Какво е важно да знаете за подготовката на документи за архивиране

Лектор на семинар: В. И. Андреева, Професор в катедрата по трудово право
Руската академия на правосъдието при Върховния съд на Руската федерация и Върховния арбитражен съд на Руската федерация

План на семинара:

1. Организация на архивното съхранение във фирмата.

2. Номенклатура на делата на организацията и нейните структурни подразделения.

3. Обобщен запис към номенклатурата на делата.

4. Проверка на стойността на документите.

5. Вътрешен опис на делото 6. Закон за разпределяне на документи за унищожаване.

У нас, какъвто и счетоводител да вземете, всеки трети е силно натоварен с работа, останалите просто са претоварени. При такива условия много счетоводители или не се занимават с подготовката на документи за подаване в архива на организацията, или организират процедурата не според правилата и много рядко.

Ще ви напомня обаче, че работата по формирането на дела за прехвърляне в архива на организацията е пряка отговорност на служителите от структурни звена. И счетоводен отдел включително.

Мрачна тенденция се дължи и на факта, че ръководството на компаниите третира архива като вторична работа, спестявайки разходи за поддръжката му.

Това може да доведе компанията до неблагоприятни последици.

Към казаното можем да добавим и факта, че в малките организации често просто няма отделен персонал, отговорен за архива на компанията.

А функциите на архивиста са поверени на секретаря, служителя по персонала или счетоводителя.

Във всеки случай трябва да сте запознати пряко с процедурата за създаване на архив, така че на семинара ще ви разкажа подробно какви документи трябва да подготви счетоводителят, за да прехвърли дела за съхранение.

Организация на архивното съхранение във фирмата

Първото нещо, на което трябва да обърнете внимание, е, че независимо от размера на вашата компания, има редица документи, които са забранени за унищожаване. Например счетоводни документи и документи за персонала с постоянен и дълъг (над 10 години) период на съхранение. Това са преди всичко документи, съдържащи информация за трудовия стаж на служителите. Освен това при ликвидация всяка организация трябва да представи документите си в държавния или общинския архив в съответствие с инструкциите на местната архивна институция. Без това актът за ликвидацията на организацията няма да бъде подписан.

Работата по създаването на архив започва с решаване как ще бъде във вашата организация. Всичко тук, разбира се, зависи от големината на компанията. Архивът може да бъде или отделно структурно звено, или да съществува като част от офиса или секретариата. Може да бъде служител в щатната маса - ръководителят на архива, архивист - служител, който отговаря за архива.

Както казах по-горе, в малките компании е обичайно работата по поддържане на архив да се комбинира с други функции (с работата на секретар или счетоводител). В този случай може да се установи комбинация от длъжности, ако в щатната маса има длъжност архивист. Или допълнителна работа по поддържането на архива е поверена на някой служител, ако щатната маса не включва длъжността архивист. И в двата случая трябва да се получи съгласието на служителя, тоест трябва да се подпише допълнително споразумение към трудовия договор. Освен това на тези служители трябва да се плаща допълнително за работата по поддържането на архива.

Ако вашата компания е създала цяло структурно звено (архив), препоръчително е да се разработи Наредба за архива и длъжностните характеристики на служителите в архива, без които ще бъде трудно да се работи.

Номенклатура на делата на организацията и нейните структурни подразделения

Сега ще разгледаме директно процедурата за оформяне на документи по дела. Всеки специалист, работещ с документи, трябва да се занимава с този проблем. Трябва да се отбележи, че документите се оформят в дела по определени критерии, така че по-късно те могат лесно да се търсят в архива.

При оформяне на документи по дела се използват различни знаци, според които документите се комбинират в една папка. Например номинална характеристика (номинална, специфична): поръчки към поръчки, протоколи към протоколи.

Друг знак - предмет-въпрос за официална кореспонденция.

Но е възможен и съвсем различен подход, когато се комбинират различни документи по един въпрос. Класическият модел е съдебното дело, личното досие на служителя.

Таблицата, съдържаща се в номенклатурата на делата, включва пет колони. Индексът на делото се въвежда в първата колона. Според правилата делото е номерирано по следния начин: трябва да има поне две числа, свързани с пунктуационен знак (тире или дробен знак). Първо, трябва да номерирате всички структурни подразделения или области на дейност, "управление" - 01, "финансов отдел" - 02,. "Отдел за снабдяване" - 05,. "Маркетингов отдел" - 12 и т.н. Всички обекти трябва да имат еднакъв брой знаци в кода. След кода на подразделението се поставя препинателен знак и се добавя поредният номер на конкретно дело в подразделението. Например „кадрите“ имат код 05. Всички папки, които се формират там, започват с 05. Например, формират се 25 различни случая - папки с различни имена, след което те ще бъдат индексирани, както следва: 05-01, 05-02, . 05-25 - последното нещо.

Колона втора „Заглавие на делото“ не трябва да Ви създава въпроси. Можете да намерите типични заглавки на дела в Списъка на документите с периоди на съхранение, за които говорих в началото. Всичко е изключително просто, например в счетоводния отдел може да има следните заглавия: „Годишен отчет за основните дейности на компанията за 2011 г.“, „Заповеди по административно-икономически въпроси“, „Кореспонденция с банката по въпроси на издаване на заеми ".

В края на календарната година, в третата колона на номенклатурата на делата "Брой единици за съхранение", трябва да въведете броя на образуваните дела.

Едно дело трябва да съдържа не повече от 250 листа документи, което съответства на дебелината на корпуса заедно с корицата до 4 см. При голям брой документи, свързани с едно дело, той е разделен на томове.

Четвъртата колона на номенклатурата на делата "Срок на годност и брой на артикулите според списъка" е една от най-важните, тъй като въз основа на тези данни в бъдеще ще бъдат избрани документи за последващо съхранение или унищожаване.

Номенклатурата на делата трябва да се поддържа през цялата година, тоест трябва да се добавят допълнителни заглавия на дела, започнати, но не предварително планирани. Или отбележете в петата колона „Забележка“, че планираното дело не е открито по някаква причина.

Първоначално номенклатурата на делата се изготвя в края на първата година от функционирането на организацията и след това се препечатва за следващата календарна година, като се вземат предвид промените в състава на документите, настъпили през предходната година.

В организациите, които включват структурни подразделения, номенклатурата на делата трябва да бъде изготвена във всяко структурно подразделение. Формата му е дадена в Приложение 8 на Основните правила.

Като цяло формата на номенклатурата на делата на структурното звено е подобна на формата на консолидираната номенклатура на делата на организацията, но тя не съдържа щампа за одобрение на документа от ръководителя. Всъщност номенклатурата на делата на структурна единица е извлечение от консолидираната номенклатура на делата на организацията.

Номенклатурата на делата на организацията веднъж на всеки пет години подлежи на съгласие с експертната комисия (ЕК) на организацията и експертната комисия за проверка (ЕАК) на архивната институция.

Ако има много документи от един и същи вид, те могат да бъдат оформени в казуси по предмет, т.е. отделно заповеди за "приемане", "уволнение", "промяна на фамилията" и др. компанията е малка, не е необходимо да следвате тази процедура възниква, достатъчно е да отделите документите по време на съхранение.

Обобщен запис към номенклатурата на делата

В колона 2 „Окончателен запис“ записахме броя на формираните обеми дела. В последните две колони е необходимо да се подчертаят преходни случаи и случаи с EIC марка. Делата за преобръщане са неразрешени дела, които трябва да продължат през следващата календарна година: лични дела, избрани органи, дело за многогодишен заем. Въвеждаме техния номер в колоната "Преминаване".

Каква е сделката с марката EPK? Това е случай, за който първоначално е определен минимален период на съхранение, след което трябва да се вземе решение за окончателния период на съхранение. Това означава, че решението за продължаване на съхранението или унищожаването на файла трябва да бъде взето от ЕК на компанията в съгласие с ECC на архивната институция.

За да подготвите документи за прехвърляне в архива, трябва ясно да разберете какво трябва да се съхранява и какво да се унищожава. Ето защо, заедно с образуването на нови дела, е необходимо периодично да се позоваваме на документите от предходни години. Тази година делата за 2009 г. трябва да бъдат прехвърлени в архива на организацията, ако, разбира се, вече са подадени дела за предходни години.

Имайте предвид, че документите за последните три години могат да се съхраняват в работната стая. Това е точно достатъчно време, когато хартията може да издържи на условията, в които човек се чувства удобно да работи. За документа се изискват други условия: тъмно, хладно (12-16 °), сухо помещение.

Проверка на стойността на документите

Комисията се създава еднократно за периода на дейност на организацията и включва представители на водещите отдели: счетоводство, кадрови служби, архиви. ЕК се ръководи по правило от заместник-директора.

Комисията провежда заседания и изготвя протоколи с решения, свързани с одобряването на описи за документи с дълъг, постоянен период на съхранение и персонал и определя кои документи трябва да бъдат унищожени. Няма ясна регламентация за честотата на срещите, достатъчно е да се събирате веднъж годишно, ако през предишни години документи са били обработвани и предадени в архива.

Протоколът от заседанието на ЕК трябва да има печат на одобрение от ръководителя на организацията, който не е включен в комисията, но носи лична отговорност за неспазване на процедурата за унищожаване на документи.

Нека се спрем на техническата обработка на документите, преди да ги изпратим за архивно съхранение.

Счита се за сериозна грешка, когато лист е номериран, например с номер 25, а след това веднага 27. Възниква очевидният въпрос: къде е лист 26? Пропуснатият номер отново се въвежда в сертификационния лист в реда "Пропуснати номера на листа". В свидетелския лист има и таблица, която посочва особеностите на физическото състояние и формирането на делото, например скъсани, залепени, плесенясали листове. Трябва да предоставите връзка към техния номер.

Вътрешен опис на делата

И накрая, трябва да бъде съставен вътрешен опис на документите по делото.

Във вътрешния опис въвеждаме индекса на делото, заглавието му, номерата на листите на делото, които съответстват на този документ. Тогава ще бъде лесно да се намери например заповед за уволнение на служител, дори ако знаете само, че това се е случило през 2010 г. Описът се прилага от неговия съставител и се поставя в началото на делото.

Сега делото трябва или да бъде зашито, или да бъде поставено под твърда подвързия, трябва да се подреди корицата (Приложение 11 към Основните правила. - бел. Ред.), Отразяваща името на организацията, подразделението, номера на делото, тома, заглавието, датите на учредяване и приключване на делото.

Сега компанията разполага с добре оформени документи, картотекирани и с корица.

Каква е следващата стъпка? Трябва да ги въведем в списъците на делата отделно за случаите на постоянно съхранение, временно съхранение и за персонала. Няма да се спирам подробно как да ги попълвам, защото форматът е много подобен на номенклатурата на делата.

Инвентарните описи се съставят в поне три екземпляра, единият от които остава в структурното звено, потвърждаващ факта на подаване на документи в архива, а други копия от инвентара се прехвърлят в архива заедно с делата.

Закон за разпределяне на документи за унищожаване

Не можете да унищожавате документи, които не са преминали проверката на стойността на документите. Решението за унищожаване трябва да се съдържа в протокола от заседанието на експертната комисия на организацията.

Документите, които подлежат на унищожаване, се вписват в съответния акт, който има единна форма - Актът за разпределение за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение (Приложение 4 към Основните правила. - Бележка за редакцията).

В акта се въвеждат вече познатите ни данни: индекси и заглавки на дела, срокове, срокове за съхранение.

След спазване на формалностите по документацията можете да пристъпите към унищожаване на документите.

Разбира се, унищожаването на документи не е свързано с изгарянето им или отвеждането им на сметище. Като най-ценният материал, който може да се рециклира, хартията трябва да бъде върната за рециклиране.

Обобщавайки дискусията по тази тема, ще подчертая още веднъж защо е важно да се поддържа архив. В живота се случват различни ситуации, например след много години хора, загубили документи, съдържащи информация за трудов опит, могат да се обърнат към вас. В съответствие с член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация гражданинът може да поиска всякакви документи за своята трудова дейност. Трябва да предоставите копия на такива документи в рамките на три дни.

Местоположение: Град Москва

Предмет: „Архив на организацията: номенклатура, образуване на дела, правила за съхранение на документи“