Интегрирано внедряване на информационни технологии в търговията на дребно (страница 1 от 3)

1. Системи за търговия

Въображаеми и реални задачи за автоматизация

Обикновено при проучванията за осъществимост на автоматизацията на различни видове процеси целта е да се увеличи производителността на труда и да се спести персонал. Подходяща ли е тази цел за автоматизиране на управлението на търговския процес? На практика процесът на разпространение на стоки и получаване на пари може да бъде организиран по много начини и ако едновременно с това основната задача е спестяване на персонал, то той може да бъде решен съвсем просто. Въпреки това е малко вероятно това да бъде ефективно търговско предприятие. Ако си поставим задачата за ефективно управление на търговско предприятие, за да получим най-голяма печалба (сега или в бъдеще), тогава наистина ще бъде възможно да се реши само с помощта на автоматизация на процесите на стокообръщение.

Сложни системи - "за" и "против"

Една от най-често срещаните грешки е изборът на сложна система. Тя се основава на добре позната маркетингова техника: целият процес трябва да бъде автоматизиран, в противен случай необходимата ефективност няма да бъде постигната. Такова изявление трябва да се третира много внимателно. Какви „клопки“ може да очаква клиент на такива системи? Опитът показва, че реалните потребители на сложни системи са два типа клиенти.

Първият тип са тези, които се надяват да се научат да търгуват с много умна система. В този случай, ако системата предлага някаква достатъчно задоволителна технология, това води до успешни резултати, при условие че процесът на търговия е достатъчно прост, например в магазини, продаващи скъпи стоки. Процесът на продажби там е бавен, стоките са скъпи, доверието в персонала е високо. В същото време всякакви вариации едва ли са възможни въз основа на такава система: не може да се говори за някакво развитие или промяна.

Методологията за управление на всеки от процесите, по-специално основния търговски процес, често се опростява в полза на комплексно решение, в полза на удобството за обмен на данни между части от системата, за да се получат напълно консолидирани финансови отчети. Тази задача също е важна и интересна и, между другото, определя клиентите от втория тип. Техните бизнес процеси и структурата на предприятията са толкова разширени, че задачата за събиране на данни е наистина много трудна. Предприятието е готово да се откаже от някои от основните си функции в полза на решаването на този проблем. Всъщност това означава, че предприятието има проблеми при управлението и съгласуването на данни. Следователно клиентът се съгласява да прави всичко по по-опростен начин, макар и не толкова ефективно, но просто да не нарушава взаимодействието между системите като цяло. В този случай ефективността на управлението на всеки процес, включително процеса на търговия, е по-лоша. Това още веднъж потвърждава тезата, че всичко универсално е по-лошо от специалното.

Ако говорим за сложни решения, базирани на добре познати западни системи, тогава те, по силата на фокуса си върху решаването на максималния брой проблеми, възникващи пред предприятието, имат много разработени инструменти за персонализация. Абсолютно невъзможно е да научите нещо от тях. Ако можете да разберете кой от 50-те начина е най-ефективният начин за получаване на стоки, тогава вие сами притежавате технологията. Системата ви позволява да направите определени настройки за структурата на бизнес процеса, но не предоставя технология. Най-яркият пример е системата R/3 на SAP, която може всичко. Скъпо е и не налага почти никакви ограничения върху технологиите.

Система за управление или финансова система?

Управлението обикновено е тясно свързано с финансовото счетоводство. Счетоводството в Русия е доста сложно. Първото нещо, което трябва да направите, когато стартирате автоматизация, е да направите целта възможно най-конкретна. Ако ограничението е точно в областта на счетоводството, тогава няма смисъл да купувате интегрирана система за автоматизация. Необходимо е да се реши проблемът там, където той съществува, тъй като задачите за управление на търговския процес и счетоводството в много отношения са противоположни. Също така в много отношения задачите за получаване на максимална печалба и плащане на най-правилните данъци са противоположни. Следователно, на първо място, е необходимо да се разреши основният конфликт. Какво трябва да се направи: автоматизация на счетоводството или управление на процеса на продажби? В търговията на дребно, за съжаление, разликата между двете е за съжаление силно забулена. Системата за контрол на зоната на продажби е по-подобна на управлението на конвейер, на системите ACS. В същото време, в производството, на никой никога не би му хрумнало да се опита да използва финансовата система за управление на конвейера, но в търговията на дребно е много разпространена идея: да управлява процеса на търговия, използвайки счетоводна или финансова система. Естествено, резултатът в този случай ще бъде незадоволителен. Финансовото счетоводство често се нарича от специалистите по мениджмънт като „посмъртно“. Той записва само това, което вече се е случило, станало е и не може да бъде променено. От друга страна, финансовата система еднакво безразлично улавя както печалби, така и загуби, докато системата за управление е създадена само за да има печалба и да няма загуба. Това е огромна разлика между тях.

Системата за управление е абсолютно необходима в оптимизирана среда на управление и в силно конкурентна среда. Следователно прилагането му е особено ефективно, ако има мрежа от магазини за търговия на дребно. За отделен магазин това има смисъл само ако работи в силно конкурентна среда. Когато няма конкуренция, въвеждането на такава система може да бъде преждевременно, както и организирането на нови формати на търговия, например отстъпки, тъй като най-ефективната форма на търговия е супермаркет, и докато няма достатъчен брой супермаркети, нелогично е да се премине към отстъпки.

Въпреки това е невъзможно да се наложи система за управление на което и да е предприятие. Ако проблемното място в момента е в областта на счетоводството, тогава това е проблемът, който трябва да бъде решен. Финансовата система може да помогне за намаляване на разходите, оптимизиране на данъчното облагане. В същото време се справя лошо с оперативното счетоводство: счетоводният отдел разполага с точни данни не по-рано от 20-ия ден на следващия месец. Цялото законодателство е създадено да прави точно това. И без оперативно счетоводство не само рискът от увеличаване на загубите е голям, но и по принцип е невъзможно да се вземат управленски решения.

Решението на проблема с автоматизацията на търговско предприятие може да се състои в последователно премахване на пречките. Важно е мениджърът, след като се е научил да се справя с проблеми от същия вид, да може да премине, ако е необходимо, към нов проблем, към ново тесно място, което пречи на развитието на предприятието.

Магазин или седалище?

Системата за търговия в магазина (бек-офис) се занимава с поддържане на асортимента, поръчки, управление на цените и др. Системата за търговия на централния офис (централата) може да се разглежда като логистична. Той може да работи както на едро, така и на дребно, като разпространява стоки както до собствените си магазини, така и до трети страни. Логистичната система може да бъде централизирана и децентрализирана в смисъл кой поръчва до дистрибуторския център. Ако магазинът е поставен на нивото на търговската секция, поръчката за него се формира от „центъра“, т.е. стоките се разпределят. Вторият вариант е, когато разпределителният център работи с магазини както с клиенти, т.е. получава и изпълнява поръчки, идващи от магазина, без обсъждане. В последния случай купувачът на едро (собствените си магазини или купувач от трета страна) се счита за специалист сам по себе си, който знае какво трябва да купи, а бизнесът на дистрибуционния център е разпределението на стоки и тяхното потоци. Неговата задача е да осигури потока на стоки в съответствие с входящия поток от поръчки. В случай, когато предприятието се състои от един местен магазин, неговата търговска система трябва да комбинира функциите на магазина и централния офис.

На какви цени да се води документация? (Определяне на цената за водене на документация)

Трябва да се спомене още един важен момент. Финансовата система традиционно води отчет на продажните цени. Това се е развило в исторически план, но в никакъв случай не е неизменен закон, както настояват много счетоводители от социалистическата формация. Всички счетоводни системи са еднакви и разрешени от закона. Факт е, че отчитането на продажните цени е неефективно в много отношения. Първо, до факта, че информацията за даден продукт на търговския етаж не е налична от гледна точка на номенклатурата, а само от гледна точка на неговата стойност. В случай на недостиг не е известно кой продукт липсва. Известно е само, че има недостиг на стоки за такава и такава сума. И когато излишъците се появят след инвентаризацията, информацията за това просто не достига до ръководството, тъй като възникналият излишък веднага се споделя от търговския персонал.

По този начин отчитането на продажните цени обикновено е популярно в два случая:

а) като почит към традицията, развила се при социализма,

б) в ситуации, когато собственикът е отделен от магазина и обикновено е донякъде недефиниран, поради което търговският персонал може умишлено да се придържа към непрозрачна счетоводна система.