Етапи на подготовка и провеждане на събранието

Етапи на подготовка и провеждане на срещата - раздел Образование, Бизнес риторика Среща - Това е групова комуникация, която се управлява, организира. Неговият успех.

Срещата е групова комуникация, която се управлява, организира. Успехът му зависи на 90% от подготовката, мисленето за структурните елементи на комуникативния етап и последващата оценка и самооценка.

Предкомуникативен етап Комуникативен етап Посткомуникативен 1. Изясняване на необходимостта от срещата 1. Встъпително слово от председателя. Анализ на срещата. 2. Формулиране на темата и целта. 2. Дискусия на проблема (съобщения, разговор или дискусия). 3. Разработване на дневния ред, проекторешения. 3. Вземане на решения (4. Идентифициране и подготовка на участниците. 4. Заключителна реч от председателя.

Подготовката за среща започва с идентифициране на нейната нужда. Препоръчително е да използвате този сложен вид работа, ако няма алтернативи, като например разговор, решение на висшето ръководство или интеграция с други срещи. След като решават да организират процес на колективно обсъждане, те изясняват темата и целта му. Чрез открояване и групиране на проблемите се разработва програма. Избирайки последователността на разглеждане на въпроси, изхождайте от психологически основания. Най-"трудните" точки, изискващи продължителна дискусия, разработка, са най-добре поставени във втората третина на срещата, когато физическото и психическото представяне на групата достига своя връх. Текущи или неотложни въпроси, които не изискват много време, могат да бъдат решени първо, а най-"простите" точки или най-интересните могат да бъдат оставени в края.

Като цяло е необходимо да се подготви, може би чрез свикване на комисия за това, проект на решение. Често това е „въпросник“, на всеки елемент от който участниците ще дадат конкретни отговори по време на срещата.

Следващата стъпка е да се определи количественият и качествен състав на аудиторията, да се подготвят участниците.

Не е необходимо да каните ръководителите на всички отдели на всяка среща. Обикновено участват тези длъжностни лица, които са най-компетентни в обсъждания проблем. Необходимо е да се определи дали общуващите представляват широк кръг от мнения или образуват сплотена група със същите възгледи. По брой участници срещите могат да бъдат тесни (до 5 души), разширени (до 20 души) и представителни (над 20 души). Малките групи са сплотени, високопродуктивни, но е трудно да се започне разговор в тях, съществува риск от вземане на ненадеждни решения. Големите по правило взимат проверени решения въз основа на много гледни точки, но в тях е трудно да се стигне до консенсус, необходим е засилен контрол, има опасност от появата на групи, натиск върху „Диверсанти“. Идеалният брой участници за вътрешна бизнес среща е от 6 до 9. Всички служители трябва предварително да са запознати с темата, целта, дневния ред и необходимите материали, документи.

Най-доброто време за провеждане на среща, според ергономичните изследвания, е късно сутрин (11 ч. Сряда или четвъртък). Редовните срещи имат определен ден от седмицата.

Мястото по правило е офисът на ръководителя на организацията. По-добре е обаче да свиквате срещи в специално оборудвана стая. Трябва да има добра акустика, шумоизолация, вентилация, нормална температура на въздуха (+ 19o C), мебели, които са удобни за работа. Най-оптималното подреждане на участниците е на една ръка разстояние от трапецовидната маса.

Подходящата продължителност на съвместната умствена дейност на голям брой хора е 40 - 45 минути. Ако обстоятелствата по случая изискват повече време, тогава след 40 минути се обявява десетминутна почивка. Правилата са определени в самото начало на срещата. Обикновено встъпителните и заключителните бележки на водещия, както и всички презентации, са предвидени за 10 минути. Във встъпителната реч е необходимо ясно и изключително конкретно, накратко да се очертаят обсъжданите проблеми и още веднъж да се обърне внимание на присъстващите към крайната цел на срещата. За да създадете стимул за дискусия, можете да подчертаете практическото значение на въпросите, да поставите редица конкретни задачи за аудиторията. Едно от най-важните изисквания към председателя на събранието е да не налага позицията си на останалите участници от самото начало. Позицията придава на думите на лидера особена тежест, а тези на служителите, които имат противоположни възгледи, може просто да не смеят да ги изразят, за да не противоречат на властите. Трябва да се опитате да заемете неутрална позиция, да изразите мнението си от трето лице или да го формулирате като въпрос. Може да е подходящо да започнете най-сериозната среща с неочаквано интересна реплика или дори шега. Много е ефективно, ако фразата, мисълта, която отваря срещата, ще бъде използвана в края. При обръщане водещият призовава участниците с тяхното собствено име и бащино име, ако е възможно, подчертава техния опит и компетентност по съответния въпрос. Председателят трябва да бъде изключително внимателен не само към същността на речта, но и към това как всеки от тях се вписва в цялостната структура, как работи за постигане на замислената цел; не води встрани. Организаторът следи правилата, по време и след разглеждане на всеки проблем, обобщава накратко изпълненията. Това помага да се гарантира, че всички присъстващи ясно разбират какво е заложено, че е постигнат известен напредък в дискусията. Ако ораторът надхвърли въпроса, той трябва да бъде дипломатически спрян. Критична оценка на предложенията се дава или веднага след речта, или, ако се използва методът на „мозъчната атака“, след като всички идеи са изразени.

Следващият възможен етап на срещата е вземането на решения. Прочита се предварително подготвен проект за решение и участниците в заседанието правят свои корекции и го приемат въз основа на резултатите от гласуването. След вземане на решения се определят лицата, които извършват неговото изпълнение и контрол.

Завършвайки срещата, водещият може да призове всички да изпълнят тези планове, програми, да постигнат целите, до които са стигнали в крайна сметка; обобщава накратко дискусията; хвалят най-успешните идеи, бизнес речи; благодаря на всички за продуктивната им работа.

Английският изследовател на срещи Елън Баркър основателно вярва, че постоянният анализ на текущите колективни дискусии води до печалба. Оценката трябва да бъде обективна, формулирана от цялата група на отделна среща, извън срещата. Можете да поканите участниците да попълнят въпросник, използвайки така наречената плъзгаща се скала за отговори: (не) 1 2 3 4 5 6 (Да):

-Необходима ли беше среща?

-Ясна ли е целта му?

-Беше ли годно за целта?

-Съгласни ли сте, че продължителността и времето са били удобни?

-Удовлетвори ли ви стаята?

-Получихте ли дневния ред, документите навреме?

-Изложени ли са всички точки от дневния ред?

-Имали ли са присъстващите подходящата компетентност?

-Правил ли е председателят правилен контрол?

-Доволни ли сте от процедурата за вземане на решения?

Прегледът на събранието може да се извърши по-ефективно, ако е привлечен независим експерт. Той ще има възможност безпристрастно да прецени какво върви добре и какво трябва да се промени.

Мениджърът начинаещ може да анализира колективната комуникация независимо според схемата:

1. Какъв тип среща в зависимост от целта?

2. Темата и подтемите (дневен ред) формулирани ли са добре?

3. Кога са насрочени най-трудните въпроси?

4. Подходящи ли са мястото, времето, броят и съставът на участниците?

5 за какво говори домакинът във встъпителните бележки?

6. Какви наредби са приети?

7. Какви са организиращите речеви действия на водещия по време на диалога?

8. Участват ли всички присъстващи в дискусията?