Как да работим с електронни документи: уеб клиент или решения за интеграция

Понякога въпросът е "как да работя с електронни документи?" влиза в ступор счетоводители, които тепърва започват да обменят документи в електронна форма (EDF). За някои разбирането за процеса на преход към EDI приключва в момента „закупен електронен подпис и свързан с услугата“, но всъщност трябва сериозно да промените подхода си към документите. Затова е по-добре да решите предварително как ще работите с електронни документи в бъдеще.

В тази статия ще разгледаме три основни начина за организиране на работата с електронни документи при обмен с контрагенти, достъпни за всички, които преминат към EDI.

Всяка услуга за обмен има собствен уеб клиент, който ви позволява да работите с документи с помощта на интернет браузър. Просто влизате в уебсайта на оператора, качвате електронен подпис и получавате пълноценен инструмент за работа с документи. Всичко е ясно и удобно, сякаш проверявате онлайн поща. Тук можете да създавате, редактирате, преглеждате документи, да ги изпращате за качване или да изпращате на други потребители. Цялата кореспонденция се съхранява в услугата в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация.

Тук е съсредоточена ключовата функционалност на услугата: разработчиците непрекъснато разработват интерфейса, възможностите и допълнителните функции на уеб клиента. Това до голяма степен се дължи на желанията и идеите на самите абонати.

Това е най-достъпният начин за работа, подходящ за почти всички. Основните потребители на уеб клиента са малки компании с умерен изходящ трафик на документи (20-30 на месец, или дори по-малко) и неусложнена вътрешна инфраструктура. Често в такива компании главният счетоводител или директор сами работят с документи, подписват ги с електронен подпис в уеб клиента.

EDI услуга уеб клиент

Пример за работа в уеб клиент

Интеграция с ОНД

Но възможностите на уеб клиента може да не са достатъчни, ако изпращате десетки документи всеки ден или всеки документ съдържа стотици номенклатурни елементи. Няма достатъчно време и усилия за създаване на тези документи на ръка. При такъв обем работа компаниите вече използват счетоводни системи - 1С, Galaxy, SAP и други. Интеграцията на EDM услугата с тези системи е отлично решение за средни и големи компании, чийто обем на документооборот е много значителен.

Благодарение на тази интеграция потребителите могат да работят с документи в позната счетоводна система: създават ги въз основа на системни данни, подписват, изпращат, получават, публикуват и съхраняват оригинали. Данните за входящите документи могат да бъдат въведени в системата незабавно, да се водят записи върху тях и т.н. Това ще бъде особено удобно за онези специалисти, които създават документи с много номенклатурни позиции.

Предимството на описания метод на работа, разбира се, е способността за органично интегриране на EDF във вътрешните процеси на компанията. Някои оператори дори предоставят безплатни стандартни интеграционни решения, които можете да изтеглите от сайта и да инсталирате сами. В други случаи ще трябва да свържете вашата ИТ услуга - проблемът с настройването на интеграцията няма да представлява проблем за нея.

Работа с електронни документи в 1С

Интеграция с EDMS

За много компании преминаването към EDI е естествена стъпка след автоматизирането на вътрешния документооборот. Ако използвате електронни системи за управление на документи (EDMS) в работата си, можете да ги интегрирате с услугата за обмен. За такива системи операторите имат стандартни съединители, които се предлагат безплатно в най-новите версии на EDMS. Например, има подобен съединител в системата DIRECTUM.

Предимствата на интегрирането на EDF и EDMS са очевидни: вече работите с електронни документи, координирате и съхранявате в системата и не е необходимо да отпечатвате нищо на етапа на изпращане. Самата система "знае" как и чрез кой оператор да изпрати електронен документ. Входящите електронни документи идват при вас в EDMS, можете веднага да ги изпратите за подпис на ръководството. Тази логика е вградена в типични системни маршрути.

Интеграцията с EDMS може да бъде на много нива. Например документите се създават в счетоводната система, съгласуват се и се подписват в EDMS, съхраняват се там и се изпращат на контрагенти чрез EDM оператора. Важно предимство е, че съвременните EDMS могат да управляват смесен архив от документи, съдържащи както електронни, така и хартиени оригинали. Това е полезно за онези компании, които имат много контрагенти, които все още използват традиционна поща за обмен.

Интеграция със системата за управление на документи

Коя опция да изберете

За да покажем още по-ясно нюансите на описаните от нас работни опции, ние създадохме таблица за вас.