Как да се свържем с шефовете - изграждаме взаимоотношения с ръководителите на ветеринарни клиники

Да, разбира се, мениджърите и мениджърите на клиники са хората, които се грижат за останалата част от екипа и ги насочват обратно в релсите. Въпреки това, за да покажат наистина висока ефективност, понякога те просто трябва собствениците на клиниката ги изслушаха.

Автор: Марк Оперман, дипломиран ветеринарен бизнес мениджър, член на редакционния съвет на списание Veterinary Economics, собственик на VMC, Inc. в Евъргрийн, Колорадо.

Изложете на хартия

За да започнете, трябва да съставите подробен писмен списък на вашите работни задължения. Като мениджър на клиника е жизненоважно за вас да знаете кой за какво е отговорен. Не можете ефективно да управлявате персонала си, без да знаете работните отговорности и ролите на служителите си. Същото важи и за вашето ръководство. Собственикът на клиниката трябва да прегледа и одобри вашия списък с работни места, преди да можете ефективно да си вършите работата. Първо, опитайте се да напишете общо описание на вашата позиция. За тези, които предпочитат да започнат от нулата, можете просто да изброите накратко основните си функции и да изпратите документа на собственика на клиниката за преглед и одобрение. След като вашата длъжностна характеристика е завършена, уверете се, че собственикът я споделя с други служители, така че вашите подчинени ясно разбрах вашата роля в отбор.

Разберете стила на шефа си

За да се научите как да общувате по-продуктивно с ръководството, имате нужда от повече научете за личността и предпочитан стил на общуване твоят шеф. Някои собственици, като случая с Джули, не обичат конфликтите и не искат да изглеждат „лоши“ пред подчинените си. От друга страна, има по-агресивни собственици и мениджъри от средно ниво, които искат да участват във всяко решение, което клиниката взема. По-добре опознавайки личността на вашия лидер, можете по-добре да се доближите до него.

Вземете ме например. Служителите ми знаят, че в работата си не приемам агресивен и напористи подход. Ако просто дойдете при мен и ми кажете: „Марк, направи това и онова, защото имам нужда от него“, едва ли ще получите това, което искате от мен. Освен това не обичам прекалено дългите и подробни обяснения, особено ако ме зареждат с ненужни и ненужни подробности, когато не го поискам. Предпочитам да държа хората си кратки и точни. Така че, ако спокойно ми очертаете ключовите моменти на това, което искате да промените в работата на клиниката и ми позволите да задам няколко уточняващи въпроса, тогава най-вероятно ще подкрепя идеята ви.

Как да го направя

Ако имате проблеми с опознаването на шефа си по-добре, насрочете среща на неутрална територия, като кафене или ресторант. Попитайте шефа си как можете да си сътрудничите най-ефективно. Не се опитвайте обаче да поемете пълната отговорност за избора на най-добрия стил на общуване. Работата на шефа ви е да ви обясни колко му е удобно да общува с вас. Винаги казвам на подчинените си, че краткостта е сестра на таланта и не се нуждая от дълги обяснения. И винаги ги предупреждавам да не се приближават с топовен изстрел, докато не изпия втората си чаша кафе. Виждате ли? Винаги съм отворен за общуване.

Ако имате нужда от повече информация, в магазините има много книги за психологията на общуването. Можете също така да се запишете в специални курсове, които ще ви помогнат да разберете по-добре комуникационните механизми и да развиете най-ефективната стратегия.

Установете йерархия на правомощията

Комуникацията между персонала във вашата клиника може да се превърне в хаос, ако не инсталирате ясна йерархия, които всеки служител ще се придържа. Типична диаграма на йерархия на властите е показана на фигурата по-долу. Например, ако рецепционистът се сблъска с определен проблем, той трябва да се свърже с мениджъра на офиса. Ако офис мениджърът има проблеми с някой от членовете на екипа, той трябва да говори с мениджъра на клиниката и т.н.

Отправна точка: пример за йерархия на правомощията

Подобна йерархия работи и по друг начин. Ако собственикът на клиниката забележи, че секретарят допуска грешки, той информира управителя на клиниката, управителят разговаря с управителя на офиса, който от своя страна решава проблемите със секретаря. И обратното: ако секретарят не може да си свърши работата поради намесата на собственика, той се обръща към управителя на офиса и по-нататък по веригата. Много е важно всеки служител на клиниката да знае и уважава йерархията и подчинението. Това не означава, че членовете на екипа не могат директно да изразят притесненията си относно притесненията си, но той трябва да повери решението на такива проблеми на непосредствени ръководители от по-ниско ниво.

За да избегнете подобни инциденти, разпечатайте голяма йерархична диаграма и я закачете на стената, например в стаята за почивка на персонала. Ако йерархията се промени, трябва да информирате всички служители и да актуализирате схемата.

Срещайте се с началниците си редовно

Ако искате да общувате успешно с началниците си, трябва да говорите редовно със собственика на клиниката. Лично ви препоръчвам да говорите със собственика и да съставите график на месечните срещи. В много клиники успешно се практикуват срещи на собственици и мениджъри на закуска, тъй като след началото на работния ден можете да намерите много причини да откажете срещата.

Подгответе предварително дневен ред за събранието и го покажете на собственика, за да може той да направи свои собствени промени и допълнения. Естествено, на такива срещи също е необходимо да се водят протоколи, които най-вероятно ще бъдат поверени на вас. Защо изобщо да провеждате важна среща, ако няма да записвате какво е било обсъдено на нея?

Като мениджър на клиника, ще трябва да се срещате и с офис мениджъра, главния техник и болничния управител поне веднъж месечно, за да поддържате целия екип в течение на новите политики и процедури на клиниката. Присъствието на такива срещи трябва да бъде задължително. Тук също се опитайте да правите възможно най-подробни бележки, за да можете да запишете всички нови идеи на място, докато те все още са свежи в паметта на всички.

Проследявайте напредъка на проекта

Ако искате да се свържете и да се научите да общувате успешно с шефа си, трябва да му покажете върху какво работите в момента. По правило собствениците на клиники не знаят точно какво правят техните мениджъри, по какви проекти и проблеми работят. Понякога, когато мениджърите си вършат добре работата и нещата вървят гладко в клиниката, някои собственици започват да смятат, че мениджърите изобщо не дават нищо и не са необходими.

За това е необходимо дъска за проекти. Закачете обикновена черна дъска в офиса си и нарисувайте върху нея с тебешир диаграма с колони за проект, състояние, очаквана дата на завършване и дата на завършване. Напишете на дъската подробности за всички проекти, възложени ви, включително планирани и действителни дати на завършване. С напредването на проекта актуализирайте данните в колоната „състояние“. Това ще помогне на всички да видят върху какво работите в момента. Когато се появят нови проекти, добавете ги към дъската. Ако сте затрупани с работа, говорете със собственика, за да изберете заедно проектите с най-висок приоритет, след което не забравяйте да отбележите това на дъската.

Вие и собственикът трябва да работите заедно, за да създадете оптимална структура за управление на клиниката и да се уверите, че тя се спазва. Такава структура ще ви помогне да спечелите уважението на всички служители на клиниката, доверието на други ръководители и подчинени. Ако сте мениджър на клиника и всичко изброено по-горе ви притеснява, не се страхувайте. Просто си купете дъска и тебешир. Мога да гарантирам, че с този подход ще бъдете много по-склонни да предприемете нови проекти, които са ви възложени.

5 стъпки за свързване с управлението

За да установят контакт със собствениците на клиники, мениджърите и мениджърите трябва да възприемат следните 5 прости съвета:
1. Направете списък на длъжностите;
2. Научете повече за стила на общуване на шефа;
3. Разработване на йерархия на правомощията;
4. Провеждайте редовни срещи;
5. Закачете дъската на проекта си.

Превод: Владимир Хубирянц и екипът на Vetmanager.