Александър Кочнев: Как да не превърнем планирането в ритуална дейност

Работата на мениджъра има много общо с работата на учен изследовател (разбира се, имам предвид мислещ мениджър:)). Учените, които придобиват нови знания за природата, се справят с висока несигурност. Те събират и анализират факти, излагат хипотези относно моделите, залегнали в наблюдаваните явления и след това извличат факти, които потвърждават или опровергават изложените хипотези. Така се създават научните знания, които служат като основа за практическата дейност на човечеството.

Мениджърите, които управляват предприятия, правят същото. Средата, в която работят техните компании, е силно несигурна. Въз основа на непълна информация мениджърите правят предположения, разработват цели, стратегия, планове, които по същество са хипотези за съществуването на причинно-следствени връзки между действия и очаквани ефекти. Ако тези хипотези се потвърдят в хода на работата на компанията, те стават корпоративни знания за това как да действаме при определени условия. Ако хипотезите бъдат опровергани от живота, тогава мениджърите правят корекции в „картината на света“ и продължават да търсят верния път.

В корпоративната практика процесът на създаване и тестване на хипотези се нарича планиране. За съжаление много компании заменят реалното планиране с имитация.

„Ритуално планиране“

В най-често срещаната си форма планирането е дейността по съставяне на таблици с числови показатели като продажби, производство, приходи, разходи, печалби и други подобни. Съответно е прието планът да се нарича таблица с показатели, свързани с определени периоди от време: години, тримесечия, месеци или дни. След одобрението на плана се наблюдават планираните показатели и се изясняват причините за отклонения, в случаите, когато показателите не са постигнати.

Обикновено лицата, отговорни за постигането на определени показатели, намират достатъчно убедителни обяснения за причините за неизпълнението на плановете и висшите ръководители нямат друг избор, освен да се съгласят с корекцията на плана по факта на неговия неуспех.

Няма много смисъл от такова планиране. Манипулирането с числа води до цинично отношение към плановете както на изпълнителите, така и на мениджърите и общо разочарование от планирането като такова.

Подобна ритуална дейност обаче не е свързана с планиране - тя е имитация на планиране. Планирането няма нищо общо с прогнозирането на бъдещите резултати на дадена компания. Също така планирането не трябва да се бърка с прогнозирането. Прогнозата е полезен инструмент за разработване на план, но нищо повече. Тогава какво е планиране и план?

Определяне на план

Планът е описание на целите и средствата за тяхното постигане, договорени от всички заинтересовани страни. (Важно е да се отбележи участието на „заинтересованите страни“ в планирането, но повече за това по-късно.)

Според това определение планът се състои от следните компоненти:

Какво трябва да се постигне в резултат на действията на компанията през периода, обхванат от плана? Което се променя трябва да се случи? Например целта на годишния план за продажби може да бъде да увеличи дела на компанията на целевия пазар, изтласквайки конкурентите.

Концепцията определя основните подходи за постигане на целта. С какви действия възнамеряваме да прогоним конкурентите? Например можем да изведем нови продукти на пазара, да внедрим активни методи на продажби и да подобрим ефективността на действията за привличане на нови клиенти. Определяйки концепцията, ние оценяваме нашите ресурси и намираме най-ефективните начини да ги използваме.

Как да разберем, че целта е постигната? Необходими са измерими критерии. Например можем да приемем като критерий за успех постигането на ръст на продажбите, който надвишава средния ръст на пазара с 5%. В същото време по принцип трябва да разберем чрез кое от нашите действия трябва да се постигне този растеж.

Събития

Какво точно трябва да се направи, за да приложим нашата концепция и да постигнем целите си, в какъв срок, кой е отговорен за изпълнението на дейностите? Тук планираме подробно действия за пускане на нови продукти, въвеждане на ефективни методи за промоция и продажби.

Индикатори

След като определим какво точно ще се направи, можем да дигитализираме действията си по отношение на продажби, разходи за промоция и търговски дейности. Ще се появят самите таблици с показатели, чрез които ще проследим ефективността и ефикасността на всички наши бъдещи действия.

Какво може да попречи на изпълнението на нашия план и постигането на целта? Необходимо е внимателно да се проучат всички възможни негативни явления и да се разработят мерки за тяхното предотвратяване. Например, осъзнавайки, че забавянето на пускането на нов продукт ще се отрази негативно на целевите показатели, предвиждаме привличането на допълнителни ресурси към проекта за разработване на продукт. По този начин нашият план за действие се допълва от мерки, насочени към намаляване на рисковете, които застрашават изпълнението на плана.

Планирането е колективен въпрос

План, разработен от тясна група специалисти, няма никаква стойност. Тези планове обикновено не се изпълняват. Планът е инструмент за координиране на действията на много отдели и следователно трябва да бъде разработен с участието на онези, които са призовани да го изпълнят. Това е един вид „колективен договор“, подписан от мениджъри от всички нива и съгласуван със служителите.

Но забавлението започва след одобряване на плана.

Учене от собствения ни опит

Опитът не учи на нищо, ако не се изучава и осмисля въз основа на определена система от представи за околната среда и нашето взаимодействие с нея. Тази система е планът. Той съдържа нашето разбиране за моделите, които съществуват на целевия пазар и механизмите за постигане на целите.

Всъщност планът е хипотеза, че като предприемем определени действия, предвидени от нашия план за действие, можем да постигнем целта. Истинността на хипотезата може да бъде проверена само с помощта на опит. Следователно на всяка стъпка от придвижване към целта ръководството на компанията оценява резултатите от плана, анализира постигнатите показатели, прави изводи относно истинността на предположенията, на които се основава планът.

Например, ако изпълнението на планираните дейности не води до постигане на планирани показатели, това показва грешка в нашата „картина на света“. Това означава, че не сме взели предвид значими фактори, влияещи върху резултата или не сме виждали никакви рискове. Затова трябва да направим корекции в нашата хипотеза, представена под формата на план.

По този начин учените, които разбират законите на Вселената, напредват към истината. Задача управление компанията не е толкова голяма, но не по-малко сложна. Чрез проби и грешки ние разработваме жизнеспособен бизнес модел, като постоянно го коригираме и усъвършенстваме. Това е същността на процеса на планиране.