Как да създадете свои собствени шаблони за документи

Доста често в хода на нашата дейност ние създаваме еднотипни документи: актове, заповеди, писма, договори, курсови работи. Всички тези документи по правило съдържат някои текстови или графични елементи: заглавия, детайли, лога и др., Които се повтарят във всеки документ.

Неопитен потребител, създаващ друг документ, е принуден да използва и редактира съществуващ документ, съдържащ тези елементи, или просто да копира определени елементи в нов документ, отново от стар файл. Нещо повече, осъзнавайки, че в този случай редактирането е неизбежно.

Тази рутина може да бъде сведена до минимум чрез създаване на документ от шаблон. Понякога шаблоните се наричат ​​още „риби“. Въпреки това, както и да го наречете, шаблоните наистина ви позволяват значително да увеличите ефективността на работата.

  1. Създайте празен документ.
  2. Нека го запазим веднага. Да отидем в менюто Файл (Файл) и изберете командата Запази като. (Запази като.). Ще се отвори диалоговият прозорец Запазване на документ, в който трябва да изберем в полето Тип файл Тип (Запазване като тип) Шаблон на документ (* .dot) (Шаблон на документ (* .dot).

По подразбиране ще се отвори папката Шаблони, в която се запазват всички шаблони. Дайте име на файла и щракнете върху Запазване.

  • Определете кои елементи (текст и графики) и къде точно ще бъдат разположени в документа.

    • По правило всички официални писма съдържат такива елементи като: името на организацията, логото, данните. Самият текст на писмото може да съдържа учтив призив към получателя на писмото и всъщност самият текст на писмото. В края на писмото се дава името на длъжността на ръководителя на организацията с неговия подпис.
    Нека вземем за основа подобна буквена структура.
    Ще поставим името на организацията в горната част на документа в центъра. За това:

    1. Нека отпечатаме името на нашата организация с главни букви, например:
      LLC "БЯЛИ НОЩИ". Натиснете бутона Въведете и отидете на нов ред.
    2. По-долу можем да вмъкнем разделителна линия. За да направите това, щракнете върху бутона Рисуване (Рисуване). В долната част на екрана ще се появи панел за рисуване с бутони за управление.

    Ние се интересуваме от редове, така че изберете подходящия бутон Линия (Линия). Курсорът на мишката се превръща в кръст.

    Моля, обърнете внимание: може би ще имате вмъкнато така нареченото платно - пунктирана област за вмъкване на фигури/фигури. За да се отървете разумно от вложката на платното, отидете в менюто Обслужване (Инструменти) и изберете командата Параметри (Настроики). Щракнете върху раздела Чести са (Общи) и премахнете отметката от квадратчето автоматично създаване на платно при вмъкване на автофигури (Автоматично създаване на платно за рисуване при вмъкване на AutoShapes). Щракнете върху OK и затворете прозореца Параметри (Настроики).

    Избрах текста под реда, намалих размера на шрифта до 9 точки и го подравних към центъра. Можете да видите пример на екрана по-долу.

    По този начин създадохме постоянна (неизменяема) част от нашия шаблон, така наречената „заглавна част“. Сега нека да продължим и да създадем полета, в които по-късно ще замените данните си.

    От лявата страна на шаблона под „заглавие“ щракнете двукратно и въведете името на вашия град, например: Москва. След това, в противоположната (дясна) част на шаблона, щракнете двукратно отново и поставете датата на мястото, където курсорът мига. За това:

    От дясната страна на шаблона под датата - с отстъп от левия ръб около 10 см по хоризонталната линийка - щракнете двукратно. Курсорът мига и в този момент ще вмъкнем поле, което да замести данните на получателя.

    1. В менюто Поставете (Вмъкване) изберете командата Поле (Поле). Ще се отвори прозорец, както е на екранната снимка по-долу.
      създадете
    2. В района на Категории Изберете (Категории) Автоматизация (Автоматизация на документи).
    3. В района на Полета (Имена на полета) изберете MacroButton.
    4. В района на Съобщение (Показване на текст) тип текст вмъкнете името на получателя и щракнете върху OK.

    Строго погледнато, в областта на имената на макроси би било необходимо да се посочи NoMacro (т.е. команда без макрос), но в списъка нямаше такова нещо. Затова го оставяме такъв, какъвто е. Поне никога не съм забелязвал грешки.

  • Получаваме полето с този текст.

    • Не забравяйте да запазите получения шаблон.

    Сега, за да използвате този шаблон за създаване на писмо, трябва да отидете в менюто Файл (Файл) и изберете командата Създавам (Ново). Панелът на задачите ще се появи вдясно, в който трябва да изберете опцията Общи шаблони (На моя компютър). Ще се отвори прозорец с налични шаблони. Изберете вашия шаблон и щракнете върху OK. Нов документ, базиран на вашия шаблон, ще бъде качен в Word. Добавете данните си в полетата и се насладете на автоматизация.