата от показатели трябва да бъде свързана с процеси и да се фокусира върху постигането на целите на бизнеса като цяло. Когато се описват едни и същи процеси, е важно да се определи точно кои структурни единици ги изпълняват. Следователно, система от индикатори, правилно внедрени въз основа на процеси, може да се използва за определяне на индикаторите на структурни единици, ако е необходимо. 6.

Организирайте управлението на процесите.

Организацията на управлението на процесите е една от най-трудните задачи, пред които е изправено управлението на фирмите при прилагането на процесния подход. За да организирате такова управление: •

ръководството на компанията трябва да има разбиране за методите за управление на процесите; •

необходимо е да се разпределят подходящи ресурси (например средства за разработване на информационна система, разпоредби, обучение на персонала и др.); •

системата от процеси трябва да бъде ясно структурирана; •

трябва да разработите система от цели и показатели за управление на процесите.

При организиране на контрола на процеса за всеки от тях се разработват и използват различни контури за управление. Като част от изпълнението на контрола на процеса, трябва да се разработят и внедрят процедури за управление на коригиращи и превантивни действия. 7.

Организирайте дейности за подобряване на процесите за мениджъри.

Възможно е да се установи оперативен контрол на процесите, но не и да се постигне с

това подобрение при тях. Като част от прилагането на процесния подход е необходимо да се създадат механизми за подобряване на процесите. Възможни са различни подходи за решаване на този проблем: от строги административни мерки до включване на персонал и създаване на условия за ефективна работа в екип за подобряване на процесите. 8.

Разработване и прилагане на мотивационна система, фокусирана върху подобряване на процесите.

Неформалното и ефективно прилагане на процесния подход е невъзможно без участието на персонала на компанията, което означава, че мениджърите трябва да мислят за мотивацията на служителите.

С цялото разнообразие от мотивационни методи, само няколко могат да бъдат използвани при въвеждане на процесния подход; те зависят от ситуацията във фирмата и целите, поставени от нейните собственици и мениджъри.

Ако всички горепосочени действия са изпълнени, можем да приемем, че организацията е внедрила процесния подход към управлението.