Етап 1

Информация на визитка, в имейл подпис и др.

Те се срещат по дрехите си ...

Откъде започва информационният работник? Естествено, от информация и на първо място - от информация за него. Ако бизнес човек може да се представи само с външния си вид, тогава неговите атрибути "говорят" за информационния работник не по-малко от обувките, вратовръзката или часовника. Точно както бизнес стилът на облеклото предвижда задължителен набор от елементи и аксесоари, информационният „външен вид“ се състои от редица необходими компоненти. Именно тях ще обсъдим в „Първа стъпка“.

Визитка - необходими компоненти

Проблеми с дизайна на визитни картички (шрифтове, разположение на текст и т.н.) оставяме настрана. Ако те са важни за вас, отидете на някое специализирано изложение, напишете сто или две визитки на вашите партньори и конкуренти в индустрията, направете сравнителен анализ (кои карти харесвате? Кои не са? Защо първите са по-добри от вашият?), И повечето въпроси ще бъдат премахнати сами.

Тук ние разглеждаме визитната картичка като носител на информация.

Ето пример за перфектната визитка веднага. Въз основа на него ще обсъдим подробностите.

Строителни и довършителни материали

Ръководител на отдел „Маркетинг“

Моб. тел.: +7 (985) 123-45-67

Тел.: 222-22-22 (вътр. 123)

123456, Москва,
ул. Строители, 25, офис 13

Ако компанията има стандарти в областта на корпоративната информация, тогава общата информация във визитните картички на нейните служители изглежда еднакво. Количеството информация за компанията може да варира, но като правило тези данни включват:

Следва личен раздел .

Дали да се посочи второ име на визитката и в какъв ред да се напишат собствено и фамилно име се определя от корпоративните стандарти. Обикновено в компании, практикуващи западния стил, те се ограничават до собственото и фамилното си име (Василий ИВАНОВ). В "просъветските" организации се добавя бащино име и първо се посочва фамилията (ИВАНОВ Василий Иванович).

Следва първата точка след FI (O). Вашият контрагент трябва да знае на кого се обажда и с кого комуникира. В краен случай (неопределени правомощия), посочете поне „дежурната“ позиция - „специалист“, но след това не забравяйте да посочите кой отдел или в коя посока.

Отдел, отдел, подразделение - в зависимост от корпоративните стандарти.

Подразделенията трябва да бъдат посочени в големи компании или стопанства. Като цяло редът помага да се разбере какво прави собственикът на визитната картичка, ако функциите му не са очевидни от заглавието на длъжността му (вж. Обясненията за т. „Позиция“). Също така е възможно да се комбинират две точки - например „специалист от кредитния отдел“.

Ако номерът е директен, а не федерален, по-добре е да посочите префикс (например +7 (955)), за да може партньорът да ви изпрати SMS, ако е необходимо, или да въведе всичките десет цифри от вашия мобилен телефон в неговия комуникатор ( някои комуникатори без „+7“ грешат, когато свързват числа с имена от бележник).

Трябва ли да претоварвам визитката с допълнителна информация?

Първо, би било възможно да посочите номера на вашия интернет пейджър (ICQ). По-долу ще говорим за това дали това средство за комуникация може да се счита за достойно за споменаване в бизнес средата.

Тук е уместно да си припомним анекдота, където стюардесата на самолет, след като изброи всички удобства, налични на борда (включително бар и джакузи), казва: „И сега с всички тези глупости ще се опитаме да излетим. ".

Дори не питам за какъв шрифт трябва да се използва, за да се отпечата всичко това, за да се побере на карта с размер 50 × 90 мм ... Просто предлагам да се почувствате в ролята на получател на такъв карта. Колко информация пада върху вас! Имате ли нужда от всичко това?

"Накратко и ясно!" - това е любимият лозунг на много мениджъри и лидери.

Имейл подпис

По-долу е даден условен пример за валиден имейл подпис.

Специалист по външни комуникации

Тел. (работа): (495) 333-33-33 (добавяне 135)

Тел. (мобилен): +7 (903) 123-45-67

ICQ: 330-220-65 (Skype: 770-550-660)

Упътвания за шофиране: www.spec-rpojects.ru/contacts

Примерът изисква известно разяснение. По-долу те са под формата на въпроси и отговори.

Трябва ли да напиша "Поздрави ..." или нещо подобно в шаблона?

Трябва да. Ако писмото има начало "шаблон" ("Здравей, Иван Иванович"), трябва да има някакъв вид завършване на комуникацията. Редът на шаблона (в английската версия често изглежда като „С най-добри пожелания“) ви позволява плавно да завършите писмото. Писането на такива низове в шаблони за имейл клиенти означава, наред с други неща, спестяване на време за непрекъснатото им ръчно въвеждане.

Ако писмото съдържа такъв "неформален" канал за комуникация като интернет пейджър (ICQ), тогава защо не донесете и лична пощенска кутия (например в случай на корпоративна поща)?

Кандидат съм на науките. Трябва ли да включа степента си в писмения си подпис (или дори във визитната си картичка)? В крайна сметка това може да даде тежест на моята организация в очите на потенциалните клиенти ...

В западните фирми тази информация може да бъде полезна и ценна. Но в руската реалност този подход се практикува много рядко. Първо, ако във веригата на висшето ви ръководство има поне един човек, който няма такъв подпис на визитката си, гордостта му може да бъде нарушена. Второ, дори ако всички висши мениджъри жертват своите амбиции в полза на каузата, възможно е вашите регалии да предизвикат същата характерна реакция от потенциалните клиенти. Следователно споменаването на академични степени и всякакви постижения (лауреат, победител, победител, член на съюза и др.) Е възможно само когато такива схеми са „стандартизирани“ (в ръководството на институти, в научни и обществени организации, творчески съюзи, на плакати и др. и т.н.). Въпреки че има изключения в бизнеса: например, докторат по медицински науки, представляващ компания, която произвежда или продава медицинско оборудване, наистина може да генерира повече уважение от потенциалните партньори.

Тип личен имейл

Съгласете се, никоя от тези версии не е плюс за нашата Мария. След тези обяснения става ясно, че въвеждането на стандарти и правила не е празна измислица, а грижа за имиджа на компанията.

В допълнение, горният пример показва колко е важно да се спазват информационните стандарти при съставянето на каквото и да е послание към външния пазар - от етапа на разработване на дизайн на визитна картичка до създаването на структурата и външния вид на корпоративен уебсайт. Всички те демонстрират на потенциалните клиенти дали компанията има стратегия (включително стратегия за развитие) или липсва такава.

Псевдоними и псевдоними

Блажен онзи, който е узрял навреме ...

Има още нещо, което да добавите към разговора за бизнес нормите в комуникациите. То е адресирано предимно към учениците. А също и на „вечните ученици“ и като цяло на всички, които не са узрели навреме.

Следователно, когато дойдете в „обикновен“ офис, трябва не само да смените шортите си за панталон и риза, но и да свикнете с факта, че сега не сте Вася „Терор“ Петров, басист на нововъзникващ рок банда, но мениджър по закупуването Василий Петров - уважаван служител на успешна компания. Колкото по-бързо се случва тази трансформация в съзнанието ви, толкова по-добре за вашия професионален растеж. Вечерта можете отново да станете „Терор“ и да разтърсите слушателите с децибели, но за 8 часа на ден (от 10.00 до 18.00) е по-добре да забравите за това, освен ако вокалистът на вашата група не е шеф на компанията къде работиш.

Това важи дори за такова неформално средство за комуникация като ICQ (ICQ). В много компании ICQ не е блокиран, но се възприема като оперативно средство за бизнес комуникация с външния свят. Ако изведнъж установите, че по-голямата част от вашата бизнес комуникация се осъществява по този канал, тогава може би е време да преименувате от VASVAS на Василий Иванов и да поставите бизнес снимка в профила си вместо икона под формата на забавен покемон?

Предполагам колко възмутени обвинения в формализъм ще предизвикам с този епизод. Готов съм да им възразя въз основа на личен опит. В списъка ми с незабавни съобщения няма нито един псевдоним, огромен списък с контакти би бил нереалистично да се свързва в съзнанието ми с истински имена и фамилии. Затова въвеждам всички нови контакти в ICQ в групата „Работници“ под истински имена и фамилии (и ако има достатъчно място в колоната, тогава посочвам компанията). И за мен е много по-удобно да обсъждам служебни въпроси, ако по време на комуникацията видя в профила не покемон, а нормална снимка на нормално момиче или нормален млад мъж. Предполагайки, че аз самият мога да бъда 50-ият номер в нечий списък с контакти, аз съм подписан в ICQ не със сложен псевдоним, а с истинските си име и фамилия, а на снимката на профила си дори имам вратовръзка.

Изобщо не призовавам масово да изхвърлям "офис крекери" от весели студенти. Говоря за банална икономия на внимание и интелектуални сили на вашите бизнес партньори. Що се отнася до неформалната комуникация, аз „изобщо нямам нищо против“, но всичко си има място и време. Например, моят бизнес стил на общуване не ми пречи да се срещам със сноубордисти през уикендите (и през работната седмица - с бизнес партньори) и „да нямам детска светлина“ на хълмовете край Москва.

Допълнителна информация за себе си

Какво друго можете да допълните основния набор от информация за себе си (визитка, подпис на имейл)?

В „Първа стъпка“ ставаше дума за „облеклото“ на информацията, тоест от това, което започва комуникацията. Така:

Всички ваши "информационни дрехи" изискват изключително внимание, точност и дори педантичност. Запомнете: първото впечатление се среща и се прави върху него.